Was macht Meetings unproduktiv? Es gibt eine Vielzahl von Gründen, aber der eine, auf den wir uns in diesem Artikel konzentrieren werden, ist mangelnde Rechenschaftspflicht. Sicher, etwas zuzustimmen ist großartig, aber wenn nichts passiert, warum sollte man sich dann überhaupt die Mühe machen, sich zu treffen? Wenn Sie einen Online-Sprachrekorder haben, werden alle Ihre Meetings aufgezeichnet und an alle Ihre Teilnehmer verteilt, sodass es keine Ausreden mehr gibt, Jobs auf der Strecke zu bleiben.
Ein Voice-Recorder für Online-Konferenzen ist ein Tool, das mit jedem verwendet werden kann FreeConference.com kostenpflichtiger Plan. Der Recorder zeichnet einfach das gesamte Meeting auf und kann eine unschätzbare Quelle der Klarheit sein, wenn Uneinigkeit über das Gesagte besteht. Es kann Ihnen auch ein wertvolles Werkzeug zur Verfügung stellen, mit dem Sie die Besprechungsteilnehmer nachfassen können, um es zusammenzufassen.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihren Online-Sprachrekorder zu aktivieren. Nur-Audio-Konferenzen können durch Drücken von *9 auf Ihrer Tastatur aufgezeichnet werden, sofern Sie der Moderator des Anrufs sind. Online-Konferenzen können aufgezeichnet werden, indem Sie auf das Rekord Schaltfläche oben in Ihrem Online-Dashboard.
Sowohl Audio- als auch Videoanrufe können so eingestellt werden, dass sie automatisch aufgezeichnet werden, indem die automatische Aufzeichnung auf der Planungsseite aktiviert wird. Wenn Sie Ihre Konferenz auf automatische Aufzeichnung einstellen, werden Gäste, die sich Ihrem Anruf anschließen, beim Betreten darüber informiert, dass der Anruf aufgezeichnet wird.
Die Anrufaufzeichnung kann Ihnen einen Hinweis geben, um die Notizen zu verdeutlichen, die Sie während des Meetings gemacht haben. Es kann auch eine vollständige Aufzeichnung der in einem Meeting getroffenen Entscheidungen liefern und Ihnen helfen, die Ergebnisse zu bestimmen, wenn mehrere Personen gleichzeitig sprechen.
Wenn Sie einen anderen Grund für die Verwendung eines Online-Diktiergeräts benötigen, bedenken Sie, dass sich Personen anders verhalten, wenn sie wissen, dass sie aufgezeichnet werden. Manchmal reicht es aus, den Leuten zu sagen, dass Sie sie aufzeichnen, um sie dazu zu bringen, am Arbeitsplatz mehr Verantwortung zu übernehmen.
Es ist immer eine gute Idee zu mach dir deine eigenen notizen. Auf diese Weise können Sie Nuancen, Eindrücke und andere Feinheiten erfassen, die einer Transkription entgehen könnten.
Stellen Sie als Nächstes sicher, dass alle Besprechungsteilnehmer wissen, dass die Besprechung aufgezeichnet wird. Sie müssen keine große Sache damit machen, aber es ist eine übliche Höflichkeit, wenn es um Aufnahmen geht. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie einen Redner mit einer proprietären Präsentation haben. In diesem Fall sollten Sie die Berechtigungen vor Beginn des Meetings besprechen.
Stellen Sie nach dem Meeting sicher, dass die Teilnehmer ein schriftliches Protokoll erhalten, das zusammenfasst, worüber gesprochen wurde und was vereinbart wurde. Dies kann eine Mischung aus Ihren eigenen Notizen und Ihrer Besprechungstranskription sein, aber es ist wichtig, Ihren Besprechungsteilnehmern die Möglichkeit zu geben, leicht zu sehen, was während der Besprechung vereinbart wurde.
Der ideale Weg, um Besprechungsprotokolle einzurichten, ist die Verwendung eines 3-Spalten-Formats: Thema auf der Linken, Beschreibung in der Mitte, und Verantwortliche Person zur Rechten. Diese Methode stellt sicher, dass es nach Ihrem Meeting keine Missverständnisse gibt und jeder weiß, wie es weitergeht.
Obwohl der Online-Sprachrekorder von FreeConference.com nicht kostenlos ist, ist es ein kleiner monatlicher Preis, um zu wissen, dass jedes Meeting, das Sie abhalten, produktiv sein wird und Ihr Team keine Ausreden hat, um zu vergessen, was es vereinbart hat.
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