Menene Matsayi 5 na Gudanar da Ayyukan?

Samun aiki daga ƙasa yana buƙatar tsarin matakai da ƙwararrun mutane don samun aikin. A cikin mahimman sharuddan, ba abu ne mai sauƙi ba!

Dogara kan taron bidiyo don yin haɗin gwiwa tare da ƙungiyoyi da mutane da yawa yana buƙatar ƙungiya da ingantaccen aiwatar da gudanar da ayyukan a duk ofisoshi, sassan da sarƙoƙi na umarni. Hadin kai, sadarwa da karkatar da muhimman abubuwa. Duk wanda kuke mu'amala da shi, ku kasance masu ruwa da tsaki, abokin ciniki ko ma'aikaci, akwai ɓangarori masu motsi da yawa da za a yi la’akari da su daga ɗaukar ciki zuwa bayarwa.

Duk wani aikin yana buƙatar cikakken sani game da rayuwar rayuwar aikin. Sanin yadda kowane mataki na ayyuka ke ba da fa'ida mai mahimmanci game da yadda ake tunkarar sa. Amma ta yaya taron taron bidiyo ke aiki don ƙarfafa tsarin ku? Bari mu duba cikin tsarin matakai 5 na gudanar da aikin.

Hakkin manajan aikin shine sanin, tsarawa da gina “ɗagawa” na aikin ta hanyar samun cikakkiyar fahimtar matakan gudanar da ayyukan guda biyar. Wannan yana aiki don samar da madaidaiciyar madaidaiciyar madaidaiciya don yadda ra'ayin zai kasance daga m zuwa kankare. An haɓaka ta Cibiyar Gudanar da Ayyukan (PMI), matakai 5 na kowane aikin da za a aiwatar sune kamar haka:

1. Qaddamarwa
Farkon lokacin sake zagayowar rayuwa, ƙaddamarwa yana buƙatar taron farawa wanda ke daidaita abokin ciniki da masu saka jari. Anan ne ake tattaunawa akan manufofi, manufofi, shakku, damuwa da duk wani tunani na farko. Lokacin da masu yanke shawara ba su cikin wuri ɗaya kawai, zaku iya dogaro da kafa taron kan layi don tattaunawar bidiyo ko kiran taro don tattauna batutuwan magana masu zuwa:

• Su wanene masu saka jari da masu ruwa da tsaki?
• Menene hangen nesa da manufa ta kasuwanci?
• Menene tsarin lokacin da aka kiyasta?
• Menene wasu haɗarin da ke tattare da hakan?
• Wadanne kasafin kudi da albarkatu ke samuwa?

2. Shirya
Da zarar an shimfida manufofi kuma aka amince da su, za a iya fahimtar mafi kyawun sakamako na ƙarshe. Yin aiki da baya don gani da kuma tsara tsarin tsare -tsare don kowa ya bi yana jagorantar ƙungiyar daga lokacin farawa zuwa ƙarshe.

Gudanar da tarurrukan kan layi zuwa:

• Tara ƙungiyoyi
• Bayar da mahimman bayanai
• Kafa manufofi da manufofi

Yanayin shiryawa yana da mahimmanci don hakowa abubuwan 5 masu zuwa:

• Zayyana tsarin aikin
• Samar da takardun aiki
• Kimanta kasafin kuɗi a duk sassan
• Tattara, warewa da tsara albarkatu
• Kiman hadari

3. Kashewa
An sanya shugabannin ƙungiyoyi da manajojin ayyukan don gina abubuwan ci gaba, zama tsakanin abokan ciniki, cika ayyuka, aiwatar da matakai da ƙari. Sadarwa kai tsaye a duk sassan aikin yana da mahimmanci kuma yana da mahimmanci ga nasarar kawo ra'ayin zuwa rayuwa.

