અસરકારક formalપચારિક બેઠક ચલાવવાની ચાવી એ સારી રીતે વિચારેલ એજન્ડા છે. જ્યારે તમે મીટિંગ વિશે વિગતવાર માહિતી સાથે અગાઉથી એજન્ડા લખીને સમયની તૈયારી કરો છો, ત્યારે તમે ફક્ત સામેલ દરેક માટે સમય બચાવશો નહીં, પરંતુ પરિણામ સફળ થવાની સંભાવના વધારે છે.
અસરકારક મીટિંગ એજન્ડા બનાવતી વખતે તમારે 5 વસ્તુઓનો સમાવેશ કરવો જોઈએ.
આ એજન્ડાનો સૌથી મહત્વપૂર્ણ ભાગ હોઈ શકે છે. તે મીટિંગનો હેતુ અને પરિણામ કે નિર્ણય તમે અંત સુધી પહોંચવાની આશા રાખી રહ્યા છો તે સ્પષ્ટ કરે છે. તે સામેલ દરેકને તમે શું પ્રાપ્ત કરવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યા છો અને તેમની ભાગીદારી શા માટે મૂલ્યવાન છે તેની સ્પષ્ટ સમજણ મેળવવાની મંજૂરી આપે છે.
જ્યારે કાર્યસૂચિમાં ધ્યેયથી શરૂ થવાનો સમાવેશ થાય છે, ત્યારે તમે અંતિમ પરિણામ પર વધુ ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો છો. બાકીની બેઠકનો કાર્યસૂચિ બનાવતી વખતે, તમારી મીટિંગ શરૂ થાય તે પહેલાં તેની કાર્યક્ષમતામાં સુધારો કરો.
એકવાર બેઠકનું લક્ષ્ય સ્થાપિત થઈ જાય, ચર્ચા માટે મહત્વના વિષયોની યાદી સાથે સભાની તૈયારી કરો.
દરેક ચર્ચા વિષયને બેઠકના લક્ષ્યને પ્રાપ્ત કરવામાં મદદ કરવી જોઈએ. સૂચિ ટૂંકી હોઈ શકે છે પરંતુ પૂરતી વિગતવાર હોવી જોઈએ જેથી ટીમના સભ્યો અસરકારક યોગદાન આપવા માટે ટીમ મીટિંગની તૈયારી કરી શકે.
એક સામાન્ય પદ્ધતિ એ છે કે દરેક વિષયને પ્રશ્ન તરીકે સ્થાન આપવું. આ તમારા સહભાગીઓ માટે વિચાર પ્રક્રિયાને કિકસ્ટાર્ટ કરે છે અને મીટિંગ લક્ષ્યની સાપેક્ષતા પર ચેક-ઇન પૂરું પાડે છે.
દરેક વિષયનો માલિક અને વિષયને આવરી લેવા માટે ચોક્કસ સમય હોવો જોઈએ. વિષયની માલિકી જવાબદારી પૂરી પાડે છે. સમયમર્યાદા મીટિંગને સમયપત્રક પર રાખે છે. અમારો મફત મીટિંગ એજન્ડા અહીં ડાઉનલોડ કરો: ફ્રીકોન્ફરન્સ મીટિંગ એજન્ડા ડાઉનલોડ કરો
કોને આમંત્રણ આપવું તે નક્કી કરતી વખતે નહીં, પણ કોને આમંત્રણ આપવું તે પડકાર પોતે રજૂ કરે છે. ફક્ત તે જ લોકો કે જેમને ખરેખર મીટિંગમાં આવવાની જરૂર છે તેઓ આ સૂચિમાં હોવા જોઈએ.
જો તમે તમારા મીટિંગના લક્ષ્યો સ્થાપિત કર્યા છે અને મીટિંગના વિષયો સોંપ્યા છે, તો તમારી હાજરીની યાદીને અંતિમ સ્વરૂપ આપવા માટે તમારી પાસે કામ કરવા માટે સારો પાયો હોવો જોઈએ. તે ધ્યાનમાં રાખીને, દરેક મીટિંગના સહભાગીને ધ્યાનમાં લેતી વખતે તમારી જાતને ત્રણ પ્રશ્નો પૂછો. જો તમે કોઈપણ પ્રશ્નોના હામાં જવાબ આપો છો, તો તેને અથવા તેણીને કાર્યસૂચિ વસ્તુઓની સૂચિમાં ઉમેરો:
જો તમે અનિશ્ચિત છો, તો તેની હાજરીને વૈકલ્પિક બનાવવાનું વિચારો. તમે હંમેશા પોસ્ટ-મીટિંગ સારાંશ, રેકોર્ડિંગ અથવા ટ્રાન્સક્રિપ્શન મોકલી શકો છો. નોંધ લેનારની મીટિંગ મિનિટ, હંમેશા જરૂરી નથી.
