Henkilökohtainen kokous on perinteisesti ollut tehokkain ja luotettavin tapa kutsua koolle, mutta kun työvoima kasvaa ja ulottuu ympäri maailmaa, neuvottelupuhelut ovat tärkeämpiä kuin koskaan. Jos olet suuri ryhmä tai pieni keskisuuri yritys, ainutlaatuiset tarpeesi edellyttävät selkeää ja ytimekästä viestintää.
Ajattele neuvottelupuhelua virtuaalisena neuvottelupöytänä, jossa kaikki voivat osallistua keskusteluun missä tahansa. Neuvottelupuhelut helpottavat ryhmäyhteistyötä ja ovat täydellinen vaihtoehto henkilökohtaiselle tapaamiselle, mikä säästää työmatkaa, matkakuluja ja majoitusta.
Mutta miten sinulla on hyvä neuvottelupuhelu, joka on yhtä miellyttävä, tuottava ja luova ilman fyysistä läsnäoloa? Tässä viestissä kerromme parhaat vinkit sujuvien puhelinkokousten järjestämiseen, olipa tämä ensimmäinen neuvottelupuhelu tai etsit tapoja parantaa jokaista tärkeää puhelua tästä eteenpäin!
Aivan kuten mikä tahansa henkilökohtaisesti pidettävä kokous, täsmällisyys on odotusta. Paikalle saapuminen ajoissa tai jopa vain vähän ennen suunniteltua alkua on monella tapaa harkitsevaa.
Ensinnäkin se antaa sinulle hetken päästä kokoushuoneeseen ja tutustua asetuksiin. Katso ympärillesi, missä mykistyspainike on, ja kokeile lisäominaisuuksia, jotka voivat olla hyödyllisiä puhelun aikana. Katso, missä eniten käyttämäsi ominaisuudet sijaitsevat; "Aloita", "Aikataulu" jne.
Vinkki: Huomaatko pitomusiikin, kun tulet kokoukseen? Tämä tarkoittaa, että olet oikeassa paikassa, ja se on harkittu ominaisuus, joka ilmaisee verkossa tulleille vieraille, että puhelu alkaa pian.
Toiseksi, käytä näitä hetkiä tarkistaaksesi mikrofonisi ja kaiuttimesi varmistaaksesi, etteivät ne aiheuta teknisiä ongelmia konferenssipuhelun ollessa täydessä vauhdissa. Tämä vähentää häiriöitä ja hankalia hetkiä vianetsintään.
Kolmanneksi harjoittele pientä ”neuvottelupuhelun” etikettiä. Mikään ei ole pelottavampaa kuin pelipurun rypistävä ääni tai taustamelun palaute. Pidä kuulokkeet valmiina, kannettava tietokone ladattu täyteen ja kaikki muut tarvitsemasi tavarat käsillä - miinus meluisa välipala! Kun olet viettänyt muutaman hetken järjestääksesi itsesi ja ympäristösi "neuvottelupuheluun valmiiksi", voit jättää hyvän ensivaikutelman tai jatkaa tuottavaa kokousta.
Esitteletkö tämän neuvottelupuhelun aikana? Isännöinti? Yhteisisäntä? Mikä on tämän synkronoinnin tarkoitus?
Kun olet määrittänyt roolisi, voit suunnitella etukäteen ja jakaa neuvottelupuhelun helposti sulavaksi muille osallistujille. Tietäen syyn siihen, miksi kaikki kokoontuvat yhteen, voit järjestää dynaamisen kokouksen oikeille ihmisille viipymättä tai monimutkaisesti.
Mieti, mitkä tiedostot on jaettava neuvottelupuhelun aikana. Pidä ne työpöydälläsi valmiina vetämään ja pudottamaan puheluun tai painamalla Näytön jakamisominaisuus näyttää osallistujille juuri sen, mitä näet näytölläsi.
Kun välität viestiäsi, välitä ajatuksesi selkeästi ja esitä havainnot tai esitys alun, keskivaiheen ja lopun kanssa. Joskus huomion kesto on vähissä, joten kun olet harjoitellut osan kokouksestasi etukäteen, voit selittää ideasi ja leikata helposti.
Olitpa mikä tahansa roolisi, vaikka vain tarkkailijana, suunnitellen etukäteen puhelun tarkoituksen ymmärtämistä ja takeawayn luomista, varmistat saumattoman kokouksen joka kerta.
