Как да имате добър конферентен разговор

Личната среща традиционно е най-ефективният и надежден начин за свикване, но тъй като работната сила нараства и се разпростира по целия свят, конферентните разговори са по-важни от всякога. Ако сте голяма група или сте малък за среден бизнес, вашите уникални нужди изискват ясна и кратка комуникация.

Мислете за конферентен разговор като за виртуална конферентна маса, където всеки е на разположение да участва в разговора, независимо къде се намира. Конферентните разговори улесняват груповото сътрудничество и са перфектна алтернатива за лична среща, спестявайки ви време за пътуване, пътни разходи и настаняване.

Но как да имате добър конферентен разговор, който е също толкова персонален, продуктивен и креативен, без физически да сте там? В тази публикация ще разгледаме най -добрите съвети за провеждане на гладки телефонни срещи, независимо дали това е първото ви повикване за конференция или търсите начини да подобрите всяко важно обаждане от тук нататък!

Бъдете навреме и организирани за начало

Както всяка среща, проведена лично, точността е очакване. Появяването навреме или дори малко преди планираното начало е внимателно в много отношения.

Първо, това ви дава момент да влезете в заседателната зала и да се запознаете с настройките. Огледайте се, за да видите къде е бутонът за изключване на звука и изпробвайте всички допълнителни функции, които биха могли да ви бъдат полезни по време на разговора. Вижте къде се намират функциите, които ще използвате най -много; „Старт“, „График“ и т.н.

Съвет: Забележете задържаната музика, когато влизате в среща? Това означава, че сте на правилното място и е внимателна функция, която показва на гостите, идващи онлайн, че разговорът ще започне скоро.

На второ място, използвайте тези няколко минути, за да проверите микрофона и високоговорителите си, за да се уверите, че няма технически затруднения, след като конферентен разговор е в разгара си. Това ще намали прекъсванията и неудобните моменти, прекарани в отстраняване на неизправности.

Трето, практикувайте малко етикет „конферентен разговор“. Няма нищо по -дразнещо от свиващия се звук на торба чипове или обратната връзка от фоновия шум. Подгответе слушалките, лаптопа си напълно зареден и всички други предмети, които може да ви трябват под ръка - минус шумната закуска! След като сте отделили няколко минути, за да организирате себе си и обкръжението си „готови за конферентен разговор“, ще се настроите да оставите добро първо впечатление или да продължите с продуктивна среща.

Бъди подготвен

Представяте ли по време на този конферентен разговор? Хостинг? Съвместен хостинг? Каква е целта на тази синхронизация?

След като установите своята роля, можете да планирате предварително и да прекъснете конферентния разговор, за да бъде лесно смилаем за други участници. Знаейки причината защо всички се събират, можете да осигурите динамична среща за правилните хора без забавяне или усложнения.

Помислете кои файлове ще трябва да бъдат споделени по време на конферентен разговор. Направете ги на работния плот готови да плъзнете и пуснете в разговора или да натиснете Функция за споделяне на екрана за да покажете на участниците точно това, което виждате на екрана си.

Когато изпращате посланието си, предайте ясно мислите си и представете своите открития или презентация с начало, среда и край. Понякога обхватът на вниманието е кратък, така че като тренирате своята част от срещата предварително, можете да обясните идеята си и да преминете към преследването с лекота.

Каквато и да е вашата роля, дори и само като наблюдател, планирането предварително, за да разберете целта на разговора и установяването на храна за вкъщи, ще ви гарантира, че всеки път ще провеждате безпроблемна среща.

Придържайте се към дневния ред

Понякога конферентните разговори могат да доведат до продължителни разговори, особено ако обсъждате съдържание на високо ниво, изразявате мнения, обмисляте творчески цели или представяте новаторски идеи.

За да сте сигурни, че всички ще спазват графика, помислете за създаването на свободен маршрут преди срещата. Изпратете го на участниците ден или два напред, за да могат те да разгледат какво предстои. По този начин те ще имат по -добра представа какво да очакват и могат да подготвят въпроси или да бъдат готови за обратна връзка преди срещата.

Професионален съвет: Помолете участниците да запишат всички възникнали въпроси и да отделят част от времето в края, за да им отговорят. Ако времето изтече, просто помолете всички да включат въпроса си в имейл, на който ще бъде отговорено и изпратено по -късно през деня. Или използвайте функцията за чат на вашата конферентна платформа, за да споделяте въпроси и коментари в реално време.

Също така, за да се сведе до минимум полагането на извънреден труд, може би си струва да се обмисли дали вашата конференция трябва да включва компонент за видеоконференции. Това би могло да работи добре в ситуации, когато визуалните сигнали са полезни при вземането на решение, например по време на виртуално интервю.

Запишете конферентен разговор

Следващата среща, опитайте да запишете запис, за да запазите сега и да гледате по -късно, и ще видите колко ценна е тази функция.

Заснемете всичко, което се е случило в срещата за тези, които не могат да присъстват на планиран конферентен разговор. Това е перфектен начин да преминете през акцентите, да придобиете яснота, да изберете малки късчета мъдрост или да видите как сте стигнали от точка А до Б.

Когато записвате конферентен разговор, можете да отделите цялото си внимание на това, което се случва преди вас. Направете бележки нещо от миналото, когато можете да присъствате и да слушате пълноценно. След като синхронизирането приключи, можете да го гледате и да избирате важните части, които засягат вас и работата ви.

Друго предимство на записа; Получавате пълна представа за това как е взето решение. Записвайки срещата от началото до края, имате история на целия процес на развитие. Никаква идея или коментар не се оставят настрана. Всяка стъпка от взетото решение, която ви е довела до мястото, където сте, е достъпна на една ръка разстояние за разглеждане и обсъждане.

И накрая, записването на срещи води до действия за създаване на отчетност сред участниците. Когато проектите и измененията са разпределени към конкретен ресурс, записът предоставя подробности и яснота и може да се разглежда като словесна „карта и план за действие“, за да се свърши работата.

Оттук нататък има само такова нещо като добър конферентен разговор.

Следващото синхронизиране, независимо дали става въпрос за строго телефонна среща или подобрено с видео, се чувствайте уверени, знаейки, че получавате точно толкова от онлайн среща, колкото и лично.

Няма причина нарастващата ви работна сила да не може да поддържа линиите на комуникация широко отворени - навсякъде и по всяко време. Поддържайте връзка с всички от вашия непосредствен екип до нови наеми на потенциални клиенти във всички краища на света с безплатни инструменти за конферентен разговор които ви дават възможност да останете свързани.

Нека FreeConference.com предостави на вашия разрастващ се бизнес това, от което се нуждае, за да произведе добра работа, да остане конкурентоспособна и да поддържа комуникацията лесна за използване. С безплатни услуги за конферентни разговори и безплатни видеоконферентни разговори, можете да следите работната си сила, тук или в чужбина, използвайки технология, която осигурява първокласно аудио и отлично качество на видеото. Вашата виртуална маса за конферентни разговори току -що стана много по -голяма!