Comment avoir une bonne conférence téléphonique

Une réunion en personne a toujours été le moyen le plus efficace et le plus fiable de se réunir, mais avec des effectifs croissants et s'étendant à travers le monde, les conférences téléphoniques sont plus importantes que jamais. Si vous êtes un grand groupe ou une petite ou moyenne entreprise, vos besoins uniques nécessitent une communication claire et concise.

Considérez une conférence téléphonique comme une table de conférence virtuelle où tout le monde est disponible pour participer à la conversation, où qu'il se trouve. Les conférences téléphoniques facilitent la collaboration de groupe et sont une alternative parfaite aux réunions en personne, vous permettant d'économiser du temps de trajet, des frais de déplacement et d'hébergement.

Mais comment organiser une bonne conférence téléphonique, une conférence tout aussi agréable, productive et créative sans être physiquement présente ? Dans cet article, nous aborderons les meilleurs conseils pour organiser des réunions téléphoniques fluides, qu'il s'agisse de votre premier appel de conférence ou que vous cherchiez des moyens d'améliorer chaque appel important à partir de maintenant !

Soyez à l'heure et organisé pour les débutants

Comme pour toute réunion en personne, la ponctualité est une attente. Se présenter à l'heure ou même juste un peu avant le début prévu est prévenant à bien des égards.

Tout d'abord, cela vous donne un moment pour entrer dans la salle de réunion et vous familiariser avec les paramètres. Regardez autour de vous pour voir où se trouve le bouton de sourdine et essayez toutes les fonctionnalités supplémentaires qui pourraient être utiles pendant votre appel. Voyez où se trouvent les fonctionnalités que vous utiliserez le plus ; « Démarrer », « Planifier », etc.

Conseil de pro : remarquez la musique d'attente lorsque vous entrez dans une réunion ? Cela signifie que vous êtes au bon endroit et c'est une fonctionnalité bien pensée qui indique aux invités qui se connectent que l'appel commencera sous peu.

Deuxièmement, profitez de ces quelques instants pour vérifier votre micro et vos haut-parleurs afin de vous assurer qu'il n'y a pas de difficultés techniques une fois que la conférence téléphonique bat son plein. Cela réduira les interruptions et les moments gênants consacrés au dépannage.

Troisièmement, pratiquez une petite étiquette de « conférence téléphonique ». Il n'y a rien de plus choquant que le crépitement d'un sac de chips ou le retour d'un bruit de fond. Ayez votre casque prêt, votre ordinateur portable complètement chargé et tout autre article dont vous pourriez avoir besoin à portée de main - moins la collation bruyante ! Après avoir passé quelques instants à vous organiser et à organiser votre environnement pour être « prêt pour une conférence téléphonique », vous serez prêt à laisser une bonne première impression ou à mener à bien une réunion productive.

Être préparé

Présentez-vous pendant cette conférence téléphonique ? Hébergement ? Co-hébergement ? Quel est le but de cette synchronisation ?

Une fois que vous avez défini votre rôle, vous pouvez planifier à l'avance et décomposer la conférence téléphonique pour qu'elle soit facilement assimilable par les autres participants. Connaissant la raison pour laquelle tout le monde se réunit, vous pouvez organiser une réunion dynamique pour les bonnes personnes sans délai ni complication.

Réfléchissez aux fichiers qui devront être partagés pendant la conférence téléphonique. Ayez-les sur votre bureau prêts à glisser et à déposer dans l'appel ou appuyez sur le Fonction de partage d'écran pour montrer aux participants exactement ce que vous voyez sur votre écran.

Lorsque vous livrez votre message, exprimez clairement vos pensées et présentez vos conclusions ou votre présentation avec un début, un milieu et une fin. Parfois, la durée d'attention est courte, donc en ayant pratiqué votre partie de la réunion à l'avance, vous pouvez expliquer votre idée et aller droit au but avec facilité.

Quel que soit votre rôle, même si ce n'est qu'en tant qu'observateur, planifier à l'avance pour comprendre le but de l'appel et établir les plats à emporter vous garantira une réunion sans faille à chaque fois.

Tenez-vous en à l'ordre du jour

Parfois, les conférences téléphoniques peuvent conduire à de longues conversations, surtout si vous discutez de contenu de haut niveau, exprimez des opinions, réfléchissez à des objectifs créatifs ou présentez des idées révolutionnaires.

Pour vous assurer que tout le monde respecte l'horaire, envisagez de créer un itinéraire souple avant la réunion. Envoyez-le aux participants un jour ou deux à l'avance afin qu'ils puissent se pencher sur ce qui les attend. De cette façon, ils auront une meilleure idée de ce à quoi s'attendre et ils pourront préparer des questions ou être prêts à recevoir des commentaires avant la réunion.

Conseil de pro : invitez les participants à écrire toutes les questions qui se posent et réservez une période de temps à la fin pour y répondre. Si le temps presse, demandez simplement à chacun d'inclure sa question dans un e-mail qui recevra une réponse et sera envoyé plus tard dans la journée. Ou utilisez la fonction de chat sur votre plate-forme de conférence pour partager des questions et des commentaires en temps réel.

De plus, pour aider à minimiser les heures supplémentaires, il vaut peut-être la peine d'envisager si votre conférence doit inclure un composant de vidéoconférence. Cela pourrait bien fonctionner dans des situations où des repères visuels sont utiles pour prendre une décision, comme lors d'un entretien virtuel.

Enregistrer la conférence téléphonique

Lors de la prochaine réunion, essayez d'enregistrer pour enregistrer maintenant et regardez plus tard, et vous verrez à quel point cette fonctionnalité est précieuse.

Capturez tout ce qui s'est passé lors de la réunion pour ceux qui ne peuvent pas assister à une conférence téléphonique programmée. C'est un moyen idéal pour passer en revue les faits saillants, gagner en clarté, choisir de petites pépites de sagesse ou voir comment vous êtes passé du point A au point B.

Lorsque vous enregistrez une conférence téléphonique, vous pouvez consacrer toute votre attention à ce qui se passe devant vous. Faites de la prise de notes une chose du passé lorsque vous pouvez être présent et écouter pleinement. Une fois la synchronisation terminée, vous pouvez la regarder et choisir les parties importantes qui vous affectent, vous et votre travail.

Un autre avantage de l'enregistrement ; Vous obtenez une image complète de la façon dont une décision a été prise. En capturant la réunion du début à la fin, vous avez un historique du processus de développement complet. Aucune idée ou commentaire n'est laissé de côté. Chaque étape de la décision prise qui vous a amené là où vous êtes est à portée de main pour la parcourir et en discuter.

Enfin, les enregistrements des réunions incitent à l'action pour créer une responsabilité parmi les participants. Lorsque des projets et des modifications sont attribués à une ressource spécifique, l'enregistrement fournit des détails et de la clarté et peut être considéré comme une « carte et un plan d'action » verbal pour accomplir le travail.

À partir de maintenant, il n'y a qu'une bonne conférence téléphonique.

La prochaine synchronisation que vous avez, qu'il s'agisse strictement d'une réunion téléphonique ou améliorée avec une vidéo, vous sentirez en confiance en sachant que vous obtenez autant d'une réunion en ligne que d'une réunion en personne.

Il n'y a aucune raison pour que votre main-d'œuvre croissante ne puisse pas garder les lignes de communication grandes ouvertes, n'importe où et n'importe quand. Restez en contact avec tout le monde, de votre équipe immédiate aux nouvelles recrues en passant par les clients potentiels aux quatre coins du monde avec outils de conférence téléphonique gratuits qui vous permettent de rester connecté.

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