Estas 3 aferoj en la vivo neeviteblaj: morto, impostoj kaj kunvenoj ...
Nu... eble iom troiga, sed se vi iam laboris, estas probable, ke vi jam ĉeestis kunvenon. Kvankam la procento de produktivaj kunvenoj povas varii inter 33 kaj 70%, ni ĉiuj konsentas, ke ni preferus ĉeesti produktivajn kunvenojn ol neproduktivajn. Granda faktoro de produktivaj kunvenoj estas la Kunvenaj Roloj , kiuj enfokusigas la devojn de kunvenanoj por certigi efikan sesion -- iom simile al postenoj en sporta teamo aŭ malsamaj kuiristoj en kuirejo. Jen 4 ĉefaj kunvenaj roloj, kiuj devus esti asignitaj al ĉiu kunveno.
"Mi ne nur partoprenos la kunvenon, sed mi estos tie gvidanta la kunvenon!"
La plej grava pozicio en la kunveno havas 3 malsamajn devojn: Antaŭ la konferenco, ili planus kaj kunordigus la tagordon, ejon, ekipaĵon kaj partoprenantojn, traktante ĉiujn malbonŝancojn, rezervojn kaj neatenditajn krizojn.
Dum la konferenco, ili devas direkti diskutojn por ke tio sekvu la antaŭdistribuitan kaj interkonsentitan tagordon. Estas la respondeco de la gvidanto establi kunvenajn rolojn kaj certigi egalajn parolŝancojn por ĉiuj ĉeestantoj, krei medion, ke ĉiuj ĉeestantoj sentu sin komforte kontribuante al ĉiuj laborkunsidoj, kaj ankaŭ al ĉiuj cerbumado kaj diskutoj. La gvidanto ankaŭ zorgas pri iuj ekipaĵoj kiel PowerPoints, Ekrano-dividado, aŭ aliaj bildoj.
Post la kunveno, la gvidanto devas efike komuniki, kio estas la konkludoj kaj sekvaj paŝoj, kaj atribui respondecojn al ĉiuj teamanoj por eviti konfuzon kaj neefikecon.
Ĉi tiu kunvena rolo registras ŝlosilajn punktojn , kiuj estas faritaj dum la kunveno. Ili estus aparte efikaj se ili ellaborus la tagordon kune kun la gvidanto, por ke ili ne nur konu la tagordon, sed ankaŭ povu aldoni al ĝi kiam necese. La protokolisto ankaŭ distribuas la tagordon antaŭ la konferenco kaj distribuas la notojn kaj konkludojn poste.
Ĉi tiu kunvena rolo helpas la gvidanton pri la tempo dediĉita al ĉiu tagordopunkto. La kronometristo devas havi klaran komprenon pri la tagordo por gvidi la konversacion, por ke la kunveno sekvu la asignitajn tempojn subtile. Ili ankaŭ memorigus ĉiujn kunvenajn partoprenantojn kiam restas 5-10 minutoj por la aktuala tagordopunkto, por ke la ĉeestantoj havu pli bonan takson pri tempomastrumado.
Neniu volas esti la civila kiam ili ludas mafion, sed la partoprenanta rolo ludas grandan rolon en la sukceso de la kunveno. La ĉefa devo de la partoprenantoj estas kontribui al la diskutoj, ĉu temas pri tagordaj aferoj, cerbumado aŭ planado. Partoprenantoj estas la etendaĵoj de la gvidanto laŭ multaj manieroj; ili devas kontribui kiel eble plej multe al la tagordaj aferoj, krei komfortan medion por aliaj dividi siajn ideojn, kaj spuri la difinitan tempon por ke la kunveno povu finiĝi senprokraste. Se la gvidanto baldaŭ difinis la rolojn por la ĉeestantoj post la kunveno, petu klarigi por eviti konfuzon.
Por plibonigi la efikecon de regulaj kunvenoj, mi rekomendas rotacii rolojn inter malsamaj teamanoj. Post kiam ĉiu ĉeestanto havas ĝeneralan senton kaj sperton kun ĉiu el la roloj, ĝi inspiros novajn kunvenajn ideojn, perspektivojn kaj partoprenon!
Kreu vian konton ĉe FreeConference.com kaj ricevu aliron al ĉio, kion vi bezonas por ke via entrepreno aŭ organizo ekfunkciu tuj, kiel video- kaj ekrankunhavigo , telefonplanado , aŭtomataj retpoŝtaj invitoj, memorigiloj kaj pli.
