Postoje 3 stvari u životu koje su neizbježne: smrt, porezi i sastanci ...
U redu ... možda je tu malo pretjerivanja, ali ako ste ikada radili, velike su šanse da ste bili na sastanku. Iako se postotak produktivnih sastanaka može kretati između 33 i 70%, svi se možemo složiti da bismo radije bili na produktivni sastanci nego one neproduktivne. Veliki faktor produktivnih sastanaka je Uloge u sastancima, koji fokusiraju dužnosti sastajanja članova kako bi se osigurala efikasna sesija - poput pozicija u sportskom timu ili različitih kuhara u kuhinji. Evo 4 glavne uloge sastanka koje treba dodijeliti svakom sastanku.
"Ne samo da ću biti dio sastanka, nego ću biti i tamo na sastanku!"
Najvažnije mjesto na sastanku ima 3 različite obaveze: Prije konferencije planirali bi i koordinirali dnevni red, mjesto, opremu i prisutne, rješavajući sve nezgode, rezervacije i neočekivane hitne slučajeve.
Tokom konferencije, oni bi trebali usmjeriti diskusije tako da slijede unaprijed distribuirani i dogovoreni dnevni red. Odgovornost je vođe da uspostavi uloge za sastanke i osigura jednake mogućnosti govora za sve prisutne, stvori okruženje u kojem će se svi polaznici osjećati ugodno doprinoseći svim radionicama, kao i svim idejama i diskusijama. Lider je također zadužen za svu opremu poput PowerPointa, Dijeljenje ekrana, ili druge slike.
Nakon sastanka, vođa bi trebao učinkovito obavijestiti o zaključcima i narednim koracima te dodijeliti odgovornosti svim članovima tima kako bi se izbjegla zabuna i neefikasnost.
Ova uloga sastanka beleži ključne tačke koji su napravljeni tokom sastanka. Oni bi bili posebno efikasni da jesu osmisliti dnevni red zajedno sa vođom, tako da nisu samo upoznati sa agendom, već je mogu i dodati po potrebi. Zapisničar takođe distribuira dnevni red prije konferencije, a zatim distribuira bilješke i zaključke.
Ova uloga sastanka pomaže vođi u vremenu provedenom na svakoj tački dnevnog reda. Merilac vremena mora imati jasno razumevanje plana rada voditi razgovor za sastanak da na suptilan način slijede dodijeljene vremenske intervale. Oni bi također podsjetili sve učesnike sastanka kada ostane 5-10 minuta na trenutnoj tački dnevnog reda, kako bi polaznici imali bolji uvid u upravljanje vremenom.
Nitko ne želi biti civil dok igra mafiju, ali uloga sudionika igra veliku ulogu u uspjehu sastanka. Glavna dužnost učesnika je da doprinesu diskusijama, bilo da se radi o tačkama dnevnog reda, brainstormingu ili planiranju. Učesnici su produžeci vođe na mnogo načina; trebali bi doprinijeti što je više moguće tačkama dnevnog reda, stvoriti ugodno okruženje za druge da podijele svoje ideje i pratiti zacrtano vrijeme kako bi se sastanak mogao brzo završiti. Ako je vođa nakon sastanka kratko definirao uloge za prisutne, zatražite pojašnjenje kako biste izbjegli zabunu.
Kako bi se povećala efikasnost redovnih sastanaka, preporučujem rotiranje uloga među različitim članovima tima. Nakon što svaki polaznik stekne opći osjećaj i iskustvo sa svakom od uloga, inspirirat će nove ideje za sastanke, perspektive i sudjelovanje!
Kreirajte svoj FreeConference.com račun i dobijte pristup svemu što vam je potrebno za poslovanje ili organizaciju, poput videozapisa i Deljenje ekrana, Zakazivanje poziva, Automatske pozivnice za e -poštu, podsjetnici, i više.
