در حالی که جلسات برای تسهیل همکاری در طول جلسه پروژه مهم هستند ، اما می توانند زمان زیادی را هدر دهند. در حقیقت، اکثر مردم نیمی از جلساتی را که در آن شرکت می کنند "وقت تلف شده" می دانند. و این نه تنها آنها را ناامید می کند ، بلکه تمرکز بر روی کار مورد نظر را برای آنها سخت تر می کند.
در نتیجه ، بسیار مهم است که راههایی را برای م meetingsثرتر شدن جلسات پروژه خود بیابید. انجام این کار باعث می شود دیدگاه تیم شما به جلسات تغییر کند ، که این جلسات را به فضایی مفید برای افراد برای کمک گرفتن از مشکلات ، ارائه پیشنهادات به دیگران و دریافت به روزرسانی درباره وضعیت کلی پروژه تبدیل می کند.
گفتن این امر بسیار ساده تر از انجام دادن آن است ، بنابراین برای کمک به شما برای استفاده بیشتر از جلسه بعدی پروژه ، حتما از تاکتیک های جلسه زیر استفاده کنید.
اولین کاری که باید انجام دهید تا یک جلسه پروژه سازنده تر داشته باشید این است که تعیین کنید وقتی همه در یک اتاق هستند دقیقاً در مورد چه چیزی بحث خواهد شد. تنظیم یک دستور کار به شما در پاسخ به این سوال "این جلسه برای چیست؟" که به روشن شدن ضرورت یا عدم ضرورت ملاقات کمک می کند.
علاوه بر این ، مهم این است که شما این دستور کار را حداقل یک روز کامل قبل برای همه شرکت کنندگان در جلسه ارسال کنید. این به آنها کمک می کند تا در مورد موضوع جلسه ایده بگیرند ، و در صورتی که قصد دارید در مورد موضوعی جدید بحث کنید ، به افراد کمک می کند تا قبل از ورود به جلسه درباره مسائل فکر کنند.
در این مورد ، اگر چیز دیگری وجود دارد که دوست دارید مردم قبل از حضور در جلسه انجام دهند ، مطمئن شوید که آن را در دستور کار خود بیان کرده اید. به عنوان مثال ، اگر می خواهید آنها چیزی بخوانند ، یا اگر می خواهید برخی از داده ها را جمع آوری کنند ، بنابراین هوشمندانه است که به آنها بگویید این کار را از قبل انجام دهند تا بتوانید بلافاصله با شروع جلسه پروژه وارد شوید.
بخشی از آنچه باعث می شود یک جلسه بی نتیجه باشد ، بیش از زمان تعیین شده برای آن است. جلسات برای اهداف خاصی وجود دارد ، و اگر شروع به دور شدن از کار موردنظر کنید ، به آسانی زمان را به اتمام می رسانید و یا باید جلسه را تمدید کنید ، یا بدون رسیدن به هدف خود به پایان برسانید.
یک راه خوب برای جلوگیری از این اتفاق ، تعیین محدودیت زمانی برای هر مورد در دستور کار و پایبندی به آن است. اگر چیزی پیش آمد که باعث می شود زمان بیشتری را از دست بدهید ، آنگاه جدول بندی آن نقطه را در نظر بگیرید. شما همیشه می توانید جلسه دیگری را با گروه دیگری از افراد برنامه ریزی کنید تا بعداً آن را بررسی کنید. شکستن کار به این ترتیب همچنین به موفقیت بیشتر پروژه شما کمک می کند.
در نهایت ، شما همچنین می توانید از تایمرها برای کمک به رعایت محدودیت های زمانی و حفظ جلسه خود در برنامه استفاده کنید. انجام این کار نه تنها به شما در بهره وری بیشتر کمک می کند ، بلکه به تیم شما نشان می دهد که به وقت آنها احترام می گذارید و برای جلوگیری از اتلاف وقت هر کاری ممکن انجام دهید.
بخشی از کلید یک جلسه سازنده پروژه اطمینان از حضور افراد مناسب و فقط افراد مناسب است. هیچ چیز بدتر از گذراندن یک ساعت در جلسه ای نیست که نیازی به حضور در آن نداشته باشید ، و اگر این اتفاق بیفتد ، عمدتاً به این دلیل است که برگزار کننده جلسه وقت کافی را صرف پرسیدن اینکه چه کسی واقعاً نیاز به حضور دارد ، نکرده است.
برای کمک به شما در انجام این کار ، انواع مختلف جلساتی را که ممکن است داشته باشید در نظر بگیرید ، مانند:
ابزارهایی که استفاده می کنید همچنین نقش مهمی در تعیین میزان بهره وری جلسات شما ایفا می کند. به عنوان مثال ، اشتراک گذاری صفحه نمایش ، کنفرانس ویدئویی و تخته سفید همه شما را برای همکاری با افراد حاضر در اتاق آسان تر می کند و جلسه شما را کارآمدتر می کند. و همه این ابزارها و موارد دیگر توسط ارائه می شود FreeConference.com.
اهمیت داشتن ابزار مناسب حتی در محیط های کاری امروزی بیشتر است. بنابراین بسیاری از شرکت ها مکان های متعددی دارند یا به افراد اجازه می دهند کار از راه دور، یعنی مردم در شهرها یا کشورهای مختلف پخش شده اند. استفاده از فناوری مناسب می تواند به نظر برسد که همه در یک اتاق هستند و برگزاری یک جلسه پروژه سازنده را برای شما آسان تر می کند.
اطمینان حاصل کنید که تیم خود را در فرایند برنامه ریزی جلسه قرار دهید و از آنها بازخورد بگیرید تا بتوانید روند جلسه خود را بهبود بخشید. استفاده از تاکتیک هایی که در اینجا مورد بحث قرار گرفته است به شما کمک می کند تا جلسات خود را از اتلاف وقت مزاحم به فرصت هایی برای همکاری و نوآوری تبدیل کنید.
درباره نویسنده: کوین کانر کارآفرینی است که صاحب مشاغل متعددی از جمله است جستجوی پهنای باند، سرویسی که به مردم و مشاغل کمک می کند بهترین اینترنت پهن باند را پیدا کنند. اداره و توسعه مشاغل خود شامل برنامه ریزی و مدیریت پروژه گسترده است و کوین دوست دارد تجربیات خود را با دیگران به اشتراک بگذارد تا به آنها در موفقیت کمک کند.
[شناسه ninja_form = 7]
حساب FreeConference.com خود را ایجاد کنید و به همه چیزهایی که برای پیشرفت کسب و کار یا سازمان خود نیاز دارید دسترسی پیدا کنید ، مانند ویدیو و اشتراک گذاری صفحه, زمانبندی تماس, دعوت نامه های ایمیل خودکار ، یادآوری ها، و بیشتر.
