Hogyan tartsunk jó konferenciahívást

A személyes találkozó hagyományosan a leghatékonyabb és legmegbízhatóbb módja az összehívásnak, de mivel a munkaerő egyre növekszik és terjed szerte a világon, a konferenciahívások fontosabbak, mint valaha. Ha nagy csoport vagy kicsi vagy közepes méretű vállalkozás, egyedi igényei egyértelmű és tömör kommunikációt igényelnek.

Tekintsünk egy konferenciahívást virtuális konferenciaasztalnak, ahol bárki részt vehet a beszélgetésben, bárhol is legyen. A konferenciahívások megkönnyítik a csoportos együttműködést, és tökéletes alternatívát jelentenek a személyes találkozáshoz, megtakarítva az ingázási időt, az utazási költségeket és a szállást.

De hogyan lehet egy jó konferenciahívást folytatni, amely ugyanolyan kedves, produktív és kreatív, anélkül, hogy fizikailag ott lenne? Ebben a bejegyzésben bemutatjuk a legfontosabb tippeket a zökkenőmentes telefonos megbeszélések lebonyolításához, legyen az első konferenciahívásod, vagy keresed a módját, hogy innentől kezdve minden fontos hívást javíts!

Légy időben és szervezett kezdőknek

Mint minden személyes találkozó, a pontosság elvárás. Az időben történő megjelenés vagy akár csak egy kicsit a tervezett kezdés előtt sok tekintetben megfontolt.

Először is megadja a pillanatot, hogy belépjen a tárgyalóterembe, és ismerkedjen meg a beállításokkal. Nézzen körül, nézze meg, hol található a némítás gomb, és próbálja ki a további funkciókat, amelyek hasznosak lehetnek a hívás során. Nézze meg, hol találhatók a legtöbbet használt funkciók; „Kezdés”, „Ütemezés” stb.

Hasznos tipp: Észreveszi a visszatartott zenét, amikor belép egy értekezletre? Ez azt jelenti, hogy a megfelelő helyen jár, és egy átgondolt funkció, amely jelzi az online érkező vendégeknek, hogy a hívás hamarosan megkezdődik.

Másodszor, használja ezt a néhány pillanatot a mikrofon és a hangszórók ellenőrzésére, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nincsenek technikai problémák a konferenciahívás javítása után. Ez csökkenti a zavarokat és a hibaelhárítással töltött kellemetlen pillanatokat.

Harmadszor, gyakoroljon egy kis „konferenciahívás” etikettet. Nincs is megrendítőbb, mint egy zacskó ropogó hang vagy a háttérzaj visszajelzése. Készítse elő a fejhallgatót, a laptopot teljesen fel kell tölteni, és minden egyéb szükséges tárgyat kéznél legyen - mínusz a zajos snack! Ha néhány pillanatot arra fordított, hogy „konferenciahívásra készen” szervezze magát és környezetét, akkor jó első benyomást hagyhat, vagy eredményes találkozót folytathat.

Felkészültnek lenni

Bemutatkozik a konferenciahívás során? Hosting? Együttes tárhely? Mi ennek a szinkronnak a célja?

Miután meghatározta szerepét, előre megtervezheti és lebonthatja a konferenciahívást, hogy könnyen emészthető legyen a többi résztvevő számára. Ismerve annak okát, hogy miért jön össze mindenki, késedelem nélkül vagy komplikáció nélkül dinamikus találkozót tud biztosítani a megfelelő emberek számára.

Fontolja meg, hogy mely fájlokat kell megosztani a konferenciahívás során. Készítse el őket az asztalon, és húzza át őket a hívásba, vagy nyomja meg a gombot Képernyőmegosztás funkció hogy pontosan megmutassa a résztvevőknek, mit lát a képernyőn.

Üzenetének átadásakor világosan fogalmazza meg gondolatait, és mutassa be megállapításait vagy prezentációját a kezdettel, a közepével és a végével. Néha a figyelem lerövidül, ezért ha idő előtt gyakorolja a találkozó részét, elmagyarázhatja elképzelését, és könnyedén vághat neki.

Bármi legyen is a szerepe, még ha csak megfigyelőként is, a hívás céljának megértése és az elvitel elfogadása előre megtervezése biztosítja a zökkenőmentes találkozót.

