Una reunió presencial ha estat tradicionalment la forma més eficaç i fiable de convocar-se, però amb la força de treball creixent i estenent-se a tot el món, les conferències telefòniques són més importants que mai. Si sou un grup nombrós o un negoci petit o mitjà, les vostres necessitats úniques requereixen una comunicació clara i concisa.
Penseu en una conferència telefònica com una taula de conferència virtual on tothom estigui disponible per participar a la conversa independentment d’on es trobi. Les trucades de conferència faciliten la col·laboració en grup i són una alternativa perfecta per reunir-se en persona, estalviant temps de desplaçament, despeses de viatge i allotjament.
Però, com teniu una bona conferència, que sigui igual de agradable, productiva i creativa sense estar-hi físicament? En aquest post, tractarem els consells principals per dur a terme reunions telefòniques fluides, ja sigui aquesta la vostra primera trucada de conferència o si busqueu maneres de millorar totes les trucades importants a partir d’aquí.
Igual que qualsevol reunió realitzada en persona, la puntualitat és una expectativa. Mostrar-se a temps o fins i tot una mica abans de l’inici programat és considerat de moltes maneres.
En primer lloc, us dóna un moment per entrar a la sala de reunions i familiaritzar-vos amb la configuració. Feu una ullada al voltant per veure on es troba el botó de silenci i proveu les funcions addicionals que puguin ser útils durant la trucada. Vegeu on es troben les funcions que més utilitzeu; "Inici", "Programació", etc.
Suggeriment professional: noteu la música de retenció quan entreu a una reunió? Això vol dir que esteu al lloc adequat i és una característica reflexiva que indica als convidats que connecten que la trucada començarà aviat.
En segon lloc, utilitzeu aquests moments per comprovar el micròfon i els altaveus per assegurar-vos que no hi hagi dificultats tècniques un cop la conferència estigui en ple desenvolupament. D’aquesta manera, es reduiran la interrupció i els moments incòmodes que es passin a resoldre problemes.
En tercer lloc, practiqueu una petita etiqueta de conferència. No hi ha res més discordant que el so cruixent d’una bossa de patates fregides o la retroalimentació del soroll de fons. Tingueu a punt els auriculars, el portàtil completament carregat i qualsevol altre element que pugueu necessitar a la mà, menys el sorollós berenar. Després d’haver passat uns moments per organitzar-vos i preparar-vos per a la vostra conferència, el vostre entorn us permetrà deixar una bona primera impressió o continuar amb una reunió productiva.
Esteu presentant durant aquesta conferència? Allotjament? Voleu ser co-allotjament? Quin és l’objectiu d’aquesta sincronització?
Un cop establert el vostre paper, podeu planificar amb antelació i desglossar la conferència per facilitar la digestió dels altres participants. Sabent el motiu pel qual tothom s’uneix, podeu oferir una reunió dinàmica per a les persones adequades sense demora ni complicacions.
Penseu en quins fitxers s’hauran de compartir durant la conferència. Teniu-los a l'escriptori a punt per arrossegar i deixar anar a la trucada o prémer Funció per compartir pantalla per mostrar als participants exactament el que veieu a la pantalla.
Quan publiqueu el vostre missatge, transmeteu els vostres pensaments amb claredat i presenteu les vostres conclusions o presentacions amb un principi, un centre i un final. De vegades, els períodes d’atenció són curts, de manera que, després d’haver practicat la vostra part de la reunió amb antelació, podeu explicar la vostra idea i fer-ho fàcilment.
Sigui quina sigui la vostra funció, encara que només sigui com a observador, planificar amb antelació per entendre el propòsit de la trucada i establir el menjar per emportar us garantirà que obtingueu una reunió perfecta cada vegada.
De vegades, les conferències poden generar converses llargues, sobretot si esteu parlant de contingut d’alt nivell, expressant opinions, fent pluja d’objectius creatius o presentant idees innovadores.
Per garantir que tothom es mantingui en el calendari previst, penseu en crear un itinerari fluix abans de la reunió. Envieu-lo als participants un o dos dies abans perquè puguin aprofundir en el que vindrà. D’aquesta manera, tindran una millor idea de què poden esperar i poden preparar preguntes o estar preparats per rebre comentaris abans de la reunió.
Proposta: demaneu als participants que anoten les preguntes que sorgeixin i reserveu un segment de temps al final per respondre-les. Si s’acaba el temps, només cal que demaneu a tothom que inclogui la seva pregunta en un correu electrònic que rebrà resposta i s’enviarà més endavant. O utilitzeu la funció de xat de la plataforma de conferències per compartir preguntes i comentaris en temps real.
A més, per ajudar a minimitzar l'accés a les hores extres, potser val la pena considerar si la vostra conferència ha d'incloure un component de videoconferència. Això podria funcionar bé en situacions en què les indicacions visuals són útils per prendre una decisió com durant una entrevista virtual.
A la propera reunió, intenteu colpejar el registre per desar-la ara i veure-la més tard, i veureu el valor que té aquesta funció.
Captureu tot el que va passar a la reunió per a aquells que no poden assistir a una conferència telefònica programada. És una manera perfecta de repassar els aspectes més destacats, guanyar claredat, escollir petites llavors de saviesa o veure com va arribar del punt A al B.
Quan enregistreu una trucada de conferència, podreu prestar tota la vostra atenció al que passa abans. Preneu nota del passat quan pugueu estar presents i escoltar completament. Un cop finalitzada la sincronització, podeu veure-la i triar les parts importants que us afectin i al vostre treball.
Un altre avantatge de gravar; Obteniu una imatge completa de com es va prendre una decisió. En capturar la reunió de principi a fi, ja teniu un historial del procés de desenvolupament complet. No queda cap idea ni cap comentari al marge. Tots els passos de la decisió que us ha portat a on us trobeu estan disponibles al vostre abast per examinar-los i discutir-los.
Finalment, els enregistraments de reunions impulsen l'acció per crear responsabilitats entre els participants. Quan els projectes i esmenes s’assignen a un recurs específic, la gravació proporciona detalls i claredat i es pot considerar com un “mapa i pla d’acció” verbal per fer la feina.
La propera sincronització que tingueu, ja sigui estrictament una reunió telefònica o millorada amb vídeo, sentiu-vos segurs sabent que obtindreu el mateix d'una reunió en línia que en persona.
No hi ha cap raó per la qual la vostra plantilla creixent no pugui mantenir les línies de comunicació obertes, en qualsevol lloc i en qualsevol moment. Mantingueu-vos en contacte amb tothom, des del vostre equip immediat fins a les noves contractacions de clients potencials de tots els racons del món eines gratuïtes de trucades de conferència que us permeten estar connectats.
Deixeu que FreeConference.com proporcioni a les vostres empreses en creixement el que necessita per produir un bon treball, seguir sent competitius i mantenir la comunicació fàcil d’utilitzar. Amb serveis gratuïts de trucades de conferència i videotrucades gratuïtes, podeu estar al corrent de la vostra plantilla de treball, aquí o a l'estranger mitjançant la tecnologia que proporciona àudio de primera qualitat i una qualitat de vídeo excel·lent. La vostra taula de trucades de conferència virtual ha augmentat molt.
Creeu el vostre compte de FreeConference.com i accediu a tot el que necessiteu perquè la vostra empresa o organització pugui començar a funcionar, com ara el vídeo i Compartir pantalla, Programació de trucades, Invitacions per correu electrònic automatitzades, recordatoris, I més.
