Virtuaalikokous ei todennäköisesti korvaa henkilökohtaisia tapaamisia kokonaan, mutta nopealla laajentumisella ja teknologian kehittämisellä yritykset leikkaavat virtuaalikokousten järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia, kun tiimin jäsenet ovat maantieteellisesti erillään. Vaikka tehokkaat kokoukset noudattavat yleensä samanlaista ohjetta, ne tekevät virtuaalista työtä online-kokoushuone voi tarjota ainutlaatuisen joukon haasteita – tässä on 3 bittiä neuvoja parhaiden virtuaalisten kokousten järjestämiseen.
Tämä voi koskea kokouksia yleensä, mutta virtuaalinen kokous voi olla alttiimpi keskittymisen tai tuottavuuden heikkenemiselle, jos tiimin jäsenet vain lukevat tekstiä toisilleen tai kuulevat aiheesta ensimmäistä kertaa. Anna vähän kotitehtäviä ja varmista, että esityslista on jaettu hyvissä ajoin ennen alkua, jotta ryhmän jäsenet voivat muokata ajattelutapaansa ja kehittää vauhtia virtuaaliseen neuvottelupuheluun.
Valmisteluun kuuluu myös teknisten näkökohtien tunteminen online-kokoushuone. Varmista, että kokous voi alkaa teknisistä vaikeuksista huolimatta, ja ole tarpeeksi kekseliäs neuvomaan tiimin jäseniä, joilla on teknisiä kysymyksiä.
Ryhmäkokousetiketti on tärkeämpi virtuaalisessa kokoushuoneessa kuin tavallinen kokous. Seuraavassa on muutamia sääntöjä, jotka on pantava täytäntöön: kieltäkää moniajo, jos tiimin jäsenet tekevät jotain muuta tai käyvät sivukeskustelun kokouksen alkaessa, konferenssipuhelu on hyödytön. Kaksi tapaa lähestyä tätä ongelmaa on kytkeä video päälle ja pois päältä ja mykistää tarpeettomat soittajat.
Anna jokaiselle tiimin jäsenelle mahdollisuus puhua, keskittyminen on jo vaikeaa ylläpitää säännöllisessä kokouksessa, tiimikokouksen etiketin on oltava erityisen houkutteleva, kun se on virtuaalista työtä tai muuten tuottavuus on vaarassa. Luo osallistava ilmapiiri, jossa tiimin jäsenet voivat vapaasti puhua ilman kritiikin tai keskeytysten pelkoa.
Normaalisti, kun henkilökohtainen kokous on ohi, ryhmän jäsenet kokoontuvat vesijäähdyttimen ympärille keskustelemaan siitä, mistä he pitävät ja mistä eivät pidä tapahtuneesta. Tämä voi olla saavuttamatonta videopuheluissa, koska osallistujat ovat fyysisesti erillään toisistaan, mutta se on tärkeää tiimille luottamuksen ja kemian rakentamiseksi.
Tähän on kaksi tapaa: yksi on virallistaa se; pyydä kaikkia antamaan palautetta kokouksesta ilman seurauksia, jotta voidaan edistää ryhmän avoimuutta. Toinen on epävirallinen lähestymistapa, kuten useimmat vedenjäähdytinpuheet ovat. Kirjaudu ulos moderaattoriksi kokouksen jälkeen ja anna ryhmän jäsenten puhua keskenään vielä 2 minuuttia. Liittymätön vuoropuhelu ja palaute voivat kehittää työsuhteita ja parantaa tulevien tiimikohtaisten käytäntöjä.
Luo FreeConference.com -tilisi ja pääset käsiksi kaikkeen, mitä yrityksesi tai organisaatiosi tarvitsee, kuten video- ja Näytön jakaminen, Puhelujen ajoitus, Automaattiset sähköpostikutsut, muistutukset, Ja enemmän.
