Osobni sastanak tradicionalno je bio najučinkovitiji i najpouzdaniji način okupljanja, ali s obzirom na to da se radna snaga povećava i širi širom svijeta, konferencijski pozivi važniji su nego ikad. Ako ste velika grupa ili ste mali poduzetnik srednje veličine, vaše jedinstvene potrebe zahtijevaju jasnu i sažetu komunikaciju.
Zamislite konferencijski poziv kao virtualni konferencijski stol na kojem su svi dostupni za sudjelovanje u razgovoru bez obzira gdje se nalazili. Konferencijski pozivi olakšavaju grupnu suradnju i savršena su alternativa osobnom sastanku, štedeći vam vrijeme na putu, putne troškove i smještaj.
No, kako imati dobar konferencijski poziv, koji je jednako personaliziran, produktivan i kreativan bez fizičkog prisustva? U ovom ćemo članku obraditi najbolje savjete za nesmetane telefonske sastanke, bilo da vam je ovo prvi konferencijski poziv ili tražite načine za poboljšanje svakog važnog poziva od sada pa nadalje!
Kao i svaki osobni sastanak, točnost je očekivanje. Pojavljivanje na vrijeme ili čak samo malo prije planiranog početka na mnogo je načina obazrivo.
Prvo vam daje trenutak da uđete u sobu za sastanke i upoznate se s postavkama. Pogledajte oko sebe da vidite gdje je gumb za isključivanje zvuka i isprobajte sve dodatne značajke koje bi vam mogle biti od koristi tijekom poziva. Pogledajte gdje se nalaze značajke koje ćete najviše koristiti; "Start", "Raspored" itd.
Savjet: Primjećujete li glazbu na čekanju kada ulazite na sastanak? To znači da ste na pravom mjestu i pažljiva je značajka koja gostima koji dolaze na mrežu ukazuju da će poziv uskoro započeti.
Drugo, iskoristite ovih nekoliko trenutaka da provjerite mikrofon i zvučnike kako biste bili sigurni da nema tehničkih poteškoća nakon što je konferencijski poziv u punom jeku. Time ćete smanjiti smetnje i neugodne trenutke u rješavanju problema.
Treće, uvježbajte mali bonton "konferencijskog poziva". Ne postoji ništa više uznemirujuće od mrmljajućeg zvuka vrećice čipsa ili povratne informacije o pozadinskoj buci. Neka slušalice budu spremne, prijenosno računalo potpuno napunjeno i sve ostale stvari koje vam mogu zatrebati pri ruci - minus bučna grickalica! Nakon što ste proveli nekoliko trenutaka da sebe i svoje okruženje organizirate tako da budu „spremni za konferencijske pozive“, namjestit će vas da ostavite dobar prvi dojam ili nastavite s produktivnim sastankom.
Predstavljate li tijekom ovog konferencijskog poziva? Usluge poslužitelja? Su-hosting? Koja je svrha ove sinkronizacije?
Nakon što uspostavite svoju ulogu, možete unaprijed planirati i prekinuti konferencijski poziv kako biste bili lako probavljivi za druge sudionike. Znajući razlog zašto se svi okupljaju, možete osigurati dinamičan sastanak za prave ljude bez odlaganja ili komplikacija.
Razmislite koje će datoteke trebati dijeliti tijekom konferencijskog poziva. Pripremite ih na radnoj površini za povlačenje i ispuštanje poziva ili pritisnite tipku Značajka dijeljenja zaslona kako biste sudionicima pokazali točno ono što vidite na ekranu.
Prilikom prenošenja poruke jasno prenesite svoje misli i predstavite svoje nalaze ili prezentaciju s početkom, sredinom i krajem. Ponekad rasponi pažnje nedostaju, pa ako unaprijed uvježbate svoj dio sastanka, možete objasniti svoju ideju i s lakoćom preći na potjeru.
Koja god bila vaša uloga, čak i samo kao promatrača, unaprijed planiranje razumijevanja svrhe poziva i uspostavljanje takvog rješenja za van osigurat će vam da svaki put izvedete besprijekoran sastanak.
