Si ou te janm te chita nan yon reyinyon entèrminabl, pwobableman ou te gen tan vini ak fason ou ta fè li yon fason diferan. Reyinyon yo, si mal planifye, yo difisil pou medyatè san ajanda kout; pran desizyon vin boure pa diskisyon unfocused ak mank de patisipasyon enfòme. Konsepsyon yon ajanda efikas se youn nan fason yon moun ka eksplwate pouvwa a nan yon ekip fò, menm jan li bay tou de estrikti ki nesesè yo ak kontni enfòmatif jwenn bagay sa yo akonpli byen.
Kit reyinyon ou a se chak jou, chak semèn, oswa chak trimès, nesesite pou yon delè fò esansyèl pou kenbe efikasite, nan gwoup tou de gwo ak piti. Ki nan lis anba a yo se kèk faktè enpòtan kenbe nan tèt ou lè konsepsyon ajanda a pou reyinyon ou yo. Konsidere bagay sa yo:
Eske ou te chwazi yon sijè ki enplike ekip la w ap adrese? Pifò moun ki vle diskite sou bagay ki afekte yo dirèkteman. Diskisyon alantou pwoblèm ki enplike diferan depatman yo se bon bagay yo pote moute pandan reyinyon yo, pou ki resous yo te resevwa lajan nan bi pou sèl la diskisyon an gwoup. Kòm pifò òganizasyon yo mache nan yon
sans de entèdepandans biwo, depatman entèn souvan bezwen tan reyinyon yo kowòdone ak konsolide efò yo.
Lè ou konsidere angajman ekip la ak sa ki ap diskite tou pèmèt ou adapte ajanda ou a odyans ou, ak maksimize patisipasyon odyans lan.
Lè w ap fè ajanda ou, mande tèt ou, sa afekte moun map adrese yo?
Sèvi ak buzzwords kòm fraz sijè bal ka kite yon chanm nan pwofesyonèl floundering: si ou anonse siksè lansman nouvo pwodwi sou ajanda a anba "Bon bagay nou te fè dènyèman", li posib ke ou pral youn nan sèlman nan paj sa. Li ekstrèmman difisil medyatè yon diskisyon si moun yo pa klè sou sijè a, se pou kont li kapab prepate pou li efektivman.
Sèvi ak deklarasyon kesyon yo pote moute pwen nan yon reyinyon se yon bon fason asire ke diskisyon aktyèlman rezoud pwoblèm nan ke yo te prezante. Sèvi ak lansman ipotetik siksè pwodwi nou an kòm yon egzanp, konsidere sa a: Ki sa ki te travay byen pou lansman sa a? Ki mache nou te louvri ak siksè sa a? Ki kote nou pran li soti isit la?
Lè w ap fè liy sijè pou reyinyon yo, mande tèt ou, Ki repons mwen ap chache? Ki kesyon ki pi byen ede nou rive la?
Moun yo ka fache lè yo reyalize ke mande pou opinyon yo pa garanti ke yo pral gen nenpòt ki di nan pwosesis final la pou pran desizyon. Li enpòtan pou kategorize chak diskisyon ki baze sou sa w ap chèche nan odyans ou an. Delimite pou gwoup la sa w ap tann nan repons yo. Apwòch ki baze sou kesyon an ede ou jwenn repons ki pi itil nan men ekip ou a, men li ka mennen tou nan fristrasyon si w ap twonpe nan nenpòt fason sou sa pou ki repons sa yo yo te itilize.
Si reyinyon an ap fèt pou ou ka ranmase opinyon pou yon pi gwo desizyon, fè konnen sa. Si ou bezwen yon tablo kònen klewon sou yon nouvo lide, deklare ke nan ajanda a. Si w ap chèche yon konsansis nan fen reyinyon an, ekri sa epi fè li trè klè ke objektif final diskisyon an se deside sou yon bagay. Nan fason sa a, ou evite ap detounen pa pwen nan deba pami manm nan ekip ou a ki ka gen nosyon de otorite ki pa kenbe pwa nan reyinyon an patikilye sa a.
