Der er 3 ting i livet, der er uundgåelige: død, skatter og møder ...
Okay ... måske lidt af en overdrivelse der, men hvis du nogensinde har arbejdet, er der stor sandsynlighed for, at du har været i et møde. Selvom procentdelen af produktive møder kan variere mellem 33 og 70%, kan vi alle være enige om, at vi hellere vil være med produktive møder end uproduktive. En stor faktor for produktive møder er Møde roller, som fokuserer på pligterne for at møde medlemmer for at sikre en effektiv session - ligesom stillinger på et sportshold eller forskellige kokke i et køkken. Her er 4 hovedmøderoller, der bør tildeles til hvert møde.
"Ikke kun vil jeg være en del af mødet, jeg vil være der og lede mødet!"
Den vigtigste position i mødet har 3 forskellige forpligtelser: Inden konferencen planlagde og koordinerede de dagsorden, mødested, udstyr og deltagere og håndterede alle uheld, forbehold og uventede nødsituationer.
Under konferencen bør de lede diskussioner, så det følger den på forhånd distribuerede og aftalte dagsorden. Det er lederens ansvar at etablere møderoller og sikre lige talemuligheder for alle deltagere, skabe et miljø, som alle deltagere føler sig trygge ved at bidrage til alle workshops, samt alle brainstorming og diskussioner. Lederen er også ansvarlig for alt udstyr såsom PowerPoints, Skærm-delingeller andre billeder.
Efter mødet bør lederen effektivt kommunikere, hvad konklusionerne og de næste trin er, og tildele ansvar til alle teammedlemmer for at undgå forvirring og ineffektivitet.
Denne møde rolle registrerer vigtige punkter der laves under mødet. De ville være særligt effektive, hvis de udarbejde dagsordenen sammen med lederen, så de ikke kun er bekendt med dagsordenen, de kan også tilføje det, når det er nødvendigt. Optageren distribuerer også dagsordenen forud for konferencen og distribuerer noterne og konklusionerne bagefter.
Denne møderolle hjælper lederen med den tid, der er brugt på hvert dagsordenspunkt. Tidtageren skal have en klar forståelse af dagsordenen til guide samtalen til mødet at følge de tildelte tidsrum på en subtil måde. De vil også minde alle mødedeltagere om, at der er 5-10 minutter tilbage på det aktuelle dagsordenspunkt, så deltagerne har et bedre mål for tidsstyring.
Ingen vil være civile, når de spiller mafia, men deltagerrollen spiller en stor rolle i mødets succes. Deltagernes hovedopgave er at bidrage til diskussionerne, hvad enten det er dagsordenspunkter, brainstorming eller planlægning. Deltagerne er lederens forlængelser på mange måder; de bør bidrage så meget som muligt til dagsordenspunkterne, skabe et behageligt miljø for andre at dele deres ideer og holde styr på den tildelte tid, så mødet kan slutte hurtigt. Hvis lederen kom til kort med at definere rollerne for deltagerne efter mødet, skal du bede om at afklare for at undgå forvirring.
For at øge effektiviteten af regelmæssige møder anbefaler jeg at rotere roller mellem forskellige teammedlemmer. Når hver deltager har en generel sans og erfaring med hver af rollerne, vil det inspirere til nye mødeideer, perspektiver og deltagelse!
Opret din FreeConference.com -konto og få adgang til alt, hvad du har brug for, for at din virksomhed eller organisation kan komme i gang, f.eks. Video og Skærmedeling, Opkaldsplanlægning, Automatiserede e -mailinvitationer, påmindelserOg meget mere.
