کلید اجرای یک جلسه رسمی م isثر ، برنامه ای دقیق است. هنگامی که با نوشتن دستور کار از قبل با اطلاعات دقیق در مورد جلسه زودتر آماده می شوید ، نه تنها در وقت خود برای همه شرکت کنندگان صرفه جویی می کنید ، بلکه احتمال موفقیت بیشتر است.
در اینجا 5 مورد است که همیشه باید هنگام ایجاد یک دستور جلسه م effectiveثر در نظر بگیرید:
این ممکن است مهمترین بخش دستور کار باشد. هدف جلسه و نتیجه یا تصمیمی را که امیدوارید در پایان به آن برسید ، مشخص می کند. این به همه افراد درگیر اجازه می دهد تا درک روشنی از آنچه شما در تلاش برای دستیابی به آن هستید و چرا مشارکت آنها ارزشمند است داشته باشند.
وقتی دستور کار شامل شروع با هدف باشد ، بیشتر بر نتیجه نهایی تمرکز می کنید. در حالی که بقیه دستور جلسه را ایجاد می کنید ، کارآیی جلسه خود را حتی قبل از شروع افزایش دهید.
پس از مشخص شدن هدف جلسه ، لیستی از موضوعات مهم را برای بحث آماده کنید.
هر موضوع بحث باید در دستیابی به هدف جلسه کمک کند. لیست می تواند مختصر باشد اما باید به اندازه کافی دقیق باشد تا اعضای تیم بتوانند خود را برای جلسه تیم آماده کنند تا مشارکت موثری داشته باشند.
یک روش رایج این است که هر موضوع را به عنوان یک سوال قرار دهید. این روند فکر را برای شرکت کنندگان شما آغاز می کند و بررسی نسبیت آن با هدف جلسه را ارائه می دهد.
هر مبحث باید دارای صاحب و مدت زمان مشخصی برای پوشش موضوع باشد. مالکیت موضوع پاسخگویی را ارائه می دهد. یک بازه زمانی ، جلسه را طبق برنامه نگه می دارد. دستور جلسه رایگان ما را از اینجا بارگیری کنید: بارگیری برنامه جلسه FreeConference
این چالش نه وقتی تصمیم می گیرد که چه کسی را دعوت کند ، بلکه چه کسی را دعوت نمی کند. فقط افرادی که واقعاً نیاز به حضور در جلسه دارند باید در این لیست باشند.
اگر اهداف جلسه خود را تعیین کرده اید و موضوعات جلسه را تعیین کرده اید ، باید پایه خوبی برای همکاری داشته باشید تا لیست شرکت کنندگان خود را نهایی کنید. با در نظر گرفتن این موضوع ، هنگام در نظر گرفتن هر یک از شرکت کنندگان در جلسه ، سه سوال از خود بپرسید. اگر به هر یک از س questionsالات پاسخ مثبت دادید ، او را به لیست موارد دستور کار اضافه کنید:
اگر مطمئن نیستید ، حضور او را اختیاری کنید. همیشه می توانید به جای آن خلاصه ، ضبط یا رونویسی پس از جلسه را ارسال کنید. صورت جلسه از یک یادداشت بردار ، همیشه لازم نیست.
یکی از بزرگترین شکایات در مورد جلسات تجاری اتلاف وقت است. هنگامی که همگام سازی ها در حدود 30 دقیقه بمانند ، مدیریت جلسات آسان تر می شود. بدون اتلاف وقت یا از دست دادن نتایج ، به وقت همکاران خود احترام بگذارید.
پیگیری به همان اندازه مهم است که خود جلسه. در پایین الگوی دستور جلسه، مفید است که بخشی را شامل شود که در آن شرکت کنندگان بتوانند یادداشت برداری کنند، موارد اقدام، تصمیم گیری ها و نکات مهم را مستند کنند. داشتن این بخش، نتیجه‌گیری‌های انجام شده در جلسه را سازمان‌دهی می‌کند و به شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهد تا فرآیندی را که باید بعد از آن انجام شود، تجسم کنند.
موضوعات غیر منتظره ای می تواند در طول جلسه ایجاد شود که تمرکز آنها را از هدف نهایی دور می کند. برای ماندن در مسیر درست و به موقع ، بحث خارج از موضوع را در "پارکینگ" ، معمولاً در پایان دستور کار ، "پارک" کنید تا خارج از جلسه قبلی دوباره ملاقات کنید. اصطلاح رایج دیگر برای این عبارت "اجازه دهید این را آفلاین کنیم" است.
این امر به ویژه اهمیت دارد اگر شرکت کنندگان از راه دور در جلسه شما شرکت کنند. اطمینان حاصل کنید که تمام جزئیات کنفرانس به وضوح مشخص شده و صحیح است ، از جمله شماره های شماره گیری ، کد دسترسی و هرگونه پیوند به اتاق جلسات آنلاین شما.
یا ، یک جلسه با FreeConference.com ایجاد کنید و جزئیات کنفرانس در همه دعوت ها و یادآوری ها ، همراه با دستور کار جلسه ، ذکر شده است.
اخطار قبلی به شرکت کنندگان زمان می دهد تا خود را برای جلسه هیئت مدیره آماده کنند و اطمینان حاصل کنند که هیچ گونه تعارضی در برنامه خود ندارند.
اخطار قبلی به شرکت کنندگان زمان می دهد تا خود را برای جلسه آماده کنند و اطمینان حاصل کنند که هیچ گونه تعارضی در برنامه خود ندارند.
حساب FreeConference.com خود را ایجاد کنید و به همه چیزهایی که برای پیشرفت کسب و کار یا سازمان خود نیاز دارید دسترسی پیدا کنید ، مانند ویدیو و اشتراک گذاری صفحه, زمانبندی تماس, دعوت نامه های ایمیل خودکار ، یادآوری ها، و بیشتر.
