Πώς να έχετε μια καλή κλήση συνδιάσκεψης

Μια προσωπική συνάντηση ήταν παραδοσιακά ο πιο αποτελεσματικός και αξιόπιστος τρόπος για να συνεδριάσεις, αλλά με το εργατικό δυναμικό να αυξάνεται και να εκτείνεται σε όλο τον κόσμο, οι κλήσεις συνδιάσκεψης είναι πιο σημαντικές από ποτέ. Εάν είστε μεγάλος όμιλος ή μικρή έως μεσαία επιχείρηση, οι μοναδικές σας ανάγκες απαιτούν σαφή και συνοπτική επικοινωνία.

Σκεφτείτε μια κλήση συνδιάσκεψης ως ένα εικονικό τραπέζι διάσκεψης όπου όλοι είναι διαθέσιμοι για να συμμετάσχουν στη συζήτηση ανεξάρτητα από το πού βρίσκονται. Οι κλήσεις συνδιάσκεψης διευκολύνουν την ομαδική συνεργασία και είναι μια τέλεια εναλλακτική λύση για την προσωπική συνάντηση, εξοικονομώντας χρόνο μετακίνησης, έξοδα ταξιδιού και διαμονή.

Αλλά πώς μπορείτε να έχετε μια καλή τηλεδιάσκεψη, μια που είναι εξίσου ευγενική, παραγωγική και δημιουργική χωρίς να είστε φυσικά εκεί; Σε αυτήν την ανάρτηση, θα καλύψουμε τις κορυφαίες συμβουλές για την ομαλή διεξαγωγή τηλεφωνικών συσκέψεων είτε αυτή είναι η πρώτη σας κλήση διάσκεψης είτε αναζητάτε τρόπους για να βελτιώσετε κάθε σημαντική κλήση από εδώ και στο εξής!

Να είστε έγκαιρα και οργανωμένοι για αρχή

Όπως κάθε συνάντηση που πραγματοποιείται αυτοπροσώπως, η ακρίβεια είναι μια προσδοκία. Το να εμφανιστείτε έγκαιρα ή ακόμα και λίγο νωρίτερα από την προγραμματισμένη έναρξη είναι προσεκτικό από πολλές απόψεις.

Αρχικά, σας δίνει ένα λεπτό για να μπείτε στην αίθουσα συσκέψεων και να εξοικειωθείτε με τις ρυθμίσεις. Ρίξτε μια ματιά γύρω σας για να δείτε πού βρίσκεται το κουμπί σίγασης και δοκιμάστε τυχόν πρόσθετες λειτουργίες που μπορεί να σας φανούν χρήσιμες κατά την κλήση σας. Δείτε πού βρίσκονται τα χαρακτηριστικά που θα χρησιμοποιήσετε περισσότερο. "Έναρξη", "Προγραμματισμός" κ.λπ.

Επαγγελματική συμβουλή: Παρατηρείτε τη μουσική αναμονής όταν εισέρχεστε σε μια σύσκεψη; Αυτό σημαίνει ότι βρίσκεστε στο σωστό μέρος και είναι μια στοχαστική λειτουργία που υποδεικνύει στους επισκέπτες που έρχονται στο διαδίκτυο ότι η κλήση θα ξεκινήσει σύντομα.

Δεύτερον, χρησιμοποιήστε αυτές τις λίγες στιγμές για να ελέγξετε το μικρόφωνο και τα ηχεία σας για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν τεχνικές δυσκολίες μόλις η κλήση συνδιάσκεψης είναι σε πλήρη εξέλιξη. Αυτό θα μειώσει την αναστάτωση και τις άβολες στιγμές που αφιερώνετε στην αντιμετώπιση προβλημάτων.

Τρίτον, εξασκήστε μια μικρή εθιμοτυπία «κλήσης συνδιάσκεψης». Δεν υπάρχει τίποτα πιο τρομακτικό από τον ήχο τσακίσματος μιας τσάντας πατατάκια ή την ανατροφοδότηση από τον θόρυβο του περιβάλλοντος. Έχετε έτοιμο τα ακουστικά σας, τον φορητό υπολογιστή σας πλήρως φορτισμένο και οποιαδήποτε άλλα αντικείμενα μπορεί να χρειαστείτε - μείον το θορυβώδες σνακ! Αφού αφιερώσετε λίγα λεπτά για να οργανώσετε τον εαυτό σας και το περιβάλλον σας ώστε να είστε «έτοιμοι για τηλεδιάσκεψη», θα σας βάλει σε θέση να αφήσετε μια καλή πρώτη εντύπωση ή να συνεχίσετε μια παραγωγική συνάντηση.

