Wie man eine gute Telefonkonferenz führt

Ein persönliches Meeting war traditionell die effektivste und zuverlässigste Art, sich einzuberufen, aber angesichts der wachsenden und weltweit wachsenden Belegschaft sind Telefonkonferenzen wichtiger denn je. Wenn Sie eine große Gruppe oder ein kleines bis mittelständisches Unternehmen sind, erfordern Ihre individuellen Anforderungen eine klare und präzise Kommunikation.

Stellen Sie sich eine Telefonkonferenz als einen virtuellen Konferenztisch vor, an dem jeder zur Verfügung steht, um an dem Gespräch teilzunehmen, egal wo er sich befindet. Telefonkonferenzen erleichtern die Zusammenarbeit in der Gruppe und sind eine perfekte Alternative zu persönlichen Besprechungen, da Sie Pendelzeit, Reisekosten und Unterkunft sparen.

Aber wie führt man eine gute Telefonkonferenz, die genauso sympathisch, produktiv und kreativ ist, ohne physisch anwesend zu sein? In diesem Beitrag behandeln wir die wichtigsten Tipps für die Durchführung reibungsloser Telefonkonferenzen, egal ob dies Ihr erster Konferenzanruf ist oder Sie nach Möglichkeiten suchen, jeden wichtigen Anruf von nun an zu verbessern!

Seien Sie pünktlich und organisiert für den Anfang

Pünktlichkeit wird, wie bei jedem persönlichen Treffen, erwartet. Pünktliches Erscheinen oder auch nur ein kleines bisschen vor dem geplanten Start ist in vielerlei Hinsicht rücksichtsvoll.

Zunächst haben Sie einen Moment Zeit, um den Besprechungsraum zu betreten und sich mit den Einstellungen vertraut zu machen. Sehen Sie sich um, um zu sehen, wo sich die Stummschalttaste befindet, und probieren Sie zusätzliche Funktionen aus, die während Ihres Anrufs von Nutzen sein könnten. Sehen Sie, wo sich die Funktionen befinden, die Sie am häufigsten verwenden werden; „Start“, „Zeitplan“ usw.

Profi-Tipp: Beachten Sie die Wartemusik, wenn Sie einem Meeting beitreten? Dies bedeutet, dass Sie am richtigen Ort sind und ist eine durchdachte Funktion, die Gästen, die online gehen, anzeigt, dass der Anruf in Kürze beginnt.

Zweitens sollten Sie diese wenigen Momente nutzen, um Ihr Mikrofon und Ihre Lautsprecher zu überprüfen, um sicherzustellen, dass es keine technischen Schwierigkeiten gibt, sobald die Telefonkonferenz in vollem Gange ist. Dadurch werden Unterbrechungen und unangenehme Momente bei der Fehlerbehebung reduziert.

Drittens, üben Sie eine kleine Etikette für „Konferenzgespräche“. Nichts ist störender als das Knistern einer Tüte Chips oder das Feedback von Hintergrundgeräuschen. Halten Sie Ihr Headset bereit, Ihren Laptop vollständig aufgeladen und alle anderen Gegenstände, die Sie möglicherweise benötigen – abzüglich des lauten Snacks! Nachdem Sie sich und Ihre Umgebung ein paar Augenblicke lang „konferenzbereit“ organisiert haben, können Sie einen guten ersten Eindruck hinterlassen oder ein produktives Meeting durchziehen.

Sei vorbereitet

Präsentieren Sie während dieser Telefonkonferenz? Hosten? Co-Hosting? Was ist der Zweck dieser Synchronisierung?

Sobald Sie Ihre Rolle festgelegt haben, können Sie vorausplanen und die Telefonkonferenz so aufteilen, dass sie für andere Teilnehmer leicht verdaulich ist. Wenn Sie den Grund kennen, warum alle zusammenkommen, können Sie ohne Verzögerungen oder Komplikationen ein dynamisches Meeting für die richtigen Personen bereitstellen.

Überlegen Sie, welche Dateien während der Telefonkonferenz freigegeben werden müssen. Halten Sie sie auf Ihrem Desktop bereit, um sie per Drag-and-Drop in den Anruf einzufügen oder drücken Sie die Bildschirmfreigabefunktion um den Teilnehmern genau zu zeigen, was Sie auf Ihrem Bildschirm sehen.

Wenn Sie Ihre Botschaft übermitteln, vermitteln Sie Ihre Gedanken klar und präsentieren Sie Ihre Ergebnisse oder Präsentation mit einem Anfang, einer Mitte und einem Ende. Manchmal ist die Aufmerksamkeitsspanne kurz. Wenn Sie also Ihren Teil des Meetings im Voraus geübt haben, können Sie Ihre Idee mit Leichtigkeit erklären und auf den Punkt kommen.

