چگونه یک تماس کنفرانسی خوب داشته باشیم

ملاقات حضوری به طور سنتی م effectiveثرترین و مطمئن ترین راه برای تشکیل جلسه بوده است ، اما با افزایش و افزایش نیروی کار در سراسر جهان ، تماس های کنفرانسی بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارد. اگر شما یک گروه بزرگ یا کوچک برای وسعت کسب و کار هستید ، نیازهای منحصر به فرد شما نیاز به ارتباط روشن و مختصر دارد.

یک تماس کنفرانسی را به عنوان یک میز کنفرانس مجازی در نظر بگیرید که در آن همه افراد برای شرکت در مکالمه صرف نظر از جایی که هستند در دسترس هستند. تماس های کنفرانسی همکاری گروهی را تسهیل می کند و جایگزین کاملی برای ملاقات حضوری است و در زمان رفت و آمد ، هزینه سفر و اقامت شما صرفه جویی می کند.

اما چگونه می توانید یک تماس کنفرانسی خوب داشته باشید ، همانطور که بدون حضور فیزیکی به همان اندازه شخصی ، مولد و خلاق باشید؟ در این پست ، ما نکات اصلی برای انجام ملاقات های تلفنی بدون درد را بررسی می کنیم ، خواه این اولین تماس کنفرانسی شما باشد یا به دنبال راه هایی برای بهبود هرگونه تماس مهم از این به بعد باشید!

به موقع و سازماندهی شده برای مبتدیان باشید

درست مانند هر جلسه ای که شخصاً برگزار می شود ، وقت شناسی یک انتظار است. ظاهر شدن به موقع یا حتی کمی قبل از شروع برنامه ریزی شده از جهات مختلف قابل ملاحظه است.

ابتدا ، به شما فرصت می دهد تا وارد اتاق جلسه شوید و با تنظیمات آشنا شوید. نگاهی به اطراف بیندازید تا ببینید دکمه بی صدا کجاست و هرگونه ویژگی اضافی را که ممکن است در حین تماس شما استفاده شود ، امتحان کنید. ببینید ویژگیهایی که بیشتر از آنها استفاده خواهید کرد در کجا قرار دارند. "شروع" ، "برنامه ریزی" و غیره

نکته: هنگام ورود به جلسه به پخش موسیقی توجه کنید؟ این نشان می دهد که شما در مکان مناسب هستید و یک ویژگی متفکرانه است که به مهمانان آنلاین نشان می دهد که تماس به زودی شروع می شود.

ثانیاً ، از این چند لحظه برای بررسی میکروفون و بلندگوهای خود استفاده کنید تا مطمئن شوید وقتی تماس کنفرانسی در حال نوسان است هیچ مشکل فنی وجود ندارد. این کار اختلال را کاهش می دهد و لحظات ناخوشایندی که برای عیب یابی صرف شده است.

سوم ، یک آداب کوچک "تماس کنفرانسی" را تمرین کنید. هیچ چیز تکان دهنده تر از صدای چروک زدن یک کیسه چیپس یا بازخورد ناشی از سر و صدای پس زمینه وجود ندارد. هدست خود را آماده کنید ، لپ تاپ شما کاملا شارژ شده و هر وسیله دیگری که ممکن است به آن نیاز داشته باشید - به غیر از میان وعده پر سر و صدا! صرف چند لحظه برای سازماندهی خود و محیط اطراف خود برای آماده بودن برای تماس برای کنفرانس ، شما را مجبور می کند تا اولین تاثیر خوب را بر جای بگذارید یا یک جلسه پربار را ادامه دهید.

آمادگی داشته باشید

آیا در طول این کنفرانس تماس ارائه می دهید؟ میزبانی؟ میزبانی مشترک؟ هدف از این همگام سازی چیست؟

هنگامی که نقش خود را مشخص کردید ، می توانید از قبل برنامه ریزی کرده و تماس کنفرانسی را تجزیه کنید تا برای سایر شرکت کنندگان به راحتی قابل هضم باشد. با دانستن دلیل اینکه چرا همه دور هم جمع می شوند ، می توانید بدون تأخیر یا پیچیدگی یک جلسه پویا برای افراد مناسب تهیه کنید.

در نظر بگیرید که کدام فایلها باید در طول کنفرانس به اشتراک گذاشته شوند. آنها را روی دسکتاپ آماده کنید تا در تماس بکشید و رها کنید یا ضربه بزنید قابلیت اشتراک گذاری صفحه تا دقیقاً آنچه را که روی صفحه خود مشاهده می کنید به شرکت کنندگان نشان دهید.

هنگام ارائه پیام خود ، افکار خود را به وضوح منتقل کنید و یافته ها یا ارائه خود را با یک شروع ، یک وسط و یک پایان ارائه دهید. گاهی اوقات دامنه توجه کوتاه می شود ، بنابراین با تمرین پیش از موعد جلسه خود ، می توانید ایده خود را توضیح دهید و با خیال راحت به دنبال آن بروید.

نقش شما هر چه که باشد ، حتی اگر فقط به عنوان یک ناظر ، برنامه ریزی برای درک هدف از تماس و برپایی مراسم آماده شدن شما را تضمین می کند که هر بار یک جلسه بدون وقفه برگزار می کنید.