Προετοιμάσου

Παρουσιάζετε κατά τη διάρκεια αυτής της τηλεδιάσκεψης; Φιλοξενία; Συμφιλοξενία; Ποιος είναι ο σκοπός αυτού του συγχρονισμού;

Αφού καθορίσετε τον ρόλο σας, μπορείτε να προγραμματίσετε εκ των προτέρων και να αναλύσετε την κλήση συνδιάσκεψης ώστε να είναι εύκολα εύπεπτη για τους άλλους συμμετέχοντες. Γνωρίζοντας τον λόγο για τον οποίο συγκεντρώνονται όλοι, μπορείτε να παρέχετε μια δυναμική συνάντηση για τα σωστά άτομα χωρίς καθυστέρηση ή επιπλοκές.

Σκεφτείτε ποια αρχεία θα πρέπει να κοινοποιηθούν κατά τη διάρκεια της κλήσης συνδιάσκεψης. Έχετε τα στην επιφάνεια εργασίας σας έτοιμα για μεταφορά και απόθεση στην κλήση ή πατήστε το Λειτουργία κοινής χρήσης οθόνης για να δείξετε στους συμμετέχοντες ακριβώς αυτό που βλέπετε στην οθόνη σας.

Κατά την παράδοση του μηνύματός σας, μεταφέρετε τις σκέψεις σας καθαρά και παρουσιάστε τα ευρήματά σας ή την παρουσίασή σας με αρχή, μέση και τέλος. Μερικές φορές το εύρος της προσοχής είναι σύντομο, επομένως, έχοντας εξασκήσει εκ των προτέρων το μέρος της συνάντησης, μπορείτε να εξηγήσετε την ιδέα σας και να προχωρήσετε με ευκολία.

Όποιος κι αν είναι ο ρόλος σας, έστω και μόνο ως παρατηρητής, ο προγραμματισμός εκ των προτέρων για να κατανοήσετε το σκοπό της κλήσης και η καθιέρωση του πακέτου θα σας εξασφαλίσει ότι θα πραγματοποιείτε μια απρόσκοπτη συνάντηση κάθε φορά.

Επιμείνετε στην Ατζέντα

Μερικές φορές οι κλήσεις συνδιάσκεψης μπορούν να οδηγήσουν σε μακροχρόνιες συνομιλίες, ειδικά εάν συζητάτε περιεχόμενο υψηλού επιπέδου, εκφράζετε απόψεις, δημιουργείτε δημιουργικούς στόχους ή παρουσιάζετε πρωτοποριακές ιδέες.

Για να διασφαλίσετε ότι όλοι μένουν στο χρονοδιάγραμμα, σκεφτείτε να δημιουργήσετε ένα χαλαρό δρομολόγιο πριν από τη συνάντηση. Στείλτε το στους συμμετέχοντες μία ή δύο ημέρες νωρίτερα, ώστε να μπορέσουν να δουν τι πρόκειται να ακολουθήσει. Με αυτόν τον τρόπο, θα έχουν καλύτερη ιδέα για το τι να περιμένουν και μπορούν να προετοιμάσουν ερωτήσεις ή να είναι έτοιμοι για ανατροφοδότηση πριν από τη συνάντηση.

Επαγγελματική συμβουλή: Προτρέψτε τους συμμετέχοντες να γράψουν τυχόν ερωτήσεις που προκύπτουν και αφιερώστε ένα χρονικό διάστημα στο τέλος για να τις απαντήσετε. Εάν ο χρόνος τελειώσει, απλώς ζητήστε από όλους να συμπεριλάβουν την ερώτησή τους σε ένα email που θα απαντηθεί και θα σταλεί αργότερα μέσα στην ημέρα. Ή χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα συνομιλίας στην πλατφόρμα συνεδρίων σας για να μοιραστείτε ερωτήσεις και σχόλια σε πραγματικό χρόνο.

Επίσης, για να ελαχιστοποιήσετε τις υπερωρίες, ίσως αξίζει να σκεφτείτε εάν η συνδιάσκεψή σας πρέπει να περιλαμβάνει ένα στοιχείο τηλεδιάσκεψης. Αυτό θα μπορούσε να λειτουργήσει καλά σε καταστάσεις όπου οι οπτικές ενδείξεις είναι χρήσιμες στη λήψη μιας απόφασης, όπως κατά τη διάρκεια μιας εικονικής συνέντευξης.

