Nije vjerojatno da će virtualni sastanak u potpunosti zamijeniti osobne sastanke, ali s brzim širenjem i razvojem tehnologija, kompanije smanjuju troškove izvođenja virtualnih sastanaka, dok su članovi tima geografski udaljeni. Iako učinkoviti sastanci općenito slijede slične smjernice, obavljajući virtualne poslove u internetska soba za sastanke može predstavljati jedinstven skup izazova - evo 3 bita savjeta za sastanke za domaćine najboljih virtuelnih sastanaka.
To se može odnositi na sastanke općenito, ali virtualni sastanak može biti podložniji gubitku fokusa ili produktivnosti ako članovi tima samo čitaju tekst jedni drugima ili prvi put čuju o nekoj temi. Odredite malo domaće zadaće i pobrinite se da se raspored rasporedi mnogo prije početka kako bi članovi tima prilagodili svoje mišljenje i razvili određeni zamah ulazeći u virtualni konferencijski poziv.
Priprema također uključuje poznavanje tehničkih aspekata internetska soba za sastanke. Uvjerite se da sastanak može započeti unatoč tehničkim poteškoćama i budite dovoljno snalažljivi da date savjete članovima tima koji imaju tehnička pitanja.
Bonton timskog sastanka važniji je u virtuelnoj prostoriji za sastanke od normalnog sastanka. Evo nekih pravila koja se moraju primijeniti: zabrana obavljanja više zadataka, ako članovi tima rade nešto drugo ili vode sporedni razgovor dok sastanak počinje, čini konferencijski poziv beskorisnim. Dva načina pristupa ovom problemu su uključivanje i isključivanje videa i isključivanje zvuka nepotrebnih pozivatelja.
Dopustite svakom članu tima priliku da govori, fokusiranje je već teško održati na redovnom sastanku, bonton sastanka tima mora biti dodatno angažiran kada je to virtualni posao ili je produktivnost ugrožena. Stvorite inkluzivnu atmosferu u kojoj članovi tima slobodno govore bez straha od kritike ili prekida.
Uobičajeno, kada se završi lični sastanak, članovi tima se okupljaju oko hladnjaka za vodu kako bi razgovarali o tome šta im se sviđa, a šta ne sviđa. To može biti nedostižno u video pozivima jer su sudionici fizički udaljeni, ali važno je za tim da izgradi povjerenje i kemiju.
Postoje 2 načina da se tome pristupi: jedan je da se formalizira; neka svi daju svoje povratne informacije o sastanku bez posljedica kako bi se promovirala transparentnost unutar tima. Drugi je neformalan pristup, jer većina priča o hladnijim vodama. Odjavite se kao moderator nakon sastanka i dopustite članovima tima da međusobno razgovaraju još 10 minuta. Nepovezani dijalog i povratne informacije mogu razviti radne odnose i poboljšati etiketu budućih sastanaka tima.
Kreirajte svoj FreeConference.com račun i dobijte pristup svemu što vam je potrebno za poslovanje ili organizaciju, poput videozapisa i Deljenje ekrana, Zakazivanje poziva, Automatske pozivnice za e -poštu, podsjetnici, i više.