Ragaszkodjon a napirendhez

Néha a konferenciahívások hosszú beszélgetésekhez vezethetnek, különösen akkor, ha magas szintű tartalmakról beszélnek, véleményt nyilvánítanak, kreatív célkitűzéseket ötletelnek, vagy úttörő ötleteket mutatnak be.

Annak érdekében, hogy mindenki tartsa magát az ütemtervhez, fontolja meg egy laza útvonalterv létrehozását a találkozó előtt. Küldje el a résztvevőknek egy -két nappal előre, hogy tudják, mi következik. Így jobb elképzelésük lesz arról, hogy mire számíthatnak, és kérdéseket készíthetnek, vagy készen állnak a visszajelzésekre a találkozó előtt.

Hasznos tipp: Kérje meg a résztvevőket, hogy írják le a felmerülő kérdéseket, és a végén tegyenek félidőt a válaszukra. Ha lejár az idő, egyszerűen kérjen meg mindenkit, hogy írja be kérdését egy e -mailbe, amelyre a nap folyamán választ kapnak és elküldik. Vagy használja a konferencia platform csevegési funkcióját, hogy valós időben megoszthasson kérdéseket és megjegyzéseket.

A túlórákba való bekerülés minimalizálása érdekében érdemes megfontolni, hogy a konferenciának tartalmaznia kell -e videokonferencia -összetevőt. Ez jól működhet olyan helyzetekben, amikor a vizuális jelek segítenek a döntés meghozatalában, például egy virtuális interjú során.

Rögzítse a konferenciahívást

A következő találkozón próbálja meg elérni a rekordot, hogy most megmentse, és később megnézze, és látni fogja, hogy ez a szolgáltatás mennyire értékes.

Rögzítsen mindent, ami a találkozón történt azok számára, akik nem tudnak részt venni a tervezett konferenciahívásban. Tökéletes módja annak, hogy átlépje a legfontosabb eseményeket, tisztábbá váljon, kis bölcsességfigurákat válasszon ki, vagy nézze meg, hogyan jutott el A -ból B -be.

Amikor felvesz egy konferenciahívást, teljes figyelmét az előtte zajló eseményekre fordíthatja. Legyen a jegyzetelés a múlté, amikor jelen lehet és teljes mértékben hallgatni tud. Miután elkészült a szinkronizálással, megtekintheti, és kiválaszthatja azokat a fontos részeket, amelyek hatással vannak Önre és a munkájára.

A felvétel másik előnye; Teljes képet kap arról, hogyan született döntés. A találkozó elejétől a végéig történő rögzítésével a teljes fejlesztési folyamat története van. Semmilyen ötlet vagy megjegyzés nem marad az út szélén. A döntés minden lépése, amellyel eljutott oda, ahol van, kéznél van, hogy átnézze és megvitassa.

Végül a találkozófelvételek elszámoltathatóságot keltenek a résztvevők között. Amikor a projekteket és módosításokat egy adott erőforráshoz rendelik hozzá, a rögzítés részleteket és egyértelműséget biztosít, és szóbeli „térképnek és cselekvési tervnek” tekinthető a munka elvégzéséhez.

Innentől kezdve csak egy jó konferenciahívás létezik.

A következő szinkronizálás, legyen szó akár telefonos megbeszélésről, akár videóval továbbfejlesztve, magabiztosan tudja, hogy ugyanannyit kap egy online találkozóból, mint személyesen.

Nincs ok arra, hogy a növekvő munkaerő ne tartsa nyitva a kommunikációs vonalakat - bárhol és bármikor. Tartsa a kapcsolatot mindenkivel a közvetlen csapattól az új munkatársakig, a potenciális ügyfelekig a világ minden szegletében ingyenes konferenciahívási eszközök amely képessé tesz arra, hogy kapcsolatban maradjon.

Hagyja, hogy a FreeConference.com biztosítsa növekvő vállalkozásai számára a jó munka előállításához, versenyképességéhez és a kommunikáció egyszerű használatához szükséges eszközöket. Ingyenes konferenciahívási szolgáltatásokkal és ingyenes videokonferencia -hívások, a legmagasabb hangminőséget és kiváló képminőséget biztosító technológia segítségével maradhat a munkaerőnél, itt vagy külföldön. A virtuális konferenciahívóasztal sokkal nagyobb lett!