Ponekad konferencijski pozivi mogu dovesti do dugotrajnih razgovora, pogotovo ako razgovarate o sadržaju na visokoj razini, izražavate mišljenja, razmišljate o kreativnim ciljevima ili predstavljate revolucionarne ideje.
Kako biste osigurali da svi ostanu na rasporedu, razmislite o stvaranju labavog itinerera prije sastanka. Pošaljite je sudionicima dan ili dva unaprijed kako bi mogli proučiti što slijedi. Na taj će način imati bolju predodžbu o tome što mogu očekivati te mogu pripremiti pitanja ili biti spremni za povratne informacije prije sastanka.
Savjet: Zatražite od sudionika da zapišu sva pitanja koja se pojave i na kraju odvojite dio vremena za odgovore. Ako vrijeme istekne, jednostavno zamolite sve da uključe svoje pitanje u e -poruku na koju će biti odgovoreno i poslano kasnije u toku dana. Ili upotrijebite značajku chata na konferencijskoj platformi za razmjenu pitanja i komentara u stvarnom vremenu.
Također, kako biste smanjili prekovremeni rad, možda je vrijedno razmisliti bi li vaša konferencija trebala sadržavati komponentu videokonferencija. To bi moglo dobro funkcionirati u situacijama u kojima su vizualni znakovi korisni pri donošenju odluke kao tijekom virtualnog intervjua.
Sljedeći sastanak pokušajte postići rekord da biste ga sada spremili i gledajte kasnije, pa ćete vidjeti koliko je ova značajka vrijedna.
Snimite sve što se dogodilo na sastanku za one koji ne mogu prisustvovati zakazanom konferencijskom pozivu. To je savršen način da prijeđete vrhunce, steknete jasnoću, odaberete male grudice mudrosti ili vidite kako ste došli od točke A do točke B.
Kad snimate konferencijski poziv, možete u potpunosti posvetiti onome što se događa prije vas. Zabilježite stvari kao stvar prošlosti kada možete biti prisutni i potpuno slušati. Nakon što je sinkronizacija završena, možete je gledati i birati važne dijelove koji utječu na vas i vaš rad.
Još jedna prednost snimanja; Dobivate potpunu sliku o tome kako je odluka donesena. Snimanjem sastanka od početka do kraja imate povijest cjelokupnog razvojnog procesa. Nema ideja ili komentara. Svaki korak donesene odluke koji vas je doveo do mjesta na kojem vam je dostupan dostupan vam je za pregled i raspravu.
Na kraju, snimanje sastanaka pokreće radnje za stvaranje odgovornosti među sudionicima. Kad su projekti i izmjene dodijeljeni određenom resursu, snimka daje pojedinosti i jasnoću te se može smatrati usmenom „kartom i akcijskim planom“ za obavljanje posla.
Sljedeću sinkronizaciju koju imate, bilo da se radi o strogo telefonskom sastanku ili pojačanju videom, osjećajte se samouvjereno znajući da od sastanka na mreži dobivate isto onoliko koliko i osobno.
Nema razloga da vaša rastuća radna snaga ne može držati komunikacijske linije širom otvorene - bilo gdje i bilo kada. Ostanite u kontaktu sa svima, od vašeg neposrednog tima do novih zaposlenja do potencijalnih klijenata u svim dijelovima svijeta besplatni alati za konferencijske pozive koje vam omogućuju da ostanete povezani.
Neka FreeConference.com vašim rastućim tvrtkama pruži ono što je potrebno za kvalitetan rad, konkurentnost i komunikaciju jednostavnom za korištenje. Uz besplatne usluge konferencijskih poziva i besplatni video konferencijski pozivi, možete ostati u toku sa svojom radnom snagom, ovdje ili u inozemstvu, koristeći tehnologiju koja pruža vrhunski zvuk i izvrsnu kvalitetu videa. Vaš virtualni stol za konferencijske pozive upravo je postao puno veći!
Izradite svoj račun FreeConference.com i ostvarite pristup svemu što vam je potrebno za poslovanje ili organizaciju, poput videozapisa i Dijeljenje zaslona, Zakazivanje poziva, Automatske pozivnice e -poštom, podsjetnici, I više.
