आपकी कंपनी में सभी को जुड़े और सूचित रखने के लिए व्यावसायिक सम्मेलन कॉल आवश्यक हैं, लेकिन आमतौर पर इस तथ्य को भूलने के लिए जल्दी है कि सम्मेलन कॉल को भी उत्पादक होने की आवश्यकता है।
मजेदार तथ्य: क्या आप जानते हैं कि वास्तव में कोई ध्यान नहीं दे रहा है आपके सम्मेलन कॉल पर?
अब जब आपने यह अभूतपूर्व खोज कर ली है, तो आप अपने (निश्चित रूप से) महत्वपूर्ण व्यावसायिक सम्मेलन कॉल पर कैसे ध्यान आकर्षित करते हैं? खैर, हमारे गाइड को आपके बचपन के सबसे बड़े डर/वयस्क वास्तविकता को रोकने में सक्षम होना चाहिए: कोई भी आपकी बात नहीं सुन रहा है।
यदि आप अपने कॉन्फ़्रेंस कॉल के लिए नए सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप इसका उपयोग करना जानते हैं! एक अभ्यास कॉल सेट करने का प्रयास करें जहां आप सीख सकते हैं विशेषताएं, जिसमें आपके माइक्रोफ़ोन और किसी भी (या सभी) कॉल करने वालों को म्यूट करने का तरीका शामिल है। चलो सामना करते हैं; हम सब उस बैठक का हिस्सा रहे हैं जहां नेता को पता नहीं है कि वह क्या कर रहा है और इसके लिए मूर्ख दिखने लगता है। आप नहीं चाहते कि वह आप हों!
यह महत्वपूर्ण है कि भाग लेने वाले सभी लोग यह समझें कि वे वहां क्यों हैं और उनसे क्या अपेक्षा की जाती है। बस अपने उद्देश्यों को यथार्थवादी रखना याद रखें। एक घंटे की कॉन्फ्रेंस कॉल से पूरी मार्केटिंग रणनीति नहीं बनती है, लेकिन यह विचारों पर मंथन करने, एक प्रक्रिया पर निर्णय लेने और जिम्मेदारियों को सौंपने के लिए एक शानदार जगह है। योजना बनाएं कि कॉल कितने समय की होगी, किन विषयों को कवर किया जाएगा, कौन बोलेगा और किस जानकारी की आवश्यकता होगी।
इसके बाद, अपना कॉन्फ़्रेंस कॉल लेने के लिए सही जगह चुनें। यदि आप इसे अकेले ले रहे हैं तो अपने कार्यालय का दरवाजा बंद करना पर्याप्त होना चाहिए, या यदि आप दूसरों के साथ कॉल कर रहे हैं तो आप एक सम्मेलन कक्ष में स्थानांतरित हो सकते हैं। अगर आप कर रहे हैं एक खुले कार्यालय में कॉल चलाना, कॉल थोड़ा अधिक कठिन हो सकता है, लेकिन फिर भी प्रबंधनीय हो सकता है। स्पीकर और प्रोजेक्टर जैसे किसी अन्य आवश्यक इलेक्ट्रॉनिक्स का परीक्षण करने के लिए अंतरिक्ष में जल्दी जाकर एक निर्बाध कॉल सुनिश्चित करें।
यदि आप अपने कॉल के साथ संलग्न प्रस्तुति का उपयोग कर रहे हैं, तो इसे पहले से भेजना एक अच्छा विचार है ताकि हर कोई तैयार कॉल पर जा सके। लंबी प्रस्तुतियों से सावधान रहें क्योंकि वे प्रसिद्ध ध्यान-हत्यारे हैं। स्क्रीन साझेदारी वेब कॉन्फ़्रेंसिंग सेवा के माध्यम से वास्तविक समय में सभी को एक ही पृष्ठ पर रखने का एक शानदार तरीका है, जिससे किसी के भी अनुसरण करने में सक्षम न होने की संभावना समाप्त हो जाती है।
जैसे ही आपकी कॉल समाप्त हो जाती है, बैठक के दौरान चर्चा की गई और किसी भी समाधान के बारे में एक संक्षिप्त पुनर्कथन करें। किसी भी अतिरिक्त प्रश्न के लिए अतिरिक्त समय दें और सुनिश्चित करें कि कॉल छोड़ते समय हर कोई शामिल महसूस करता है। यदि "अगले चरण" हैं, तो सुनिश्चित करें कि प्रत्येक व्यक्ति की जिम्मेदारियों का पालन करना सुनिश्चित करें और अपने प्रतिभागियों को आपकी संपर्क जानकारी दें, यदि कोई समस्या आती है। कुछ लोगों के पास सभी के कानों के लिए प्रश्न हो सकते हैं और अन्य लोगों के लिए एक अलग कॉल की आवश्यकता हो सकती है; लोगों को उनके लिए प्रासंगिक कॉल पर रखने से बचने के लिए अंतर खोजना सीखें।
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