Para los profesionales de todo tipo, las conferencias telefónicas pueden ser una prueba (sorprendentemente) estresante. A diferencia de las reuniones cara a cara tradicionales en las que puede confiar en parte en el lenguaje corporal y otras señales visuales para ayudar con la comunicación, su éxito con las conferencias telefónicas depende casi por completo de qué tan bien se conduzca por teléfono. Si eres liderando una conferencia telefónica o participar en una entrevista telefónica, esto puede aumentar la presión que siente para asegurarse de que cada palabra que sale de su boca sea perfecta. Pero no temas, llamadas de conferencia, la ansiedad de las llamadas de conferencia es muy común y se puede tratar siguiendo estos pasos:
¡No se sorprenda con su conferencia telefónica!
Incluso si por lo general es uno de esos tipos de personas que “siguen la corriente”, preparar un bosquejo aproximado de lo que planea decir con anticipación puede ayudarlo a sentirse más preparado y seguro al unirse a un conferencia. Si es un participante, cree una lista de cinco a diez puntos de conversación o respuestas a preguntas que anticipa que surgirán durante la llamada. Si está liderando la llamada, tome el control desde el principio repasando la agenda con las otras personas que llaman al comienzo de su conferencia para que todos sepan el orden de los temas que se discutirán.
Las cosas son diferentes cuando te diriges a un grupo de personas por teléfono. Si bien las charlas triviales y las bromas pueden ser buenas para aligerar el estado de ánimo y establecer una buena relación durante las reuniones cara a cara, el humor generalmente no funciona tan bien por teléfono. Con varias personas al teléfono que no pueden verse entre sí, el humor, junto con cualquier sentido de la comedia, puede perderse fácilmente. Para evitar cualquier confusión o malentendidos potencialmente incómodos que puedan resultar de una broma mal sincronizada, es mejor atenerse al guión, por así decirlo, y mantener la conversación dentro del tema en todo momento.
Otro método para vencer la ansiedad de las conferencias telefónicas es practicar y prepararse para su próxima llamada de antemano. Realizar una conferencia telefónica de práctica con un amigo o colega es lo mejor para familiarizarse con el procedimiento de la conferencia telefónica y ensayar lo que planea decir para su próxima llamada. Si dominar el arte de la teleconferencia es algo en lo que siente la necesidad de trabajar, es posible que desee considerar grabación de llamadas de conferencia. Grabar una llamada no solo le brinda la oportunidad de escuchar y revisar su llamada en un momento posterior, sino que garantiza que tenga un registro de todo lo que se discutió durante la llamada para su referencia futura.
Independientemente de quién esté al otro lado, al final del día, una llamada de conferencia es una llamada de conferencia. Si bien siempre es una buena idea prepararse para cualquier tipo de reunión, tropezar con una palabra o dos no será el fin del mundo. Prepare sus puntos de conversación, respire hondo o dos y llame a la hora acordada. Recuerde: ya sea que esté dirigiendo la llamada o sea un invitado invitado, participará en la conferencia porque es una persona inteligente y capaz con algo valioso que contribuir.
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