Καταγράψτε την κλήση συνδιάσκεψης

Στην επόμενη συνάντηση, δοκιμάστε να πετύχετε ρεκόρ για αποθήκευση τώρα και παρακολουθήστε αργότερα, και θα δείτε πόσο πολύτιμη είναι αυτή η δυνατότητα.

Καταγράψτε όλα όσα συνέβησαν στη σύσκεψη για όσους δεν μπορούν να παρακολουθήσουν μια προγραμματισμένη κλήση συνδιάσκεψης. Είναι ένας τέλειος τρόπος για να ξεπεράσετε τα κυριότερα σημεία, να αποκτήσετε διαύγεια, να επιλέξετε μικρά κομμάτια σοφίας ή να δείτε πώς φτάσατε από το σημείο Α στο Β.

Όταν ηχογραφείτε μια κλήση συνδιάσκεψης, μπορείτε να δώσετε την πλήρη προσοχή σας σε αυτό που συμβαίνει πριν από εσάς. Κάντε τη λήψη σημειώσεων παρελθόν όταν μπορείτε να είστε παρόντες και να ακούτε πλήρως. Μόλις ολοκληρωθεί ο συγχρονισμός, μπορείτε να τον παρακολουθήσετε και να επιλέξετε και να επιλέξετε τα σημαντικά μέρη που επηρεάζουν εσάς και την εργασία σας.

Ένα άλλο πλεονέκτημα της εγγραφής. Παίρνετε την πλήρη εικόνα του πώς ελήφθη μια απόφαση. Αποτυπώνοντας τη συνάντηση από την αρχή μέχρι το τέλος, έχετε ένα ιστορικό της πλήρους αναπτυξιακής διαδικασίας. Καμία ιδέα ή σχόλιο δεν αφήνεται στην άκρη. Κάθε βήμα της απόφασης που πάρθηκε και σας οδήγησε στο σημείο που βρίσκεστε είναι διαθέσιμο στα χέρια σας για να το μελετήσετε και να το συζητήσετε.

Τέλος, οι ηχογραφήσεις συσκέψεων οδηγούν σε ενέργειες για τη δημιουργία λογοδοσίας μεταξύ των συμμετεχόντων. Όταν τα έργα και οι τροποποιήσεις κατανέμονται σε έναν συγκεκριμένο πόρο, η καταγραφή παρέχει λεπτομέρειες και σαφήνεια και μπορεί να θεωρηθεί ως ένας προφορικός «χάρτης και σχέδιο δράσης» για να ολοκληρωθεί η εργασία.

Από εδώ και πέρα, υπάρχει μόνο μια καλή κλήση συνδιάσκεψης.

Ο επόμενος συγχρονισμός που θα κάνετε, είτε είναι αυστηρά τηλεφωνική σύσκεψη είτε βελτιωμένος με βίντεο, νιώθετε σίγουροι γνωρίζοντας ότι λαμβάνετε εξίσου πολλά από μια διαδικτυακή σύσκεψη όπως θα κάνατε αυτοπροσώπως.

Δεν υπάρχει κανένας λόγος που το αυξανόμενο εργατικό σας δυναμικό δεν μπορεί να κρατήσει ανοιχτά τις γραμμές επικοινωνίας – οπουδήποτε και ανά πάσα στιγμή. Μείνετε σε επαφή με όλους, από την άμεση ομάδα σας έως νέες προσλήψεις έως πιθανούς πελάτες σε όλες τις γωνιές του κόσμου με δωρεάν εργαλεία τηλεδιάσκεψης που σας δίνουν τη δυνατότητα να παραμείνετε συνδεδεμένοι.

Αφήστε το FreeConference.com να παρέχει στις αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις σας ό,τι χρειάζεται για να παράγει καλό έργο, να παραμένει ανταγωνιστικό και να διατηρεί την επικοινωνία εύκολη στη χρήση. Με δωρεάν υπηρεσίες τηλεδιάσκεψης και δωρεάν κλήσεις τηλεδιάσκεψης, μπορείτε να μείνετε συντονισμένοι στο εργατικό δυναμικό σας, εδώ ή στο εξωτερικό, χρησιμοποιώντας τεχνολογία που παρέχει κορυφαία ποιότητα ήχου και εξαιρετικής ποιότητας βίντεο. Το εικονικό τραπέζι συνδιάσκεψης μόλις έγινε πολύ μεγαλύτερο!