¿Cuáles son las 5 etapas de la gestión de proyectos?

Hacer que un proyecto despegue requiere un sistema de procesos e individuos talentosos para realizar el trabajo. En términos básicos, ¡no es una hazaña simple!

Confiando en videoconferencia colaborar con múltiples equipos e individuos requiere organización e implementación eficiente de la gestión de proyectos en varias oficinas, departamentos y cadenas de mando. La cohesión, la comunicación y la centralización son factores clave. Sea quien sea con quien esté tratando, ya sea una parte interesada, un cliente o un empleado, hay muchas partes móviles a tener en cuenta desde la concepción hasta la entrega.

Todos y cada uno de los proyectos requieren un conocimiento exhaustivo sobre el ciclo de vida del proyecto. Saber cómo funciona cada fase proporciona información valiosa sobre cómo abordarla. Pero, ¿cómo funciona la videoconferencia para potenciar su proceso? Echemos un vistazo a través del marco de las 5 etapas de la gestión de proyectos.

Es responsabilidad del gerente de proyecto conocer, planificar y construir el "despegue" del proyecto al tener un conocimiento profundo de los cinco pasos de la administración del proyecto. Esto funciona para proporcionar un plano claro y conciso de cómo la idea pasará de lo abstracto a lo concreto. Desarrollado por el Project Management Institute (PMI), las 5 fases para que cualquier proyecto se realice son las siguientes:

1. Iniciación
La primera de la fase del ciclo de vida, la iniciación requiere una reunión inicial que involucra al cliente y a los inversores. Aquí es donde se discuten las metas, objetivos, dudas, inquietudes y cualquier pensamiento e idea inicial. Cuando los tomadores de decisiones no se encuentran en un solo lugar, puede confiar en configurar una reunión en línea para un chat de video o una conferencia telefónica para discutir los siguientes puntos de conversación:

• ¿Quiénes son los inversores y las partes interesadas?
• ¿Cuál es la visión y misión empresarial?
• ¿Cuál es la línea de tiempo estimada?
• ¿Cuáles son algunos de los riesgos involucrados?
• ¿Qué presupuesto y recursos están disponibles?

2. Planificación
Una vez planteados y acordados los objetivos, se puede comprender mejor una idea más clara del resultado final. Trabajar hacia atrás para visualizar y formular un conjunto de planes para que todos los sigan guía al equipo desde la fase de inicio hasta su finalización.

Realice reuniones en línea para:

• Reúna equipos
• Transmitir detalles esenciales
• Establecer metas y objetivos del proyecto

La fase de planificación es fundamental para desglosar los siguientes 5 componentes:

• Diseñar una estructura de proyecto
• Crear documentos de flujo de trabajo
• Estimación de presupuestos entre departamentos
• Recopilación, asignación y designación de recursos.
• Evaluación del riesgo

3. Ejecución
Los líderes de equipo y los gerentes de proyectos se ponen en movimiento para crear entregables, ser el intermediario para los clientes, realizar tareas, implementar procesos y más. La comunicación directa en todas las partes del proyecto es necesaria y vital para el éxito de hacer realidad la idea.

Esencial para la fase de ejecución:

• Reuniones frecuentes
  Mantenerse al tanto de los equipos con reuniones en línea programadas ayuda a que el proyecto sea breve y encaminado. La comunicación oportuna y clara a través de videoconferencias o conferencias telefónicas garantiza menos puntos ciegos, un mejor trabajo en equipo y un movimiento más rápido de los elementos en proceso.
• Transparencia
  Evite posibles bloqueos cuando se trata de obstáculos fácilmente evitables como programar, contratar, invitar a participantes a reuniones y establecer quién es responsable de qué tarea integrando otras herramientas digitales como Slack, Outlook y Google Calendar en su plataforma de videoconferencia.
• Manejo de conflictos
  Es probable que surjan problemas. Mitigue los sucesos invitando a los que están en los equipos de “primera línea” a hablar y expresar sus preocupaciones, cuellos de botella o cualquier cosa que pueda representar una debilidad en la cadena.
• Informe de progreso
  Actualizaciones periódicas compartidas durante un reunión de pie, la sesión de grupo o el chat de video funcionan para mantenerse a la vanguardia e identificar problemas antes de que sucedan.

4. Seguimiento y control
Si no puede medirlo, no puede administrarlo. Esta fase requiere verificar para asegurarse de que todo esté alineado con lo acordado previamente. ¿Cuáles son los indicadores clave de desempeño? ¿Qué se necesita implementar para cumplir con los plazos y los parámetros financieros?

Mantenga reuniones en línea con actores clave para controles de rutina, revisiones e informes de desempeño. Puede conducir a distancia presentaciones a través de videoconferencias que incluyen flujos de trabajo, documentos y archivos importantes, y todo lo que necesite ser compartido y difundido.

5. Cierre
Cerrar el proyecto es tan importante como iniciarlo. También conocida como la fase de "seguimiento", es alrededor de este momento cuando el proyecto terminado está listo para ser lanzado al público. El enfoque principal aquí es el lanzamiento y la entrega del producto.

Es fundamental que un gerente de proyecto evalúe la vida útil del proyecto de principio a fin mediante:

1. Investigación del desempeño del proyecto
   ¿Todos los equipos alcanzaron sus metas y marcadores? ¿Se llevó a cabo el proyecto dentro del presupuesto y los plazos? ¿El proyecto resolvió algún problema? Abordar estas preguntas y más ayuda para evaluar si el proyecto fue exitoso o no.
2. Observando el desempeño del equipo
   El desempeño de los miembros del equipo se puede profundizar más individualmente para evaluar el éxito dentro del grupo. Los controles de calidad, los KPI y las reuniones en línea funcionan para proporcionar una visión más clara del rendimiento.
3. Evaluación y documentación del cierre del proyecto
   Una presentación completa que compila los documentos de respaldo que muestran el crecimiento del proyecto desde la concepción hasta la entrega garantiza una finalización adecuada para los clientes y las partes interesadas.
4. Solicitud de revisiones
   Una evaluación final del proyecto proporciona una mirada más cercana a las fortalezas y debilidades, desde el principio hasta el final. Encuentre ideas y aprenda lecciones para la próxima vez.
5. Repasar el presupuesto
   Ser capaz de identificar la pérdida presupuestaria, así como los recursos intactos, proporciona una mejor comprensión del éxito (o del fracaso) y ayuda a gestionar el despilfarro.

Algunos puntos de conversación de reuniones en línea incluyen:

• ¿Cuáles fueron las conclusiones del proyecto?
• ¿Cuáles son las oportunidades de crecimiento? Mejora
• ¿Cuáles fueron algunas de las fortalezas y debilidades exhibidas durante el proceso?

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