Lè wap lis atant pou reyinyon yo, mande tèt ou, èske mwen kap chèche opinyon, enfòmasyon, oswa yon desizyon final?
Pwoblèm sa a se yon jefò de-ti jan, kòm ponktyalite nan ajanda ou ka detèmine nivo a nan preparasyon manm ekip ou a reyalize. Pi bonè ou jwenn ajanda a yo, pi bonè ou ka atann yo pou yo konsidere eleman nan pwen diskursif li yo epi pou yo pare pou ba ou opinyon yo, oswa ranmase enfòmasyon pou pran yon desizyon enfòme avèk ou. Li enpòtan pou bay ekip ou a kèk tèt lè vini jiska desizyon enpòtan oswa reyinyon ki enplike preparasyon, menm jan ou vle maksimize tan ak tout pati ki enplike yo, epi eseye enfòme moun pandan ke lòt moun ki te prepare chita epi rete tann se yon bon fason yo kite ekip ou a fristre ak dis-kongriyan. 
Lè w ap lage ajanda reyinyon an nan ekip la, mande tèt ou, Si mwen te resevwa ajanda sa a kounye a, èske mwen menm, mwen ta pare pou reyinyon sa a lè?
Kenbe yon gwo gwoup moun sou sijè difisil. Kenbe yo sou orè se prèske enposib. Pou rezon sa a, li enpòtan pou mete yon eleman distribisyon nan konsepsyon ajanda reyinyon ou an. Chak pòsyon seksyon / kesyon / sijè ta dwe klèman dekri nan yon delè. Tan sa a ta dwe asiyen yon kantite lajan ase tan pou diskisyon, revizyon, ak konklizyon. Sa a enpòtan yo ka dekri anvan reyinyon an: souvan fwa, ou pral fini tande tounen ke sèten pwoblèm swa bezwen plis tan sou tablo a, oswa yo ta ka koupe anpil.
Lè w ap fè fant tan pou chak seksyon nan ajanda reyinyon ou an, mande tèt ou, Kouman se tan nou pi byen itilize? Èske fidbak yo ap louvri yon dyalòg ki merite plis diskisyon? Konbyen tan mwen ta renmen pase sou atik sa a?
Pwosesis ajanda ou a gen plis fè ak etap sa yo ki enplike nan pwosesis la nan tout atik nan reyinyon an. Li enimere nivo yo nan diskisyon nan tout kote w ap eseye ranpli travay la nan men yo. Dakò sou fason yo nan ki pwoblèm yo pral trete ogmante efikasite nan reyinyon ou an. Si ou pa enumere fason ou ta renmen ekip la adrese chak pwoblèm, kèk manm ka fini distrè defini pwoblèm nan, pandan ke kèk ka diskite sou enpòtans li yo: pa gen yon sèl fini konsantre sou idantifye oswa evalye nenpòt solisyon .
Pwosesis la pou adrese yon atik ta dwe parèt sou ajanda a ekri ou pral bay. Lè ou rive nan atik sa a pandan reyinyon an, eksplike pwosesis la oblije rive jwenn yon akò, epi chèche di akò sa a.
Lè w ap detèmine premye pwosesis sa a nan ajanda ou, mande tèt ou, Kouman pou mwen vle dirije diskisyon sa a? Èske mwen vle tande pale de moun oswa ekip? Èske mwen vle vote inanim, opsyon biwo vòt, oswa yon diskisyon brase lide? Kouman pou mwen detèmine lè yo te rezoud yon pwoblèm? Ki sa reyinyon ideyal la sanble pou mwen?
