Unha reunión en persoa foi tradicionalmente a forma máis eficaz e fiable de convocar, pero coa forza de traballo crecendo e estendéndose por todo o mundo, as conferencias son máis importantes que nunca. Se es un grupo grande ou pequeno para empresas de tamaño medio, as túas necesidades únicas requiren unha comunicación clara e concisa.
Pense nunha conferencia telefónica como unha mesa de conferencia virtual onde todos están dispoñibles para participar na conversa, independentemente de onde estean. As chamadas de conferencia facilitan a colaboración en grupo e son unha alternativa perfecta para reunirse en persoa, aforrando tempo de desprazamento, custos de viaxe e aloxamento.
Pero, como tes unha boa conferencia, que é igual de agradable, produtiva e creativa sen estar alí fisicamente? Nesta publicación, cubriremos os principais consellos para realizar reunións telefónicas sinxelas, se é a súa primeira chamada de conferencia ou está a buscar formas de mellorar todas as chamadas importantes a partir de aquí.
Igual que calquera reunión realizada en persoa, a puntualidade é unha expectativa. Presentarse a tempo ou incluso un pouco antes do comezo programado é considerado en moitos aspectos.
En primeiro lugar, ofrécelle un momento para entrar na sala de reunións e familiarizarse coa configuración. Bota unha ollada ao seu redor para ver onde está o botón de silencio e proba todas as funcións adicionais que poidan ser útiles durante a túa chamada. Vexa onde se atopan as funcións que máis empregará; "Comezar", "Programar", etc.
Consello profesional: ¿notas a música de espera cando entras nunha reunión? Isto significa que estás no lugar axeitado e é unha característica pensativa que indica aos convidados que están en liña que a chamada comezará en breve.
En segundo lugar, usa estes poucos momentos para comprobar o micrófono e os altofalantes para asegurarte de que non haxa dificultades técnicas unha vez que a conferencia estea en pleno curso. Isto reducirá a interrupción e os momentos incómodos pasados na resolución de problemas.
En terceiro lugar, practica unha pequena etiqueta de "conferencia telefónica". Non hai nada máis discordante que o son arrugado dunha bolsa de patacas fritas ou a retroalimentación do ruído de fondo. Teña os auriculares preparados, o portátil completamente cargado e calquera outro elemento que poida precisar a man: menos a ruidosa merenda. Pasar uns momentos para organizarse e prepararse para a súa conferencia prepararache para deixar unha boa primeira impresión ou continuar cunha reunión produtiva.
Estás presentando durante esta conferencia? ¿Aloxamento? ¿Co-hospedaxe? Cal é o propósito desta sincronización?
Unha vez establecido o seu papel, pode planificar con antelación e desglosar a conferencia para que sexa facilmente dixerible para outros participantes. Sabendo a razón pola que todos se xuntan, podes proporcionar unha reunión dinámica para as persoas adecuadas sen demora nin complicacións.
Considere cales son os ficheiros que se deben compartir durante a conferencia. Téñaos no seu escritorio listos para arrastrar e soltar na chamada ou premer no botón Recurso para compartir pantalla para mostrar aos participantes o que estás vendo na pantalla.
Ao enviar a túa mensaxe, transmite os teus pensamentos con claridade e presenta os teus achados ou presentación cun comezo, un medio e un final. Ás veces, os períodos de atención escasean, polo que, practicando a súa parte da reunión antes de tempo, pode explicar a súa idea e perseguir con facilidade.
Sexa cal sexa o seu papel, aínda que só sexa como observador, planificar con antelación para comprender o propósito da chamada e establecer a comida para levar aseguraralle unha reunión perfecta cada vez.
Ás veces, as conferencias poden levar a longas conversas, especialmente se está a discutir contido de alto nivel, a expresar opinións, facer ideas de obxectivos creativos ou presentar ideas innovadoras.
Para garantir que todos se manteñan no horario, considere a posibilidade de crear un itinerario solto antes da reunión. Envíeo aos participantes un ou dous días antes para que poidan examinar o que está por vir. Deste xeito, terán unha mellor idea do que esperan e poden preparar preguntas ou estar preparados para recibir comentarios antes da reunión.
Pro-consello: solicite aos participantes que escriban as preguntas que xurdan e reserve un segmento de tempo ao final para respondelas. Se o tempo se esgota, simplemente pídelle a todos que inclúan a súa pregunta nun correo electrónico que recibirá resposta e que se enviará máis tarde no día. Ou usa a función de chat na túa plataforma de conferencias para compartir preguntas e comentarios en tempo real.
Ademais, para axudar a minimizar a entrada en horas extras, quizais paga a pena considerar se a súa conferencia debe incluír un compoñente de videoconferencia. Isto podería funcionar ben en situacións nas que as pistas visuais son útiles para tomar unha decisión como durante unha entrevista virtual.
Na próxima reunión, proba a rexistrar para gardalo agora e ver máis tarde e verás o valiosa que é esta función.
Captura todo o que aconteceu na reunión para aqueles que non poden asistir a unha conferencia programada. É un xeito perfecto de repasar os momentos máis destacados, gañar claridade, escoller pequenas pebidas de sabedoría ou ver como chegaches do punto A ao B.
Cando gravas unha conferencia, podes prestar toda a túa atención ao que acontece antes de ti. Toma nota do pasado cando podes estar presente e escoitar completamente. Unha vez feita a sincronización, podes velo e escoller as partes importantes que che afectan a ti e ao teu traballo.
Outro beneficio da gravación; Obtén a imaxe completa de como se tomou unha decisión. Ao capturar a reunión de principio a fin, tes un historial do proceso de desenvolvemento completo. Non queda ningunha idea nin comentario ao carón. Cada paso da decisión que te levou a onde estás está dispoñible ao teu alcance para examinar e debater.
Por último, as gravacións de reunións impulsan a acción para crear responsabilidade entre os participantes. Cando os proxectos e emendas se asignan a un recurso específico, a gravación proporciona detalles e claridade e pódese considerar como un "mapa e plan de acción" verbal para realizar o traballo.
A próxima sincronización que teñas, xa sexa estrictamente unha reunión telefónica ou mellorada con vídeo, non dubides en saber que recibirás o mesmo que unha reunión en liña como farías en persoa.
Non hai ningunha razón pola que a túa forza de traballo en crecemento non poida manter as liñas de comunicación abertas, en calquera lugar e en calquera momento. Mantente en contacto con todos, desde o teu equipo inmediato ata as novas contratacións con clientes potenciais en todos os recunchos do mundo ferramentas de conferencia gratuítas que che permiten estar conectado.
Permita que FreeConference.com proporcione ás súas crecentes empresas o que precisa para producir un bo traballo, seguir sendo competitivos e manter a comunicación fácil de usar. Con servizos gratuítos de chamadas de conferencia e videoconferencias de balde, podes estar atento á túa forza de traballo, aquí ou no estranxeiro usando unha tecnoloxía que proporciona audio de alta calidade e excelente calidade de vídeo. A túa táboa de chamadas de conferencia virtual aumentou moito.
Crea a túa conta de FreeConference.com e obtén acceso a todo o que necesitas para que a túa empresa ou organización estea en marcha, como vídeo e Compartir en pantalla, Programación de chamadas, Invitacións de correo electrónico automáticas, recordatoriosE moito máis.
