Hvorfor møder kan være ineffektive - og hvordan du løser dem

Vi som befolkning har gennemført mange undersøgelser på det seneste i bestræbelserne på at finde ud af, hvorfor møder virker - eller ikke.

Ofte har vi mærket dem som en ineffektiv tradition; normalt set som spild af tid (medmindre folk rent faktisk kom forberedte), og det er sikkert at antage, at vi alle er kommet til mindst et møde uforberedt. Så hvad giver? Hvorfor er møder så svære at bekymre sig om? Hvorfor er de så svære at styre? Hvorfor bliver vi ved med at have dem?

Hvad er problemet?

For det meste kredser spørgsmålet om ineffektive møder om forestillinger om engagement, forberedelse, kommunikation, koncisionog konkret udvikling.

Det er svært at motivere folk, der ikke er ligeglade med, hvad der diskuteres.

Det er endnu vanskeligere at komme videre, når folk ikke har de nødvendige oplysninger.

Det bliver udfordrende at være vært for konstruktive diskussioner, når folk ikke er på samme side.

Det er næsten umuligt at komme videre, når det falder ned af daglige bagateller, og det er det sikkert ikke let at nå mål, når projekter ikke kan gennemføres til tiden.

Så hvordan går vi bedst fremad?

At engagere folk

De fleste mennesker vil diskutere ting, der påvirker dem direkte. Gode ​​ting at bringe frem under møder er diskussion omkring emner, der involverer forskellige afdelinger, da ressourcerne er blevet tildelt udelukkende til gruppediskussioner.

Tag dig tid til at overveje, om dette problem påvirker det team, du vil tage fat på på mødet. De vil sætte pris på dit ønske om at inkludere dem.

Kommer klar

Det er vigtigt at give dit team et par overvejelser, når de kommer til vigtige beslutninger eller møder, der involverer forberedelse, da du vil maksimere tiden med alle involverede parter. At forsøge at informere folk, mens andre, der har forberedt sig, sidder og venter, er en fantastisk måde at forlade dit team frustreret og inkongruent på.

Tag dig tid til at overveje følgende: Hvis du modtog en invitation til at deltage i dette møde, ville du have de nødvendige oplysninger for at deltage på en aktiv, informeret og konstruktiv måde?

Forstå pointen

Folk kan ikke være behjælpelige, hvis de ikke ved, hvad du leder efter. Afgræns for gruppen, hvad du forventer af deres svar. Den spørgsmålsbaserede tilgang hjælper dig med at fremkalde mere nyttige svar fra dit team, men kun hvis de ved, hvad deres svar bliver brugt.

Gør det kendt, hvis du holder mødet, så du kan samle input til en større beslutning. Hvis du har brug for et lydkort til en ny idé, skal du angive det på dagsordenen. Hvis du leder efter en konsensus ved mødets afslutning, skal du skrive det ned og gøre det meget klart, at diskussionens slutmål er at beslutte noget.

Tag dig tid til at liste dine forventninger i begyndelsen af ​​mødet, så alle ved, hvorfor du har samlet dem.

tid Management

At holde en stor gruppe mennesker på emnet er en udfordring, mens det næsten er umuligt at holde dem på skemaet. Af denne grund er det vigtigt at styre din tid effektivt i hvert møde. Dette kan gøres ved hjælp af en vellavet dagsorden.

Skitsere hver sektion/spørgsmål/emnedel inden for en tidsramme. Denne tidsramme bør tildele en adeqtid til diskussion, revision og konklusion. Dette er vigtigt at skitsere før mødet: Ofte vil du ende med at høre tilbage, at visse spørgsmål enten har brug for mere tid i bestyrelsen eller kan reduceres betydeligt.

Tag dig tid til at overveje, hvordan du bedst bruger din tid til dette møde. Hvor lang tid vil du bruge på hvert emne? Vil denne diskussion tage mere tid, end den er værd?

At nå mål

Uden engagement, forberedelse, kommunikation og tidsstyring er chancerne for at din virksomhed blomstrer små. Dine møder vil vandre; du vil frustrere dine medarbejdere; dine projekter vil falde og blive på parkeringspladsen.

Det er vigtigt at opstille mål og konsekvent stræbe efter at nå dem. Hele grunden til, at folk har møder, er at konsolidere deres indsats om et givet emne med det formål at opnå noget. Lad ikke en historie med glatte møder være årsagen til, at du ikke når dertil, hvor du gerne vil være.

Tag dig tid til at sætte mål, og besøg dem ofte.

Hvordan løser vi møder?

Her på Freeconference, når nogen ikke kan holde et møde, er det en nødsituation. Vi er på markedet for produktive møder, og vi vil have dig til at maksimere din tid brugt på at samarbejde, uanset om det er eksternt virtuelle konferencereller personligt ved et bestyrelsesbord.

Hvorvidt dit sidste møde var effektivt eller ej, hvad der skal gøres efter dets afslutning afgør, hvor effektivt det næste møde kan være. Vores råd er at:

Lav en solid møde dagsorden.

Engager folk.

Forbered dit personale.

Formidle dine interesser.

Sæt mål, og gør dem fælles.

Respekter deres tid.

Og glem ikke, lidt taknemmelighed rækker langt. Tak dem for deres engagement; tak dem for deres tid; takke dem for deres ideer.

Vi ville ikke være nogen steder, hvis ikke for samarbejde. Lad ikke dine mødeprotokoller gå til spilde. Kom tilbage til Making Meetings Matter.

FreeConference.com den originale gratis telefonmødeudbyder, der giver dig friheden til at vælge, hvordan du opretter forbindelse til dit møde hvor som helst, når som helst og uforpligtende.

Opret en gratis konto i dag og oplev gratis telekonferencer, downloadfri video, skærmdeling, webkonferencer og mere.