Was auch immer Ihre Rolle ist, sei es nur als Beobachter, die Vorausplanung, um den Zweck des Anrufs zu verstehen und den Takeaway festzulegen, wird sicherstellen, dass Sie jedes Mal ein nahtloses Meeting abschließen.

Halten Sie sich an die Agenda

Manchmal können Telefonkonferenzen zu langen Gesprächen führen, insbesondere wenn Sie über hochrangige Inhalte diskutieren, Meinungen äußern, kreative Ziele erarbeiten oder bahnbrechende Ideen präsentieren.

Um sicherzustellen, dass alle den Zeitplan einhalten, sollten Sie vor dem Meeting eine lockere Reiseroute erstellen. Versenden Sie es ein oder zwei Tage im Voraus an die Teilnehmer, damit sie darüber nachdenken können, was noch kommt. Auf diese Weise haben sie eine bessere Vorstellung davon, was sie erwartet, und können vor dem Meeting Fragen vorbereiten oder für Feedback bereit sein.

Profi-Tipp: Fordern Sie die Teilnehmer auf, alle aufkommenden Fragen aufzuschreiben und sich am Ende Zeit für die Beantwortung zu nehmen. Wenn die Zeit abläuft, bitten Sie einfach alle, ihre Frage in eine E-Mail aufzunehmen, die später am Tag beantwortet und versendet wird. Oder nutzen Sie die Chat-Funktion auf Ihrer Konferenzplattform, um Fragen und Kommentare in Echtzeit zu teilen.

Um Überstunden zu minimieren, ist es vielleicht auch eine Überlegung wert, ob Ihre Konferenz eine Videokonferenzkomponente enthalten sollte. Dies könnte in Situationen gut funktionieren, in denen visuelle Hinweise bei der Entscheidungsfindung hilfreich sind, wie bei einem virtuellen Interview.

Telefonkonferenz aufzeichnen

Versuchen Sie beim nächsten Meeting, auf Aufnahme zu klicken, um es jetzt zu speichern und später anzusehen, und Sie werden sehen, wie wertvoll diese Funktion ist.

Erfassen Sie alles, was in der Besprechung passiert ist, für diejenigen, die nicht an einer geplanten Telefonkonferenz teilnehmen können. Es ist eine perfekte Möglichkeit, die Highlights durchzugehen, Klarheit zu gewinnen, kleine Weisheiten herauszupicken oder zu sehen, wie Sie von A nach B gekommen sind.

Wenn Sie eine Telefonkonferenz aufzeichnen, können Sie sich voll und ganz auf das konzentrieren, was vor Ihnen passiert. Machen Sie Notizen zu einer Sache der Vergangenheit, wenn Sie präsent sein und vollständig zuhören können. Sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist, können Sie sie sich ansehen und die wichtigen Teile auswählen, die Sie und Ihre Arbeit betreffen.

Ein weiterer Vorteil der Aufnahme; Sie erhalten ein vollständiges Bild davon, wie eine Entscheidung getroffen wurde. Indem Sie das Meeting von Anfang bis Ende aufzeichnen, haben Sie eine Historie des gesamten Entwicklungsprozesses. Keine Idee oder Kommentar bleibt auf der Strecke. Jeder Schritt der getroffenen Entscheidung, der Sie dorthin geführt hat, wo Sie sind, steht Ihnen zur Verfügung, um sie durchzulesen und zu diskutieren.

Schließlich treiben Besprechungsaufzeichnungen Maßnahmen an, um die Verantwortlichkeit der Teilnehmer zu erhöhen. Wenn Projekte und Änderungen einer bestimmten Ressource zugeordnet werden, bietet die Aufzeichnung Details und Klarheit und kann als verbale „Landkarte und Aktionsplan“ zur Erledigung der Arbeit betrachtet werden.

Von nun an gibt es nur noch eine gute Telefonkonferenz.

Bei der nächsten Synchronisierung, sei es ein reines Telefon-Meeting oder eine erweiterte Videokonferenz, können Sie sich sicher sein, dass Sie bei einem Online-Meeting genauso viel mitbekommen wie bei einem persönlichen Gespräch.

Es gibt keinen Grund, warum Ihre wachsende Belegschaft nicht die Kommunikationswege offen halten kann – überall und zu jeder Zeit. Bleiben Sie mit jedem in Kontakt, von Ihrem unmittelbaren Team über neue Mitarbeiter bis hin zu potenziellen Kunden in allen Teilen der Welt mit kostenlose Telefonkonferenz-Tools die Sie befähigen, in Verbindung zu bleiben.

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