Et personligt møde har traditionelt været den mest effektive og pålidelige måde at indkalde til, men med arbejdsstyrker, der vokser og strækker sig over hele kloden, er telefonmøder vigtigere end nogensinde. Hvis du er en stor gruppe eller en lille til mellemstor virksomhed, kræver dine unikke behov klar og kortfattet kommunikation.
Tænk på et konferenceopkald som et virtuelt konferencebord, hvor alle er tilgængelige til at deltage i samtalen, uanset hvor de er. Konferenceopkald letter gruppesamarbejde og er et perfekt alternativ til at møde personligt, hvilket sparer pendlingstid, rejseomkostninger og indkvartering.
Men hvordan har du et godt konferenceopkald, der er lige så personligt, produktivt og kreativt uden fysisk at være der? I dette indlæg dækker vi de bedste tips til gennemførelse af gnidningsløse telefonmøder, uanset om dette er dit første konferenceopkald, eller du leder efter måder at forbedre hvert vigtigt opkald fra nu af!
Ligesom ethvert møde, der afholdes personligt, er punktlighed en forventning. Visning til tiden eller endda bare en lille smule før den planlagte start er hensynsfuld på mange måder.
For det første giver det dig et øjeblik til at gå ind i mødelokalet og gøre dig bekendt med indstillingerne. Tag et kig rundt for at se, hvor lydløs -knappen er, og afprøv eventuelle ekstra funktioner, der kan være nyttige under dit opkald. Se, hvor de funktioner, du vil bruge mest, er placeret; "Start", "Planlæg" osv.
Pro-tip: Læg mærke til musikken tilbage, når du går ind i et møde? Dette betyder, at du er på det rigtige sted og er en tankevækkende funktion, der angiver for gæster, der kommer online, at opkaldet snart starter.
For det andet, brug disse få øjeblikke til at kontrollere din mikrofon og højttalere for at sikre, at der ikke er tekniske problemer, når konferenceopkaldet er i fuld gang. Dette vil reducere afbrydelse og akavede øjeblikke brugt til fejlfinding.
For det tredje, øv en lille "telefonmøde" etikette. Der er ikke noget mere rystende end den rynkende lyd fra en pose chips eller feedback fra baggrundsstøj. Hav dit headset klar, din bærbare computer fuldt opladet og andre ting, du måske har brug for lige ved hånden - minus den larmende snack! Hvis du har brugt et øjeblik på at organisere dig selv og dine omgivelser til at være "klar til konferenceopkald", får du et godt førstehåndsindtryk eller kan fortsætte med et produktivt møde.
Præsenterer du under dette konferenceopkald? Hosting? Co-hosting? Hvad er formålet med denne synkronisering?
Når du har etableret din rolle, kan du planlægge og bryde telefonmødet for at være let fordøjelig for andre deltagere. Ved at kende årsagen til, hvorfor alle kommer sammen, kan du uden forsinkelse eller komplikation tilbyde et dynamisk møde for de rigtige mennesker.
Overvej hvilke filer der skal deles under konferenceopkaldet. Hav dem på dit skrivebord klar til at trække og slippe ind i opkaldet eller trykke på Skærmdeling funktion for at vise deltagerne præcis, hvad du ser på din skærm.
Når du leverer dit budskab, skal du formidle dine tanker klart og præsentere dine fund eller præsentation med en begyndelse, en midte og en slutning. Nogle gange løber opmærksomhedsintervallerne korte, så ved at have øvet din del af mødet på forhånd, kan du forklare din idé og let skære i jagten.
Uanset din rolle, selvom det kun er som observatør, vil planlægning af at forstå formålet med opkaldet og etablering af takeaway sikre dig et problemfrit møde hver gang.
Nogle gange kan konferenceopkald føre til langvarige samtaler, især hvis du diskuterer indhold på højt niveau, udtrykker meninger, brainstormer kreative mål eller præsenterer banebrydende ideer.
For at sikre, at alle holder sig til tiden, kan du overveje at oprette en løs rute før mødet. Send det ud til deltagerne et par dage før, så de kan se nærmere på, hvad der skal komme. På den måde får de en bedre idé om, hvad de kan forvente, og de kan forberede spørgsmål eller være klar til feedback inden mødet.
Pro-tip: Få deltagerne til at skrive eventuelle spørgsmål ned, og afsæt et stykke tid til sidst for at besvare dem. Hvis tiden løber ud, skal du blot bede alle om at inkludere deres spørgsmål i en e -mail, der vil blive besvaret og sendt ud senere på dagen. Eller brug chatfunktionen på din konferenceplatform til at dele spørgsmål og kommentarer i realtid.
For at hjælpe med at minimere at gå i overarbejde er det måske værd at overveje, om din konference skal indeholde en videokonference -komponent. Dette kan fungere godt i situationer, hvor visuelle tegn er nyttige til at træffe en beslutning som under et virtuelt interview.
Næste møde, prøv at slå rekord for at gemme nu og se senere, og du vil se, hvor værdifuld denne funktion er.
Fang alt, hvad der skete i mødet for dem, der ikke kan deltage i et planlagt telefonmøde. Det er en perfekt måde at gå over højdepunkterne, få klarhed, vælge små klumper af visdom eller se, hvordan du kom fra punkt A til B.
Når du optager et konferenceopkald, kan du give din fulde opmærksomhed på, hvad der sker før dig. Gør notater til fortiden, når du kan være til stede og lytte fuldt ud. Når synkroniseringen er udført, kan du se den og vælge og vælge de vigtige dele, der påvirker dig og dit arbejde.
En anden fordel ved at optage; Du får det fulde billede af, hvordan en beslutning blev truffet. Ved at fange mødet fra start til slut har du en historie om den komplette udviklingsproces. Ingen idé eller kommentarer bliver overladt til vejen. Hvert trin i den beslutning, der blev truffet, der bragte dig til det sted, hvor du er, er tilgængelig lige ved hånden for at gennemgå og diskutere.
Endelig driver mødeoptagelser handling for at skabe ansvarlighed blandt deltagerne. Når projekter og ændringer er allokeret til en bestemt ressource, giver optagelsen detaljer og klarhed og kan betragtes som et verbalt "kort og en handlingsplan" for at få arbejdet udført.
Den næste synkronisering du har, uanset om det strengt taget er et telefonmøde eller forbedret med video, føler dig sikker på at vide, at du får lige så meget fra et onlinemøde, som du ville have gjort personligt.
Der er ingen grund til, at din voksende arbejdsstyrke ikke kan holde kommunikationslinjerne vidt åbne - hvor som helst og når som helst. Hold kontakten med alle fra dit nærmeste team til nye ansættelser til potentielle kunder i alle verdenshjørner med gratis værktøjer til konferenceopkald der giver dig mulighed for at forblive forbundet.
Lad FreeConference.com give dine virksomheder i vækst, hvad de har brug for for at producere godt arbejde, forblive konkurrencedygtige og holde kommunikationen let at bruge. Med gratis konferenceopkaldstjenester og gratis videokonferenceopkald, kan du holde øje med din arbejdsstyrke, her eller i udlandet, ved hjælp af teknologi, der giver førsteklasses lyd og fremragende videokvalitet. Dit virtuelle telefonmødebord er lige blevet meget større!
Opret din FreeConference.com -konto og få adgang til alt, hvad du har brug for, for at din virksomhed eller organisation kan komme i gang, f.eks. Video og Skærmedeling, Opkaldsplanlægning, Automatiserede e -mailinvitationer, påmindelserOg meget mere.