Joskus neuvottelupuhelut voivat johtaa pitkiin keskusteluihin, varsinkin jos keskustelet korkean tason sisällöstä, ilmaiset mielipiteitä, aivoriihi luovia tavoitteita tai esität uraauurtavia ideoita.
Jotta kaikki pysyvät aikataulussaan, harkitse löysän reitin luomista ennen kokousta. Lähetä se osallistujille päivä tai kaksi eteenpäin, jotta he voivat pohtia tulevaa. Näin heillä on parempi käsitys siitä, mitä odottaa, ja he voivat valmistaa kysymyksiä tai olla valmiita palautteeseen ennen kokousta.
Vinkki: Kehota osallistujia kirjoittamaan muistiin mahdolliset kysymykset ja varaamaan loppuaika vastaamaan niihin. Jos aika loppuu, pyydä kaikkia liittämään kysymyksensä sähköpostiin, johon vastataan ja lähetetään myöhemmin päivällä. Tai käytä konferenssialustasi chat-ominaisuutta jakaaksesi kysymyksiä ja kommentteja reaaliajassa.
Ylityöhön minimoimiseksi kannattaa myös harkita, pitäisikö konferenssissasi olla videoneuvottelukomponentti. Tämä voisi toimia hyvin tilanteissa, joissa visuaaliset vihjeet auttavat päätöksenteossa, kuten virtuaalisen haastattelun aikana.
Seuraavassa kokouksessa yritä lyödä ennätys tallentaaksesi nyt ja katsoa myöhemmin, niin näet kuinka arvokas tämä ominaisuus on.
Tallenna kaikki kokouksessa tapahtunut niille, jotka eivät voi osallistua sovittuun neuvottelupuheluun. Se on täydellinen tapa käydä läpi kohokohdat, saada selkeyttä, poimia pieniä viisaudenhippuja tai nähdä, miten päädyit pisteestä A paikkaan B.
Kun tallennat neuvottelupuhelun, voit kiinnittää täyden huomiosi siihen, mitä tapahtuu edessäsi. Tee muistiinpanoista menneisyys, kun voit olla läsnä ja kuunnella täysin. Kun synkronointi on valmis, voit katsoa sitä ja valita tärkeät osat, jotka vaikuttavat sinuun ja työhösi.
Toinen tallennuksen etu; Saat täydellisen kuvan siitä, miten päätös tehtiin. Tallentamalla kokouksen alusta loppuun, sinulla on historia koko kehitysprosessista. Mitään ideoita tai kommentteja ei jätetä tiehen. Jokainen päätöksenteon vaihe, joka sai sinut sinne, missä olet, on käden ulottuvilla tutustumiseen ja keskusteluun.
Lopuksi kokousten tallenteet saavat aikaan vastuullisuutta osallistujien keskuudessa. Kun hankkeet ja muutokset kohdistetaan tiettyyn resurssiin, tallenne tarjoaa yksityiskohtia ja selkeyttä, ja sitä voidaan pitää suullisena ”karttana ja toimintasuunnitelmana” työn tekemiseksi.
Seuraava synkronointi, olipa kyseessä sitten pelkkä puhelinkokous tai videolla parannettu, on luottavainen tietäessään, että saat verkkokokouksesta yhtä paljon kuin henkilökohtaisesti.
Ei ole mitään syytä, miksi kasvava työvoima ei pysty pitämään viestintälinjoja auki - missä tahansa ja milloin tahansa. Pysy yhteydessä kaikkiin lähipiiristäsi uusiin työntekijöihin ja mahdollisiin asiakkaisiin kaikkialla maailmassa ilmaiset neuvottelupuhelutyökalut joka antaa sinulle mahdollisuuden pysyä yhteydessä.
Anna FreeConference.com tarjota kasvaville yrityksillesi sitä, mitä se tarvitsee hyvän työn tuottamiseen, kilpailukyvyn ylläpitämiseen ja viestinnän helppokäyttöisyyteen. Ilmaiset neuvottelupuhelupalvelut ja ilmaiset videoneuvottelupuhelut, voit pysyä kuulolla työvoimaasi täällä tai ulkomailla käyttämällä tekniikkaa, joka tarjoaa huippuluokan äänen ja erinomaisen kuvanlaadun. Virtuaalinen neuvottelupöytäsi on juuri kasvanut!
Luo FreeConference.com -tilisi ja pääset käsiksi kaikkeen, mitä yrityksesi tai organisaatiosi tarvitsee, kuten video- ja Näytön jakaminen, Puhelujen ajoitus, Automaattiset sähköpostikutsut, muistutukset, Ja enemmän.
