જ્યારે પ્રોજેક્ટ મીટિંગ દરમિયાન સહયોગને સરળ બનાવવા માટે મીટિંગ્સ મહત્વપૂર્ણ છે, તે સમયનો ઘણો બગાડ કરી શકે છે. હકિકતમાં, મોટાભાગના લોકો અડધી બેઠકોમાં તેઓ હાજરી આપે છે તે "સમય બરબાદ" માને છે અને આ તેમને નિરાશ કરે છે એટલું જ નહીં, પણ તેમના માટે કાર્ય પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાનું મુશ્કેલ બનાવે છે.
પરિણામે, તમારી પ્રોજેક્ટ મીટિંગ્સને વધુ ઉત્પાદક બનાવવાની રીતો શોધવી તમારા માટે મહત્વપૂર્ણ છે. આમ કરવાથી તમારી ટીમ મીટિંગ્સ જોવાની રીત બદલવામાં મદદ કરશે, જે પછી આ મીટિંગ્સ લોકોને સમસ્યાઓ માટે મદદ મેળવવા, અન્ય લોકોને સૂચનો આપવા અને પ્રોજેક્ટની એકંદર સ્થિતિ વિશે અપડેટ્સ મેળવવા માટે ઉપયોગી જગ્યામાં ફેરવી દેશે.
પૂર્ણ કરતાં આ કહેવું સહેલું છે, તેથી તમારી આગામી પ્રોજેક્ટ મીટિંગનો મહત્તમ ઉપયોગ કરવામાં તમારી સહાય કરવા માટે, નીચેની મીટિંગની યુક્તિઓનો ઉપયોગ કરવાની ખાતરી કરો.
વધુ ઉત્પાદક પ્રોજેક્ટ મીટિંગ માટે તમારે પ્રથમ વસ્તુ કરવાની જરૂર છે તે નક્કી કરવું કે જ્યારે દરેક એક જ રૂમમાં હોય ત્યારે બરાબર શું ચર્ચા કરવામાં આવશે. એક એજન્ડાને એકસાથે મૂકવાથી તમને "આ મીટિંગ શેના માટે છે?" પ્રશ્નનો જવાબ આપવામાં મદદ મળશે. જે મીટિંગ ખરેખર જરૂરી છે કે નહીં તે સ્પષ્ટ કરવામાં મદદ કરે છે.
વધુમાં, તે મહત્વનું છે કે તમે આ કાર્યસૂચિ તમામ મીટિંગના સહભાગીઓને ઓછામાં ઓછો એક પૂરો દિવસ અગાઉથી મોકલો. આ તેમને મીટિંગ શું છે તે અંગેનો ખ્યાલ મેળવવામાં મદદ કરશે, અને જો તમે કોઈ નવી બાબતની ચર્ચા કરવા જઈ રહ્યા છો, તો તે લોકોને મીટિંગમાં જતા પહેલા વસ્તુઓ વિશે વિચારવાનું શરૂ કરવામાં મદદ કરશે.
આ બિંદુએ, જો સભામાં આવતા પહેલા તમે લોકો કરવા માંગતા હો તો બીજું કંઈ હોય, તો ખાતરી કરો કે તમે આવું કહો છો. ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે ઇચ્છો કે તેઓ કંઇક વાંચે, અથવા જો તમે ઇચ્છો કે તેઓ થોડો ડેટા એકત્રિત કરે, તો તેમને આ કરવાનું અગાઉથી કહેવાનું સ્માર્ટ છે જેથી પ્રોજેક્ટ મીટિંગ શરૂ થાય ત્યારે તમે સીધા જ કૂદી શકો.
મીટિંગ બિનઉત્પાદક લાગે છે તેનો એક ભાગ તેના માટે ફાળવેલ સમય કરતાં વધી ગયો છે. ચોક્કસ હેતુઓ માટે મીટિંગ્સ અસ્તિત્વ ધરાવે છે, અને જો તમે હાથમાંથી કાર્યમાંથી બહાર નીકળવાનું શરૂ કરો છો, તો પછી સમય સમાપ્ત થવો સરળ છે અને ક્યાં તો મીટિંગને લંબાવવાની જરૂર છે, અથવા તમારા લક્ષ્યને પૂર્ણ કર્યા વિના તેને સમાપ્ત કરો.
આવું ન થાય તે માટે એક સારો રસ્તો એ એજન્ડા પર દરેક વસ્તુ માટે સમય મર્યાદા નક્કી કરવી અને તેને વળગી રહેવું છે. જો કોઈ એવી બાબત આવે કે જેનાથી તમે ફાળવેલ સમય ઉપર જઈ રહ્યા હોવ, તો તે બિંદુને ટેબલ કરવાનું વિચારો; તમે હંમેશા લોકોના બીજા જૂથ સાથે બીજી મીટિંગ શેડ્યૂલ કરી શકો છો, જે પછીથી તેના પર જઈ શકે. આ રીતે કામ તોડવું તમારી પ્રોજેક્ટ ટીમને વધુ સફળ બનાવવામાં પણ મદદ કરશે.