બિઝનેસ મીટિંગ્સ વિશે સૌથી મોટી ફરિયાદ એ છે કે તે સમયનો બગાડ છે. જ્યારે સમન્વયન લગભગ 30 મિનિટ રહે ત્યારે મીટિંગ્સનું સંચાલન સરળ બને છે. સમય બગાડ્યા વિના અથવા પરિણામો ગુમાવ્યા વિના તમારા સાથીઓના સમયનો આદર કરો.
ફોલો-અપ મીટિંગ જેટલું જ મહત્વપૂર્ણ છે. ના તળિયે મીટિંગ કાર્યસૂચિ નમૂનો, તે વિભાગનો સમાવેશ કરવો ફાયદાકારક છે જ્યાં પ્રતિભાગીઓ નોંધો, દસ્તાવેજ ક્રિયા આઇટમ્સ, નિર્ણયો અને ટેકવે લઈ શકે. આ વિભાગ રાખવાથી મીટિંગમાં લેવાયેલા તારણો ગોઠવવામાં આવે છે અને ઉપસ્થિતોને પછીથી થનારી પ્રક્રિયાની કલ્પના કરવાની મંજૂરી આપે છે.
મીટિંગ દરમિયાન અનપેક્ષિત વિષયો ઉભા થઈ શકે છે જે અંતિમ લક્ષ્યથી દૂર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે. ટ્રેક પર અને સમયસર રહેવા માટે, "પાર્કિંગ લોટ" માં સામાન્ય રીતે કાર્યસૂચિના અંતે, પાછલી મીટિંગની બહાર ફરી મુલાકાત લેવા માટે "પાર્ક" કરો. આનો બીજો સામાન્ય શબ્દ છે "ચાલો આ ઓફલાઇન લઈએ."
આ ખાસ કરીને મહત્વનું છે જો ઉપસ્થિત લોકો તમારી બેઠકમાં દૂરથી ભાગ લેશે. ખાતરી કરો કે તમામ કોન્ફરન્સ વિગતો સ્પષ્ટ રીતે દર્શાવેલ અને સાચી છે, જેમાં ડાયલ-ઇન નંબરો, એક્સેસ કોડ અને તમારા ઓનલાઈન મીટિંગ રૂમની કોઈપણ લિંક્સનો સમાવેશ થાય છે.
અથવા, FreeConference.com સાથે મીટિંગ બનાવો અને કોન્ફરન્સની વિગતો તમારા મીટિંગના કાર્યસૂચિ સાથે તમામ આમંત્રણો અને રિમાઇન્ડર્સમાં ભરપૂર છે.
એડવાન્સ નોટિસ ઉપસ્થિતોને બોર્ડ મીટિંગની તૈયારી માટેનો સમય પૂરો પાડે છે અને ખાતરી કરે છે કે તેમના શેડ્યૂલમાં કોઈ વિરોધાભાસ નથી.
એડવાન્સ નોટિસ ઉપસ્થિતોને મીટિંગની તૈયારી માટેનો સમય પૂરો પાડે છે અને ખાતરી કરે છે કે તેમને તેમના શેડ્યૂલમાં કોઈ વિરોધાભાસ નથી.
તમારું ફ્રીકોન્ફરન્સ.કોમ એકાઉન્ટ બનાવો અને તમારા વ્યવસાય અથવા સંસ્થા માટે જરૂરી દરેક વસ્તુની getક્સેસ મેળવો, જેમ કે વિડીયો અને સ્ક્રીન શેરિંગ, ક Callલ સુનિશ્ચિત, સ્વચાલિત ઇમેઇલ આમંત્રણો, રીમાઇન્ડર્સ, અને વધુ.
