Si vous n'avez pas utilisé le partage d'écran gratuit pour animer votre expérience de visioconférence gratuite, il est maintenant temps de passer au niveau supérieur. Le logiciel de partage d'écran est l'un des outils de visioconférence les plus précieux, capable de transformer complètement toute expérience de communication de groupe bidirectionnelle. Cela transforme littéralement ce que vous dites en un spectacle en rendant toute réunion virtuelle exponentiellement plus attrayante.
Non seulement le partage d'écran donne vie aux présentations, rend les pitchs plus pertinents, produit des démonstrations virtuelles plus réalistes, résout les problèmes informatiques en temps réel et bien plus encore, le partage d'écran a également la capacité de révolutionner véritablement la façon dont vous interagissez avec votre public et vice-versa. versa.
Voici un bref aperçu de ce qu'est le partage d'écran :
La fonctionnalité permet à l'hôte de la réunion de rendre son écran visible à tous les participants à la réunion en ligne à distance. Le contenu du bureau (ou de l'écran) de l'hôte peut être vu sur plusieurs appareils, ce qui signifie que l'hôte a la possibilité de lire des médias sans avoir à envoyer de fichiers.
Imaginez que tous les participants puissent voir votre présentation, vidéo, images ou diffusion en direct depuis le confort de votre propre emplacement, où vous pouvez diriger le groupe et contrôler la messagerie et les visuels.
De plus, une réunion de partage d'écran donne aux participants une place au premier rang car l'hôte peut faire la démonstration et se déplacer sur l'interface juste devant leurs yeux, en temps réel. L'hôte peut apporter des modifications, fournir une navigation détaillée et bien plus encore.
Cela mène à collaboration renforcée, une meilleure formation et des processus plus rationalisés.
Que vous connaissiez les ficelles du métier ou que ce soit votre première fois dans une réunion à écran partagé, voici votre chance de réviser certaines règles de base du partage d'écran. Mettez en œuvre les conseils suivants lors de votre prochaine session de partage d'écran pour une meilleure expérience à l'avenir :
Fermez tous les programmes inutiles
Tout d'abord, réfléchissez à la façon dont, en tant qu'hôte, tout le monde verra ce qu'il y a sur votre bureau. Toutes les fenêtres, onglets, dossiers, fichiers et programmes ouverts en arrière-plan seront visibles. Vous partagez votre appareil avec d'autres paires d'yeux, alors tenez compte de votre public. Faites bonne impression en gardant votre bureau propre et bien rangé et tous les onglets personnels ouverts.
De plus, d'un point de vue logistique, le fait d'avoir des programmes opérationnels ne fera que ralentir votre appareil et votre livraison. Pour un partage d'écran réussi, supprimez tout risque de brouillage de votre flux. Rien n'est pire que d'attendre qu'une page se charge, qu'une vidéo soit mise en mémoire tampon ou qu'un fichier sorte.
Préparer tous les participants au partage d'écran
Lorsque vous planifiez votre vidéoconférence, assurez-vous que votre auditoire est quelque peu familiarisé avec la technologie. Même s'il ne s'agit que d'une compréhension rudimentaire, les préparer à l'expérience rendra votre hébergement et votre livraison beaucoup plus fluides.
Dans le cas d'une réunion d'équipe, très probablement, plusieurs participants devront afficher ce qui est sur leur écran, surtout si tout le monde travaille à distance. Gagnez du temps et évitez les tracas en utilisant le même logiciel de partage d'écran gratuit à tous les niveaux. Lorsque tout le monde utilise la même technologie, il est plus simple de faire des ajustements et de partager le travail. Cela rend les aspects techniques tels que la taille de l'écran et les paramètres vidéo un non-problème.
Lors de la phase de planification et d'invitation, vous pouvez également mentionner brièvement que les participants devraient activer la vidéo ou « partager l'écran ». Invitez-les avec un rapide récapitulatif et encourager un test de technologie.
Pour l'hôte
En tant qu'hôte, vous organisez l'expérience pour vos coéquipiers, prospects, amis et famille, ou cadres de haut niveau. Quelle que soit la personne qui regarde votre écran de réunion, gardez à l'esprit que votre public peut voir tout ce que vous voyez. Voici ce que vous devez savoir sur les appels à écran partagé en tant qu'hôte :
- Testez votre technologie
Cette étape préliminaire est si importante. Si vous avez une synchronisation importante à venir, vous voulez vous assurer que vos livrables de présentation sont en parfait état pour faire bonne impression ou faire la lumière sur un nouveau projet. Parcourir la structure de votre présentation est utile pour vous permettre de voir la situation dans son ensemble et d'établir votre rythme, vos pauses et votre prestation dans un environnement en ligne à l'aide d'outils numériques. Inversement, il en va de même pour la connaissance de votre technologie. Si c'est votre première fois ou si vous êtes un vétérinaire chevronné, une double vérification de votre technologie garantira une expérience fluide. Votre appareil est-il chargé ? Avez-vous le mot de passe wifi ? Toutes vos vidéos sont-elles chargées ou rapidement accessibles ? Votre présentation s'ouvre-t-elle ? Votre partage de fichiers fonctionne-t-il ? N'oubliez pas de tester votre microphone, d'allumer votre caméra, de vérifier vos haut-parleurs, et cela devrait aller de soi, mais assurez-vous d'être à votre meilleur !