Muhimmanci ga lokacin aiwatarwa:

• Yawaitar Taro
  Kasancewa a saman ƙungiyoyi tare da shirye -shiryen tarurrukan kan layi yana taimakawa ci gaba da aikin a taƙaice kuma akan hanya. Sadarwar da ta dace kuma mai haske ta hanyar kiran bidiyo ko kiran taro yana tabbatar da ƙarancin wuraren makafi, ingantaccen haɗin gwiwa da hanzarta motsi na abubuwa a cikin bututun mai.
• Nuna gaskiya
  Guji yuwuwar tubalan lokacin da aka zo kan abubuwan da za a iya hana su sauƙi kamar jadawalin aiki, ɗaukar ma'aikata, gayyatar mahalarta zuwa tarurruka, da kafa wanda ke da alhakin wanne aiki ta hanyar haɗa wasu kayan aikin dijital kamar Slack, Outlook da Kalanda na Google a cikin dandalin taron ku na bidiyo.
• Gudanar da Gidagwarmaya
  Matsaloli tabbas za su faru. Rage abubuwan da ke faruwa ta hanyar gayyatar waɗanda ke cikin rukunin "layin gaba" don yin magana da damuwar murya, ƙulle -ƙulle ko wani abu da zai iya haifar da rauni a cikin sarkar.
• Rahotanni na ci gaba
  Ana raba sabbin abubuwan yau da kullun yayin lokacin zaman banza, zaman huddle ko hira ta bidiyo yana aiki don kasancewa gaba da lanƙwasa da gano batutuwan kafin su faru.

4. Kulawa da Kulawa
Idan ba za ku iya auna shi ba, ba za ku iya sarrafa shi ba. Wannan matakin yana buƙatar dubawa don tabbatar da cewa komai yana daidaita da abin da aka amince a baya. Menene mahimman alamomin aikin? Menene ake buƙatar aiwatarwa don saduwa da lokacin ƙarshe da sigogin kuɗi?

Yi tarurrukan kan layi tare da manyan 'yan wasa don wuraren bincike na yau da kullun, bita da rahotannin aiki. Kuna iya gudanar da nesa gabatarwa ta hanyar taron bidiyo wanda ya haɗa da ayyukan aiki, muhimman takardu da fayiloli, da duk wani abu da ke bukatar rabawa da yada shi.

5. Rufewa
Rufe aikin yana da mahimmanci kamar fara shi. Har ila yau ana kiranta lokacin “bi-sawu”, yana kusa da wannan lokacin lokacin da aikin da aka kammala yana shirye don zuwa ga jama'a kai tsaye. Babban abin da aka fi mayar da hankali a nan shi ne a kan sakin samfur da bayarwa.

Yana da mahimmanci ga manajan aikin don tantance tsawon rayuwar aikin daga farko zuwa ƙarshe ta:

1. Binciken Ayyukan Aiki
   Shin kowace ƙungiya ta cimma burin su da alamomin su? An yi aikin cikin kasafin kuɗi da layin lokaci? Shin aikin ya warware matsala? Bayar da waɗannan tambayoyin da ƙarin taimako don tantance ko aikin ya yi nasara ko a'a.
2. Kallon Ayyukan Team
   Ana iya ƙara yin aikin membobin ƙungiya ɗaya don tantance nasara a cikin ƙungiyar. Binciken inganci, KPIs, da tarurrukan kan layi suna aiki don ba da haske game da aiki.
3. Ƙididdigewa da Taƙaita Rufe Aikin
   Cikakken gabatarwa tare da tattara takaddun tallafi waɗanda ke nuna ci gaban aikin tun daga ɗaukar ciki zuwa bayarwa yana tabbatar da kammalawa daidai ga abokan ciniki da masu ruwa da tsaki.
4. Neman Bayani
   Ƙididdigar ƙarshe na aikin yana ba da cikakken nazari kan ƙarfi da kasawa, daga farko zuwa ƙarshe. Nemo fahimta da koyan darussan don lokaci na gaba.
5. Ci gaba da Kasafin Kudi
   Samun iya tantance asarar kasafin kuɗi da albarkatun da ba a taɓa yin su ba yana ba da kyakkyawar fahimtar nasara (ko gazawa), kuma yana taimakawa wajen sarrafa ɓata.

Wasu wuraren tattaunawa kan layi sun haɗa da:

• Wadanne abubuwa ne shirin ya dauka?
• Menene damar girma? Ingantawa
• Menene wasu ƙarfi da raunin da aka nuna ta hanyar aiwatarwa?

Bari FreeConference.com ya ba wa kamfanin ku tabbatacce kuma mai tasiri dandalin gudanar da ayyukan bidiyo dandali ya zama dole don ƙirƙirar haɗin kai da daidaitawa ga dukkan bangarorin gudanar da ayyukan. Tare da fa'ida mai fa'ida na fasali, haɗin kai mai sauƙi da ingantaccen bidiyo da damar sauti, zaku iya tsammanin za'a sanar da aikin ku sosai da haɗin gwiwa akai.