Les conférences téléphoniques sont un outil de communication efficace pour développer l'esprit d'équipe et une bonne « culture d'entreprise ». Bien que l'organisation bénéficie de conférences téléphoniques bien organisées grâce à une productivité et une rentabilité accrues, les employés en bénéficient également, car il est bien plus amusant travailler dans un milieu de travail heureux et engagé.

C'est-à-dire, si tout le monde se mobilise et sait comment être un bon appelant en conférence. Voici cinq conseils sur la façon de faire votre part pour renforcer l'esprit d'équipe avec la téléconférence, et pourquoi ils valent la peine d'être faits.

Temps

L'une des raisons pour lesquelles les conférences téléphoniques sont si efficaces est qu'elles respectent le temps de chacun. En éliminant le temps de déplacement, même lorsque les gens travaillent dans le même bâtiment, ils économisent des heures et des heures de temps de travail.

Vous avez mieux à faire que de vous rendre à une réunion.

Le gain de temps permet de programmer des communications plus fréquentes, ce qui est mieux pour tout le monde, car le manque de communication est une énorme source de dysfonctionnement dans les organisations.

Pour chaque minute de retard à un appel avec 15 personnes, vous perdez 15 "minutes personne" du temps de tout le monde. Perdre du temps, c'est comme jeter des ordures. Une fois que la première personne jette un déchet dans un lieu public, tout le monde le fait. Ne soyez pas cette première personne !

Si vous débutez en téléconférence, présentez-vous 10 minutes plus tôt et demandez à un ami de vous aider à vous familiariser avec la technologie. Si vous êtes un ancien professionnel, deux minutes d'avance suffisent, vous pouvez donc vous connecter au bureau partagé, consulter l'ordre du jour, vous concentrer sur la réunion et être prêt à partir lorsque l'horloge sonne.

L'emplacement, l'emplacement, l'emplacement

Une autre raison pour laquelle les conférences téléphoniques sont terminées vraies lignes téléphoniques (pas Skype ou VOIP) sont si bons que l'excellente qualité audio permet à tout le monde d'entendre les indices subtils du "langage corporel" dont ils ont besoin pour vraiment se comprendre.

Si quelqu'un est contrarié, tout le monde doit le savoir pour pouvoir aider. Si quelqu'un est extatique parce qu'il vient de franchir une étape importante, cette excitation dans sa voix est ce que vous êtes venu entendre.

Aider les gens, célébrer le succès et partager de bonnes idées est la façon dont vous utilisez la téléconférence pour renforcer l'esprit d'équipe et augmenter vos résultats.

Malheureusement, même le bruit de fond provenant de l'emplacement d'un appelant mal choisi peut mettre un frein à une bonne conférence téléphonique. C'est pourquoi s'installer correctement fait que tout se passe bien.

Vous devez être dans un espace calme, où le bruit de fond ne se répandra pas dans l'appel ou ne vous distraira pas, et vous avez besoin d'un téléphone de bonne qualité, afin que tout le monde puisse entendre tout ce dont il a besoin.

Focus

Si la personne qui vous a invité à la conférence téléphonique ne se souciait pas vraiment de ce que vous pensiez du problème discuté, elle vous aurait envoyé une copie par e-mail de groupe.

Vous êtes invité à l'appel parce que quelqu'un veut votre cerveau. Ils ne veulent pas de la moitié de votre cerveau pendant que vous lisez des fichiers ou envoyez quelques e-mails.

Ne faites jamais de multitâche lors d'une conférence téléphonique.

Le revers de la médaille est que si vous êtes vraiment concentré et que vous sentez que vous voulez apporter une contribution, Go For It! C'est une tragédie quand quelqu'un étouffe une bonne idée lors d'une conférence téléphonique.

Vous avez été invité à participer, alors ne soyez pas timide.

Parlez!

Lorsque vous parlez, présentez-vous afin que tout le monde sache qui vous êtes, même si vous vous enregistrez après une minute ou deux de silence. Tenez votre téléphone près de votre bouche ou approchez-vous du microphone. Commencez par « tout le monde peut-il m'entendre ? Parlez lentement et ne vous inquiétez pas d'être trop fort. Les gens peuvent toujours vous refuser, mais si vous n'êtes pas assez fort, vous perdrez du temps.

Une fois que vous avez terminé le « contrôle du son », exprimez-vous. C'est pour ça que vous êtes là. Lorsque vous prenez la parole, faites clairement passer votre idée. Dans le même temps, il est bon de noter quand vous parlez la plupart du temps lors d'une conférence téléphonique. Parler est amusant, mais vous pouvez avoir trop de bonnes choses. Partager la parole renforce l'esprit d'équipe.

Technique

Encore une fois, s'il s'agit de votre première conférence téléphonique, obtenez de l'aide technique pour la configuration et assurez-vous de demander si votre téléphone sonne bien. Les gens peuvent-ils vous entendre quand vous parlez ? Créez-vous des échos ? L'utilisation d'un smartphone de bonne qualité est acceptable, mais désactivez toutes les alertes potentielles.

Si vous n'avez qu'un haut-parleur bon marché, vous pouvez écouter dessus, mais ne parler que dans le casque. Utilisez le bouton de sourdine de votre téléphone lorsque vous ne parlez pas et ne mettez pas l'appel en attente, afin de ne pas diffuser Muzak dans une discussion importante.

"Merci d'avoir appelé RamJac Corporation. En raison d'un grand nombre d'appels..."

N'oubliez pas non plus qu'il existe des outils qui vous faciliteront la vie lors de la gestion des appels à des fins professionnelles. Par exemple, plutôt que de compter sur les anciens services de téléphonie fixe analogiques, en utilisant applications de numéro de téléphone professionnel rendra l'expérience plus transparente et pratique à la fois pour vous et pour les personnes à qui vous parlez.

Construire l'esprit d'équipe

Les conférences téléphoniques visent à renforcer l'esprit d'équipe en partageant des informations importantes et en prenant des décisions ensemble. Ne soyez pas timide et ne vous souciez pas de tous les petits détails techniques. Si vous avez un bon téléphone et un endroit calme, vous êtes gagnant. L'équipe peut vous aider à obtenir les bons niveaux de volume.

Un célèbre comédien a dit un jour : « 90 % de la vie apparaît. » Apporter toute votre concentration et votre énergie à une conférence téléphonique est le moyen le plus important d'être un bon appelant en conférence.