છેલ્લે, તમે સમય મર્યાદાને માન આપવા અને તમારી મીટિંગને શેડ્યૂલ પર રાખવામાં મદદ કરવા માટે ટાઈમર્સનો ઉપયોગ પણ કરી શકો છો. આ કરવાથી તમે માત્ર વધુ ઉત્પાદક બનવામાં જ મદદ નહીં કરો, પરંતુ તે તમારી ટીમને પણ દર્શાવશે કે તમે તેમના સમયનો આદર કરો છો અને તેનો બગાડ ન થાય તે માટે શક્ય બધું જ કરશો.
ઉત્પાદક પ્રોજેક્ટ મીટિંગની ચાવીનો એક ભાગ એ સુનિશ્ચિત કરે છે કે યોગ્ય લોકો, અને માત્ર યોગ્ય લોકો જ હાજર છે. મીટિંગમાં એક કલાક પસાર કરવા કરતાં વધુ ખરાબ કંઈ નથી કે જેમાં તમારે હાજરી આપવાની જરૂર ન હતી, અને જો આવું થાય, તો તે મોટે ભાગે છે કારણ કે મીટિંગના આયોજકે પૂરતો સમય પસાર કર્યો ન હતો કે ખરેખર ત્યાં કોણ હોવું જરૂરી છે.
તમને આ કરવામાં મદદ કરવા માટે, તમારી પાસે વિવિધ પ્રકારની મીટિંગ્સનો વિચાર કરો, જેમ કે:
તમે જે સાધનોનો ઉપયોગ કરો છો તે તમારી મીટિંગ્સ કેટલી ઉત્પાદક છે તે નક્કી કરવામાં પણ મોટો ભાગ ભજવશે. ઉદાહરણ તરીકે, સ્ક્રીન શેરિંગ, વીડિયો કોન્ફરન્સિંગ અને વ્હાઇટબોર્ડિંગ તમારા માટે રૂમમાં લોકો સાથે સહયોગ કરવાનું સરળ બનાવે છે, તમારી મીટિંગને વધુ કાર્યક્ષમ બનાવે છે. અને આ તમામ સાધનો અને વધુ દ્વારા ઓફર કરવામાં આવે છે ફ્રીકોન્ફરન્સ.કોમ.
આજના કાર્યસ્થળોમાં યોગ્ય સાધનો રાખવાનું મહત્વ વધારે છે. તેથી ઘણી કંપનીઓ પાસે બહુવિધ સ્થાનો છે, અથવા લોકોને પરવાનગી આપે છે દૂરસ્થ કામ કરે છે, મતલબ કે લોકો જુદા જુદા શહેરો અથવા દેશોમાં ફેલાયેલા છે. યોગ્ય તકનીકનો ઉપયોગ કરવાથી એવું લાગે છે કે દરેક વ્યક્તિ એક જ રૂમમાં છે, જેનાથી તમારા માટે ઉત્પાદક પ્રોજેક્ટ મીટિંગ યોજવાનું સરળ બને છે.
મીટિંગ આયોજન પ્રક્રિયામાં તમારી ટીમને સામેલ કરવાની ખાતરી કરો, અને તેમની પાસેથી પ્રતિસાદ એકત્રિત કરો જેથી તમે તમારી મીટિંગ પ્રક્રિયાને સુધારી શકો. અહીં ચર્ચા કરાયેલી રણનીતિનો ઉપયોગ તમને તમારી મીટિંગ્સને હેરાન કરનારા સમયના બગાડથી સહયોગ અને નવીનતાની તકોમાં રૂપાંતરિત કરવામાં મદદ કરશે.
લેખક વિશે: કેવિન કોનર એક ઉદ્યોગસાહસિક છે, જે સહિત ઘણા વ્યવસાયો ધરાવે છે બ્રોડબેન્ડ શોધ, લોકો અને વ્યવસાયોને શ્રેષ્ઠ મૂલ્યનું બ્રોડબેન્ડ ઇન્ટરનેટ શોધવામાં મદદ કરવા માટે સમર્પિત સેવા. તેના વ્યવસાયો ચલાવવા અને વધારવા માટે વ્યાપક પ્રોજેક્ટ પ્લાનિંગ અને મેનેજમેન્ટનો સમાવેશ થાય છે અને કેવિન સફળ થવા માટે મદદ કરવા માટે અન્ય લોકો સાથે તેના અનુભવો શેર કરવાનું પસંદ કરે છે.
[નીન્જા_ફોર્મ આઈડી = 7]
તમારું ફ્રીકોન્ફરન્સ.કોમ એકાઉન્ટ બનાવો અને તમારા વ્યવસાય અથવા સંસ્થા માટે જરૂરી દરેક વસ્તુની getક્સેસ મેળવો, જેમ કે વિડીયો અને સ્ક્રીન શેરિંગ, ક Callલ સુનિશ્ચિત, સ્વચાલિત ઇમેઇલ આમંત્રણો, રીમાઇન્ડર્સ, અને વધુ.