Sa a pouvwa ap pati ki pi enpòtan nan fè nenpòt ki ajanda-konprann ke yo toujou nan yon pwosesis pou chanjman. Pa gen ajanda ki iminitè a foli a nan tan, reta inatandi, jou malad, oswa kontretan. Pou rezon sa a, li enpòtan pou ou kapab chanje. Priyorite ajanda a pral pa gen dout chanjman nan enpòtans kòm dat la apwoche ak bagay sa yo vin pi solid nan tan reyèl. Kòm pwojè yo pwogrese, se konsa ekip la, e konsa, se konsa fè objektif ajanda a. Premye atik sou nenpòt ajanda bon se "edite ak reprioritize ajanda jodi a". Atik orè sa a se pi bon fason pou asire ke ekip ou an an akò sou sa k ap diskite, poukisa, nan ki longè, e ak ki atant jou a.
Lè w ap kreye yon ajanda pou nenpòt ak tout reyinyon, mande tèt ou, Èske gen plas pou diskisyon isit la? Kouman mwen ka pi byen jere sa mwen pa ka planifye? Kouman pou mwen kenbe diskisyon mwen santre?
Sa a se yon atik enpòtan yo enkli nan ajanda ou. Li pale anpil sou lidèchip ou pou kapab sispann ijans nan yon reyinyon diskite sou eleman nan siksè ak ekip ou a. Li vital ke tout moun santi ke travay yo valè, malgre kontrent tan, kontretan, obstak ak defi yo. Yon travay byen fèt ta dwe adrese, ak lè l sèvi avèk kèk moman nan reyinyon ou a felisite ekip ou a sou sa ki te ap travay byen se yon bon fason kenbe moral ak ankouraje yon anviwònman travay ki bay sipò.
Sa a se yon kategori pi piti, men egalman enpòtan. Li sèvi kòm yon ti jan nan yon rapèl nan ekip ou a ke toujou gen plas pou amelyorasyon. Si ou te gen pwoblèm ak ponktyalite, dinamik biwo entèn, oswa tou senpleman te gen yon semèn difisil nan mache a, asire w ke ekip ou a okouran de sa ki espere nan yo, nan tout tan. Mete tas kafe ou nan machin alave a se yon ti men enpòtan nan pran swen nan yon anviwònman biwo, ak kòm enkonsekans jan li ka sanble, mansyone li kòm yon pati nan reyinyon ou ranfòse enpòtans ki genyen nan konsistans.
Kit ou te tande pale de fenomèn nan pakin, ou te definitivman itilize konsèp debaz li yo. Li esansyèlman aji kòm yon tablo kònen klewon pou tout lide ki pa ka imedyatman adrese nan anviwònman reyinyon aktyèl la. Tout nouvo pwojè yo, lide yo, kesyon yo ak kesyon yo ka "ki estasyone" nan anpil nan, ak te note kòm pwen nan diskisyon pou reyinyon nan lavni. Sa vle di tou ou toujou gen yon inite depo plen nan lide sou ki tounen, ou ta dwe gen yon kèk minit siplemantè nan fen yon reyinyon. Pakin lan se yon bon fason yo rete sou-travay, sou-tras, ak sou dosye a.
An jeneral, bagay ki pi enpòtan yo sonje sou desine yon ajanda se ke ou toujou ap travay ansanm nan direksyon pou yon objektif komen. Ou ta dwe vize fè diskisyon ou limenm, enklizif, kreyatif, ak pwodiktif. Li difisil a frape tout mak yo, men si ou te gen yon plas pou li sou ajanda a, ou ta ka jis jwenn la alè.
FreeConference.com orijinal konferans gratis founisè a rele, ba ou libète a yo chwazi ki jan pou konekte avèk reyinyon ou nenpòt kote, nenpòt lè san obligasyon.
Kreye yon kont gratis jodi a ak eksperyans telekonferans gratis, download-gratis videyo, pataje ekran, konferans entènèt ak plis ankò.
Kreye kont FreeConference.com ou epi pou yo jwenn aksè a tout bagay ou bezwen pou biznis ou oswa òganizasyon frape tè a kouri, tankou videyo ak Pataje ekran, Rele Orè, Envitasyon Imèl Otomatik, Rapèl, Ak plis ankò.