به دستور کار پایبند باشید

گاهی اوقات تماس های کنفرانسی می تواند منجر به مکالمات طولانی شود ، به ویژه اگر در مورد محتوای سطح بالا بحث می کنید ، نظرات خود را بیان می کنید ، اهداف خلاقانه را مورد بحث قرار می دهید یا ایده های پیشگامانه ارائه می دهید.

برای اطمینان از اینکه همه افراد بر اساس برنامه خود عمل می کنند ، قبل از جلسه یک برنامه سفر اشتباه انتخاب کنید. آن را یک یا دو روز قبل برای شرکت کنندگان ارسال کنید تا آنها بتوانند در مورد آنچه که در آینده اتفاق می افتد صحبت کنند. به این ترتیب ، آنها تصور بهتری از انتظارات خود خواهند داشت و می توانند سوالات را آماده کرده یا آماده بازخورد قبل از جلسه باشند.

نکته مفید: از شرکت کنندگان بخواهید هر گونه س questionsالی که پیش می آید را یادداشت کنند و در پایان بخشی از زمان را برای پاسخ دادن به آنها اختصاص دهند. اگر زمان تمام شد ، به سادگی از همه بخواهید تا س questionال خود را در ایمیلی وارد کنند که در روز بعد پاسخ داده می شود و ارسال می شود. یا از ویژگی چت در بستر کنفرانس خود برای به اشتراک گذاشتن سوالات و نظرات در زمان واقعی استفاده کنید.

همچنین ، برای کمک به حداقل رساندن اضافه کاری ، شاید ارزش این را داشته باشد که آیا کنفرانس شما باید جزء ویدئو کنفرانس را شامل شود. این می تواند در شرایطی مفید واقع شود که نشانه های بصری در تصمیم گیری مانند مصاحبه مجازی مفید باشد.

تماس کنفرانسی را ضبط کنید

جلسه بعدی ، سعی کنید ضبط را ضربه بزنید تا اکنون ذخیره شود و بعداً تماشا کنید ، خواهید دید که این ویژگی چقدر ارزشمند است.

هر آنچه در جلسه اتفاق افتاده را برای کسانی که نمی توانند در یک کنفرانس برنامه ریزی شده شرکت کنند ، ثبت کنید. این یک راه عالی برای گذراندن نکات برجسته ، وضوح ، انتخاب قطعات خرد کوچک یا مشاهده نحوه رسیدن شما از نقطه A به B است.

هنگامی که یک تماس کنفرانسی را ضبط می کنید ، می توانید توجه کامل خود را به آنچه قبل از شما اتفاق می افتد ، توجه کنید. وقتی می توانید حضور داشته باشید و به طور کامل گوش دهید ، یادداشت برداری را به گذشته تبدیل کنید. پس از اتمام همگام سازی ، می توانید آن را تماشا کرده و قسمتهای مهمی را که بر شما و کار شما تأثیر می گذارد انتخاب کرده و انتخاب کنید.

یکی دیگر از مزایای ضبط ؛ تصویر کاملی از نحوه تصمیم گیری دریافت می کنید. با ثبت ملاقات از ابتدا تا انتها ، شما سابقه کامل فرایند توسعه را دارید. هیچ ایده یا نظری در حاشیه راه باقی نمی ماند. هر مرحله از تصمیمی که شما را به جایی رساند که در اختیار دارید ، در اختیار شما قرار گرفته و می توانید در مورد آن بحث و گفتگو کنید.

در نهایت ، ضبط جلسه باعث ایجاد مسئولیت در بین شرکت کنندگان می شود. هنگامی که پروژه ها و اصلاحات به منبع خاصی اختصاص می یابد ، ضبط جزئیات و وضوح را ارائه می دهد و می تواند به عنوان "نقشه و برنامه عملی" شفاهی برای انجام کار در نظر گرفته شود.

از اینجا به بعد ، فقط چیزی به عنوان یک کنفرانس خوب وجود دارد.

همگام سازی بعدی شما ، چه صرفاً ملاقات تلفنی باشد و چه تقویت ویدیو ، با اطمینان از اینکه از یک جلسه آنلاین به همان اندازه که به صورت حضوری دریافت می کنید ، اطمینان حاصل می کنید.

هیچ دلیلی وجود ندارد که نیروی کار رو به رشد شما نتواند خطوط ارتباطی را باز نگه دارد - در هر زمان و هر زمان. با همه از تیم فوری خود گرفته تا استخدام های جدید و مشتریان احتمالی در گوشه و کنار جهان در ارتباط باشید ابزار تماس رایگان کنفرانسی که به شما قدرت می دهد تا در ارتباط باشید

اجازه دهید FreeConference.com آنچه را که برای تولید کار خوب ، رقابت پذیری و استفاده آسان از ارتباطات لازم است به مشاغل در حال رشد شما ارائه دهد. با خدمات تماس رایگان کنفرانسی و تماسهای ویدئویی رایگان، می توانید با نیروی کار خود ، در اینجا یا در خارج از کشور ، با استفاده از فناوری که صوت درجه یک و کیفیت ویدئویی عالی را ارائه می دهد ، در ارتباط باشید. میز تماس کنفرانسی مجازی شما کاملاً بزرگتر شد!