Cómo tener una buena conferencia telefónica

Una reunión en persona ha sido tradicionalmente la forma más efectiva y confiable de convocar, pero con la fuerza laboral creciendo y extendiéndose en todo el mundo, las conferencias telefónicas son más importantes que nunca. Si es un grupo grande o una empresa pequeña o mediana, sus necesidades únicas requieren una comunicación clara y concisa.

Piense en una llamada de conferencia como una mesa de conferencias virtual donde todos están disponibles para participar en la conversación sin importar dónde se encuentren. Las conferencias telefónicas facilitan la colaboración en grupo y son una alternativa perfecta a las reuniones en persona, lo que le permite ahorrar tiempo de viaje, gastos de viaje y alojamiento.

Pero, ¿cómo se puede tener una buena teleconferencia, una que sea tan agradable, productiva y creativa sin estar físicamente allí? En esta publicación, cubriremos los mejores consejos para llevar a cabo reuniones telefónicas sin problemas, ya sea que esta sea su primera llamada de conferencia o si está buscando formas de mejorar todas las llamadas importantes de aquí en adelante.

Sea puntual y organizado para empezar

Como en cualquier reunión presencial, la puntualidad es una expectativa. Llegar a tiempo o incluso un poco antes del inicio programado es considerado de muchas maneras.

Primero, le da un momento para ingresar a la sala de reuniones y familiarizarse con la configuración. Eche un vistazo a su alrededor para ver dónde está el botón de silencio y pruebe las funciones adicionales que podrían ser útiles durante su llamada. Vea dónde se encuentran las funciones que más utilizará; "Inicio", "Programación", etc.

Consejo profesional: ¿Observa la música de espera cuando ingresa a una reunión? Esto significa que está en el lugar correcto y es una característica bien pensada que indica a los huéspedes que se conecten en línea que la llamada comenzará en breve.

En segundo lugar, utilice estos momentos para comprobar el micrófono y los altavoces y asegurarse de que no haya dificultades técnicas una vez que la conferencia telefónica esté en pleno apogeo. Esto reducirá las interrupciones y los momentos incómodos dedicados a la resolución de problemas.

En tercer lugar, practique un poco de etiqueta de "conferencia telefónica". No hay nada más discordante que el sonido crujiente de una bolsa de papas fritas o la respuesta del ruido de fondo. Tenga sus auriculares listos, su computadora portátil completamente cargada y cualquier otro artículo que pueda necesitar a mano, ¡menos el ruidoso bocadillo! Si ha dedicado unos momentos a organizarse a sí mismo y a su entorno para estar "preparado para conferencias telefónicas", podrá dejar una buena primera impresión o llevar a cabo una reunión productiva.

Estar preparado

¿Está presentando durante esta conferencia telefónica? Hosting? ¿Co-hosting? ¿Cuál es el propósito de esta sincronización?

Una vez que haya establecido su función, puede planificar con anticipación y dividir la llamada de conferencia para que sea fácilmente digerible por otros participantes. Sabiendo la razón por la que todos se están uniendo, puede proporcionar una reunión dinámica para las personas adecuadas sin demoras ni complicaciones.

Considere qué archivos deberán compartirse durante la conferencia telefónica. Téngalos en su escritorio listos para arrastrar y soltar en la llamada o presione el Función para compartir pantalla para mostrarles a los participantes exactamente lo que está viendo en su pantalla.

Al entregar su mensaje, transmita sus pensamientos con claridad y presente sus hallazgos o presentación con un comienzo, un medio y un final. A veces, la capacidad de atención se agota, por lo que si ha practicado su parte de la reunión con anticipación, puede explicar su idea y llegar al grano con facilidad.

Cualquiera que sea su función, aunque solo sea como observador, planificar con anticipación para comprender el propósito de la llamada y establecer la conclusión le garantizará una reunión perfecta en todo momento.

Cíñete a la agenda

A veces, las conferencias telefónicas pueden dar lugar a conversaciones prolongadas, especialmente si está discutiendo contenido de alto nivel, expresando opiniones, haciendo una lluvia de ideas sobre objetivos creativos o presentando ideas innovadoras.

Para asegurarse de que todos cumplan con el horario, considere la posibilidad de crear un itinerario flexible antes de la reunión. Envíelo a los participantes con uno o dos días de anticipación para que puedan analizar detenidamente lo que está por venir. De esa manera, tendrán una mejor idea de qué esperar y podrán preparar preguntas o estar listos para recibir comentarios antes de la reunión.

Consejo profesional: Pida a los participantes que escriban cualquier pregunta que surja y reserve un segmento de tiempo al final para responderlas. Si se acaba el tiempo, simplemente pídales a todos que incluyan su pregunta en un correo electrónico que será respondido y enviado más tarde ese mismo día. O utilice la función de chat en su plataforma de conferencias para compartir preguntas y comentarios en tiempo real.

Además, para ayudar a minimizar las horas extraordinarias, quizás valga la pena considerar si su conferencia debe incluir un componente de videoconferencia. Esto podría funcionar bien en situaciones en las que las señales visuales son útiles para tomar una decisión, como durante una entrevista virtual.

Grabar la conferencia telefónica

En la próxima reunión, intente presionar grabar para guardar ahora y mirar más tarde, y verá cuán valiosa es esta función.

Capture todo lo que sucedió en la reunión para aquellos que no pueden asistir a una llamada de conferencia programada. Es una manera perfecta de repasar los aspectos más destacados, ganar claridad, elegir pequeñas pepitas de sabiduría o ver cómo llegaste del punto A al B.

Cuando graba una llamada de conferencia, puede prestar toda su atención a lo que está sucediendo ante usted. Haga que la toma de notas sea una cosa del pasado cuando pueda estar presente y escuchar con atención. Una vez que se realiza la sincronización, puede verla y elegir las partes importantes que le afectan a usted y a su trabajo.

Otro beneficio de la grabación; Obtiene la imagen completa de cómo se tomó una decisión. Al capturar la reunión de principio a fin, tiene un historial del proceso de desarrollo completo. Ninguna idea o comentario se queda en el camino. Cada paso de la decisión tomada que lo llevó a donde se encuentra está disponible al alcance de su mano para examinarlo detenidamente y discutirlo.

Por último, las grabaciones de las reuniones impulsan la acción para generar responsabilidad entre los participantes. Cuando los proyectos y las enmiendas se asignan a un recurso específico, el registro proporciona detalles y claridad y puede considerarse como un “mapa y plan de acción” verbal para realizar el trabajo.

De ahora en adelante, solo existe una buena llamada de conferencia.

La próxima sincronización que tenga, ya sea estrictamente una reunión telefónica o mejorada con video, siéntase seguro sabiendo que está obteniendo tanto de una reunión en línea como lo haría en persona.

No hay razón para que su creciente fuerza laboral no pueda mantener abiertas las líneas de comunicación, en cualquier lugar y en cualquier momento. Manténgase en contacto con todos, desde su equipo inmediato hasta las nuevas contrataciones y los clientes potenciales en todos los rincones del mundo con herramientas gratuitas para conferencias telefónicas que le permiten mantenerse conectado.

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