- Supprimer le désordre
Votre bureau est à votre image. Toutes les fenêtres, onglets, programmes ouverts, que ce soit sur la marque ou non sécurisés pour le travail, ces choses peuvent donner une mauvaise impression. De plus, il encrasse simplement votre écran et n'est pas très présentable. Parcourez et fermez tout ce que vous avez ouvert et en cours d'exécution. C'est une excellente occasion de « faire le ménage » si vous en avez l'intention depuis un certain temps.
- Ayez tout en place et prêt
Préparez une présentation plus fluide en ayant tout chargé et en vous attendant. Avant de progresser en ouvrant votre écran de réunion, assurez-vous que vos documents et onglets requis sont disponibles pour un accès rapide. Cela vous fera gagner du temps, vous évitera une gêne potentielle et vous donnera une apparence soignée. De plus, qui veut attendre que les pages se chargent ? Gardez vos réunions à l'heure lorsque vous pensez à l'avance.
- Notifications muettes
Tout le monde a une notification pour quelque chose ! Un nouvel e-mail, une fenêtre de discussion, une mise à jour du fil d'actualité – nous sommes constamment sollicités pour attirer notre attention ! Ces notifications ont un but et sont généralement très utiles, mais dans le cas d'une présentation où vous concluez un marché ou enseignez un cours en ligne, ces fonctions sont une nuisance totale. Ils peuvent être perturbateurs et aggravants. Faites-vous une faveur à vous et à votre public et n'oubliez pas de couper le son des messages.
Pour le participant
Voici ce que vous devez savoir sur les appels sur écran partagé en tant que participant :
- Lire les informations sur l'invitation
Il est facile d'être pressé ou de survoler des e-mails entre les réunions ou les pauses. En tant que participant, avant votre synchronisation, vérifiez l'invitation pour vous assurer que vous avez suivi toutes les instructions, que vous connaissez les informations de connexion, que vous connaissez la structure de la réunion et son déroulement. Votre participation est-elle attendue ? Y a-t-il des documents de référence que vous pouvez consulter au préalable ? Connaissez-vous la technologie logicielle? Connaître ces détails fera une différence dans la façon dont vous absorbez les informations.
- Arrivez tôt, testez votre technologie
Comme pour la plupart des choses dans la vie, il est généralement préférable de se présenter quelques minutes avant la réunion prévue. De cette façon, vous pouvez arriver en vous sentant réceptif et non pressé. Vous avez la possibilité de vérifier votre micro, votre caméra, vos haut-parleurs et votre logiciel pour vous familiariser et comprendre la disposition. Si quelque chose ne va pas, vous avez le temps de le corriger. Si tout va bien, vous êtes prêt et attendez pour prendre une longueur d'avance !
- Traitez la synchronisation comme une conférence normale
Sans le café et le butin gratuits, une réunion en ligne est comme une réunion ou une conférence normale. Le partage d'écran aide à donner l'impression d'être un en incluant littéralement tout le monde sur la même page. Si c'est à votre tour de présenter, vérifiez que vos fenêtres et vos onglets sont en ordre. Sinon, si vous êtes dans le public, assurez-vous de désactiver vos propres notifications, de faire taire votre téléphone et de participer !
(alt-tag : vue latérale d'un homme travaillant sur une présentation sur un ordinateur portable au bureau dans un bureau bien éclairé.)
Choisissez le bon logiciel
L'objectif du partage d'écran est de promouvoir la collaboration et de rendre chaque réunion en ligne aussi visuelle, interactive et participative que possible. La fonctionnalité vous permet de présenter des métriques, une conception ou la navigation sur un site Web de manière transparente - en temps réel - exactement comme elles apparaissent sur votre écran. C'est comme un coup d'œil virtuel par-dessus l'épaule d'un membre de l'équipe où vous pouvez offrir une opinion ou un soutien à la volée.
Le logiciel de partage d'écran gratuit se présente sous de nombreuses formes et formes, mais ne laissez pas les nombreuses options vous submerger.
Choisir le bon logiciel pour votre entreprise est important, mais cela ne doit pas être pénible.
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