Kuidas korraldada produktiivsemat projektikoosolekut

Kuigi koosolekud on projektikohtumise ajal koostöö hõlbustamiseks olulised, võivad need olla tohutu ajaraisk. Tegelikult, enamik inimesi peab umbes pooltel koosolekutel „raisatud aega” ja see mitte ainult ei frustreeri neid, vaid raskendab ka nende ülesande täitmisele keskendumist.
Selle tulemusel on ülioluline leida viise, kuidas oma projektikohtumisi produktiivsemaks muuta. See aitab muuta seda, kuidas teie meeskond kohtumistele vaatab, mis muudab need koosolekud inimestele kasulikuks ruumiks probleemide korral abi otsimiseks, teistele soovituste pakkumiseks ja projekti üldise oleku kohta värskenduste saamiseks.
Seda on lihtsam öelda kui teha, nii et järgmisest projektikohtumisest maksimaalse kasu saamiseks kasutage kindlasti järgmist koosoleku taktikat.

Koostage päevakava ja levitage seda

Kõige produktiivsema projektikoosoleku korraldamiseks peate kõigepealt kindlaks määrama, mida täpselt arutatakse, kui kõik on samas ruumis. Päevakorra koostamine aitab teil vastata küsimusele „milleks see koosolek on?” mis aitab selgitada, kas kohtumine on tõepoolest vajalik või mitte.
Lisaks on oluline saata see päevakord kõigile koosoleku osalejatele vähemalt üks päev ette. See aitab neil ettekujutust sellest, millest koosolek koosneb, ja juhul, kui hakkate midagi uut arutama, aitab see inimestel enne koosolekule asumist asjade üle järele mõelda.
Kui soovite veel midagi, mida inimesed tahaksid enne koosolekule tulekut teha, siis öelge seda kindlasti oma päevakavas. Näiteks kui soovite, et nad midagi loeksid või kui nad koguksid andmeid, on mõistlik öelda, et nad teeksid seda eelnevalt, et saaksite projekti koosoleku alguses kohe sisse hüpata.

Määrake ja pidage kinni ajapiirangutest

Osa sellest, mis muudab koosoleku ebaproduktiivseks, on selleks ettenähtud aja ületamine. Koosolekud toimuvad kindlatel eesmärkidel ja kui hakkate käsilolevast ülesandest kõrvale kalduma, siis on lihtne aeg otsa saada ja peate koosolekut pikendama või lõpetama ilma eesmärki täitmata.
Hea võimalus selle vältimiseks on määrata igale päevakorrapunktile ajapiirang ja sellest kinni pidada. Kui ilmneb midagi, mis põhjustab teile määratud aja ületamist, kaaluge selle punkti esitamist; saate alati planeerida teise kohtumise teise inimrühmaga, et see hiljem üle vaadata. Sellise töö katkestamine aitab muuta teie projektimeeskonna edukamaks.
Lõpuks võite kasutada ka taimerit, mis aitab teil kinni pidada ajapiirangutest ja hoida oma koosolekut ajakavas. See mitte ainult ei aita teil olla produktiivsem, vaid näitab ka teie meeskonnale, et austate nende aega ja teete kõik endast oleneva, et seda mitte raisata.

Hankige õiged inimesed tuppa

Osa tootliku projektikohtumise võtmest on veenduda, et kohal on õiged inimesed ja ainult õiged inimesed. Pole midagi hullemat, kui veeta tund koosolekul, kus te ei pidanud osalema, ja kui see juhtub, siis suuresti seetõttu, et koosoleku korraldaja ei kulutanud piisavalt aega küsimusele, kes seal tegelikult viibima peab.
Selleks, et aidata teil seda teha, kaaluge erinevat tüüpi koosolekuid, näiteks:

• Otsustuskoosolekud: Selle kohtumise eesmärk on teha koostööd ja leida parim tee edasi ning see tähendab, et kohal peaksid olema ainult need, kes mõistavad projekti tervikuna. Kõik teised on lihtsalt ekstra ja see muudab kohtumise mõttetuks.
• Töökoosolekud: Need toimuvad siis, kui inimesed peavad teatud ülesande täitmisel koostööd tegema ja koosolekul peavad osalema ainult need, kes vastutavad selle ülesande täitmise eest.
• Tagasiside kohtumised: Need annavad juhtidele võimaluse oma meeskonnalt kuulda, mis töötab ja mis mitte. Neid on hea kasutada kogu projekti elutsükli vältel, et inimesed saaksid julgelt sõna võtta, kui midagi ei lähe hästi. Ja olenevalt teie meeskonna suurusest on see ainus kohtumisviis, kus kõigil võib olla vaja kohal olla.

Kasutage õigeid tööriistu

Kasutatavad tööriistad mängivad samuti olulist rolli teie koosolekute produktiivsuse määramisel. Näiteks ekraani jagamine, videokonverentsid ja tahvlid hõlbustavad teil ruumis olevate inimestega koostööd teha, muutes koosoleku tõhusamaks. Ja kõiki neid tööriistu ja palju muud pakub FreeConference.com.
Tänapäeva töökohtadel on õigete tööriistade olemasolu veelgi olulisem. Nii paljudel ettevõtetel on mitu asukohta või nad lubavad inimestel seda teha töötada eemalt, mis tähendab, et inimesed asuvad erinevates linnades või riikides. Õige tehnoloogia kasutamine võib tekitada mulje, nagu oleksid kõik samas ruumis, mistõttu on teil lihtsam produktiivset projektikoosolekut pidada.

Muutke oma järgmine projektikoosolek

Kaasake kindlasti oma meeskond koosolekute planeerimise protsessi ja koguge neilt tagasisidet, et saaksite oma koosolekuprotsessi täiustada. Siin käsitletud taktikate kasutamine aitab teil muuta kohtumised tüütust ajaraiskamisest koostöövõimalusteks ja uuendusteks.

Autori kohta: Kevin Conner on ettevõtja, kellele kuulub mitu ettevõtet, sealhulgas Broadband Search , mis on teenus, mis on pühendatud inimeste ja ettevõtete abistamisele parima hinna ja kvaliteedi suhtega lairibaühenduse leidmisel. Tema ettevõtete juhtimine ja kasvatamine hõlmab ulatuslikku projektiplaneerimist ja -juhtimist ning Kevinile meeldib oma kogemusi teistega jagada, et aidata neil edu saavutada.