Ang yawi sa pagpadagan sa usa ka epektibo nga pormal nga miting mao ang maayo nga gihunahuna nga agenda. Kung nangandam ka nga abante sa oras pinaagi sa pagsulat daan sa usa ka agenda nga adunay detalyado nga kasayuran bahin sa miting, dili ka lamang makatipig og oras alang sa tanan nga nahilambigit, apan ang sangputanan labi ka posible nga usa ka kalampusan.
Niini ang 5 nga mga butang nga kinahanglan nimo kanunay nga ilakip kung naghimo usa ka epektibo nga agenda sa miting:
5. Ipasabut ang katuyoan sa miting. (O mga katuyoan)
Mahimo kini ang labi ka hinungdanon nga bahin sa agenda. Gitino niini ang katuyoan sa miting ug ang sangputanan o desisyon nga imong gilauman nga maabut sa katapusan. Gitugotan niini ang tanan nga adunay kalabutan nga adunay usa ka tin-aw nga pagsabut kung unsa ang imong gipaningkamutan nga makab-ot ug kung ngano nga gihatagan bili ang ilang pag-apil.
Kung ang agenda kauban ang pagsugod sa katuyoan, labi ka nga nakapunting sa katapusan nga sangputanan. samtang nagmugna sa nahabilin nga agenda sa tigum, pagpaayo sa kahusayan sa imong miting sa wala pa magsugod.
Tan-awa ang listahan sa miting!
4. Paglaraw sa usa ka lista sa mga hilisgutan sa agenda sa miting alang sa panaghisgutan
Kung natukod na ang katuyoan sa miting, pag-andam alang sa miting nga adunay lista sa mga hinungdanon nga hilisgutan alang sa panaghisgutan.
Ang matag hilisgutan sa paghisgot kinahanglan makatabang sa pagkab-ot sa katuyoan sa miting. Ang lista mahimo’g mubu apan kinahanglan nga igo nga detalyado aron ang mga miyembro sa koponan mahimong makapangandam alang sa miting sa koponan aron makahimo usa ka epektibo nga kontribusyon.
Ang usa ka kasagarang pamaagi mao ang pagbutang sa matag hilisgutan ingon usa ka pangutana. Gisugdan niini ang proseso sa panghunahuna alang sa imong mga partisipante ug naghatag usa ka pag-check-in sa relatihiya niini sa katuyoan sa miting.
Ang matag hilisgutan kinahanglan adunay usa ka tag-iya ug usa nga gitino nga gidaghanon sa oras aron maupod ang hilisgutan. Ang pagpanag-iya sa hilisgutan naghatag pagkamay-tulubagon. Ang usa ka bayanan sa oras nagpadayon sa miting sa iskedyul. I-download ang among libre nga agenda sa miting dinhi: Pag-download sa Libre sa Agenda sa Miting sa FreeConference
3. Pag-ila sa lista sa mga kinahanglan nga motambong
Ang hagit nagpakita sa iyang kaugalingon, dili sa pagpili kung kinsa ang dapiton, apan kinsa ang dili dapiton. Ang mga tawo ra gyud nga kinahanglan nga naa sa miting ang kinahanglan nga naa sa lista niini.
Kung natukod nimo ang imong mga katuyoan sa miting ug gitudlo ang mga hilisgutan sa miting, kinahanglan nga adunay ka maayong pundasyon aron magtrabaho aron matapos ang imong lista sa mga nanambong. Sa hunahuna nga niini, pangutan-a ang imong kaugalingon sa tulo ka mga pangutana kung gikonsiderar ang matag partisipante sa miting. Kung motubag ka oo sa bisan unsang mga pangutana, idugang siya sa lista sa mga aytem sa agenda:
- Kinahanglan ba nga naa siya aron makuha ang katuyoan sa miting?
- Aduna ba siyay bililhon nga kahibalo o kahanas nga mahimong makaapekto sa sangputanan?
- Direkta ba nga naapektuhan ang s / sa katapusan nga sangputanan sa katuyoan?
Kung dili ka sigurado, ikonsiderar ang paghimo sa iyang pagtambong nga kapilian. Kanunay nimo mapadala ang usa ka katingbanan sa post-meeting, pagrekord, o hulagway sa baylo. Mga minuto sa miting gikan sa us aka tigkuha og nota, dili kanunay kinahanglan.
Usa sa labing kadaghan nga reklamo bahin sa mga miting sa negosyo mao nga usik sila sa oras. Ang pagdumala sa mga miting mahimong labi ka kadali kung ang pag-sync magpabilin mga 30 ka minuto. Pagmatinahuron sa oras sa imong mga kauban nga dili mag-usik oras o mawala ang mga sangputanan.
2. Pagbilin usa ka seksyon alang sa mga butang sa paglihok ug mga diskusyon nga dili hilisgutan sa katapusan sa imong agenda sa miting
Ang pag-follow-up sama ka importante sa miting mismo. Sa ubos sa template sa agenda sa miting, mapuslanon ang paglakip sa usa ka seksyon diin ang mga nanambong mahimong magkuha og mga nota, magdokumento sa aksyon nga mga butang, mga desisyon, ug mga takeaway. Ang pagbaton niini nga seksyon nag-organisar sa mga konklusyon nga gihimo sa miting ug nagtugot sa mga nanambong nga mahanduraw ang proseso nga kinahanglan mahitabo pagkahuman.
Ang wala damha nga mga hilisgutan mahimo’g motungha sa panahon sa miting nga nagpunting sa pagpalayo gikan sa katapusan nga katuyoan. Aron magpadayon sa track ug sa oras, "iparking" ang diskusyon nga dili hilisgutan sa "Parking Lot", kasagaran sa katapusan sa agenda, aron duawon pag-usab ang gawas sa miaging tigum. Ang usa pa nga kasagarang termino alang niini mao ang "Pag-offline na kini."
1. Ang ulahi, apan dili ang ulahi, dobleng pagsusi sa mga detalye sa miting, sama sa oras, lugar, ug logistics sa komperensya
Kini labi ka hinungdanon kung ang mga nanambong moapil sa imong miting sa layo. Siguruha nga ang tanan nga mga detalye sa komperensya tin-aw nga gilatid ug husto, lakip ang mga dial-in number, access code, ug bisan unsang mga link sa imong online meeting room.
O, paghimo usa ka miting sa FreeConference.com ug ang mga detalye sa komperensya gipuy-an sa tanan nga mga imbitasyon ug pahinumdum, kauban ang imong agenda sa miting.
Sulayi nga ipadala ang agenda labing menos 48 ka oras nga abante.
Ang paunawa nga pahibalo naghatag sa mga nanambong sa oras nga mag-andam alang sa miting sa board ug aron masiguro nga wala sila mga panagsumpaki sa ilang eskedyul.
Sulayi nga ipadala ang agenda labing menos 48 ka oras nga abante.
Ang paunawa nga pahibalo naghatag sa mga nanambong sa oras nga mag-andam alang sa miting ug aron masiguro nga wala sila mga panagsumpaki sa ilang iskedyul.
