Чаму сустрэчы могуць быць неэфектыўнымі - і як іх выправіць

Мы як насельніцтва ў апошні час праводзім мноства даследаванняў, спрабуючы высветліць, чаму сустрэчы працуюць - ці не.

Часта мы называлі іх неэфектыўнай традыцыяй; звычайна разглядаецца як пустая трата часу (калі людзі насамрэч не прыйшлі падрыхтаванымі), і можна з упэўненасцю выказаць здагадку, што ўсе мы прыйшлі прынамсі на адну сустрэчу непадрыхтаванымі. Дык што дае? Чаму аб сустрэчах так цяжка клапаціцца? Чаму імі так цяжка кіраваць? Чаму мы працягваем іх мець?

У чым праблема?

Па большай частцы пытанне неэфектыўных сустрэч круціцца вакол паняццяў змовіны, падрыхтоўка, сувязь, лаканічнасць, і канкрэтная распрацоўка.

Цяжка матываваць людзей, якім напляваць на тое, што абмяркоўваецца.

Яшчэ цяжэй рухацца наперад, калі людзі не валодаюць неабходнай інфармацыяй.

Правядзенне канструктыўных дыскусій становіцца складаным, калі людзі не на адной старонцы.

Практычна немагчыма прасунуцца наперад, калі пагружаны ў штодзённыя дробязі, і гэта так вядома няпроста дасягнуць мэты, калі праекты не могуць быць выкананы своечасова.

Такім чынам, як лепш рухацца наперад?

Прыцягненне людзей

Большасць людзей хочуць абмяркоўваць рэчы, якія іх непасрэдна закранаюць. Добрае, што варта вынесці падчас сустрэч, - гэта абмеркаванне пытанняў, якія тычацца розных ведамстваў, паколькі рэсурсы былі выдзелены выключна для групавых дыскусій.

Знайдзіце час, каб падумаць, ці паўплывае гэтае пытанне на каманду, да якой вы звернецеся на нарадзе. Яны будуць удзячныя за ваша жаданне ўключыць іх.

Прыязджае Падрыхтавана

Важна даваць камандзе галаву пры прыняцці важных рашэнняў або сустрэч, якія прадугледжваюць падрыхтоўку, бо вы хочаце максімальна павялічыць час з усімі ўдзельнікамі бакоў. Спроба паведаміць людзям у той час як іншыя, якія падрыхтаваліся, сядзяць і чакаюць, - гэта выдатны спосаб пакінуць вашу каманду расчараванай і недарэчнай.

Знайдзіце час, каб разгледзець наступнае: Калі б вы атрымалі запрашэнне прыняць удзел у гэтай сустрэчы, ці будзе ў вас неабходная інфармацыя для актыўнага, інфармаванага і канструктыўнага ўкладу?

Разуменне сутнасці

Людзі не могуць дапамагчы, калі не ведаюць, што вы шукаеце. Вызначце для групы тое, што вы чакаеце ад іх адказаў. Падыход, заснаваны на пытаннях, дапамагае вам атрымаць больш карысныя адказы ад вашай каманды, але толькі калі яны ведаюць, для чаго выкарыстоўваюцца іх адказы.

Паведаміце, калі вы праводзіце нараду, каб вы маглі сабраць інфармацыю для прыняцця больш важнага рашэння. Калі вам патрэбна дошка па новай ідэі, заявіце гэта ў парадку дня. Калі вы шукаеце кансэнсусу да канца сустрэчы, запішыце гэта і выразна дайце зразумець, што канчатковая мэта абмеркавання - вырашыць што -небудзь.

Знайдзіце час, каб пералічыць свае чаканні ў пачатку сустрэчы, каб усе ведалі, чаму вы іх сабралі.

Тайм-менеджмент

Трымаць вялікую групу людзей на тэме - складанасць, а ўтрымліваць іх па раскладзе практычна немагчыма. Па гэтай прычыне вельмі важна эфектыўна кіраваць сваім часам на кожнай сустрэчы. Гэта можа быць зроблена з дапамогай a добра складзены парадак дня.

Акрэсліце кожны раздзел/пытанне/тэму на працягу пэўнага тэрміну. Гэты тэрмін павінен вылучыць adeqвыдаткуйце час на абмеркаванне, перагляд і заключэнне. Гэта важна акрэсліць перад пачаткам сустрэчы: час ад часу вы пачуеце, што некаторым пытанням альбо патрабуецца больш часу на дошцы, альбо іх можна значна скараціць.

Знайдзіце час, каб падумаць, як лепш правесці час на гэтай сустрэчы. Як доўга вы хацелі б выдаткаваць на кожны пункт абмеркавання? Ці зойме гэта абмеркаванне больш часу, чым яно вартае?

Дасягненне Мэт

Без удзелу, падрыхтоўкі, зносін і кіравання часам шанцы на росквіт вашага бізнесу мізэрныя. Вашы сустрэчы будуць блукаць; вы расчаруеце сваіх супрацоўнікаў; вашы праекты ўпадуць і застануцца на стаянцы.

Важна ставіць перад сабой мэты і пастаянна імкнуцца да іх дасягнення. Уся прычына, па якой людзі збіраюцца, - гэта аб'яднаць свае намаганні па зададзенай тэме з мэтай чагосьці дасягнуць. Не дазваляйце гісторыі сумных сустрэч стаць прычынай таго, што вы не патрапілі туды, дзе хацелі б быць.

Знайдзіце час, каб паставіць мэты, і часта іх пераглядайце.

Як мы дамаўляемся аб сустрэчах?

Тут, на Freeconference, калі хтосьці не можа правесці сустрэчу, гэта надзвычайная сітуацыя. Мы знаходзімся на рынку прадуктыўных сустрэч, і мы хочам, каб вы максімальна павялічылі свой час на супрацоўніцтва, дыстанцыйна праз віртуальныя канферэнцыі, або асабіста за сталом у зале пасяджэнняў.

Незалежна ад таго, была ваша апошняя сустрэча эфектыўнай, што рабіць пасля яе завяршэння, вызначае, наколькі эфектыўнай можа быць наступная сустрэча. Наша парада:

Складзеце цвёрды парадак дня пасяджэння.

Прыцягвайце людзей.

Падрыхтуйце свой персанал.

Перадайце свае інтарэсы.

Пастаўце мэты і зрабіце іх агульнымі.

Паважайце іх час.

І не забывайце, маленькая падзяка - гэта доўгі шлях. Дзякуй ім за ўдзел; падзякаваць іх за час; дзякуй ім за ідэі.

Мы б нідзе не былі, калі б не супрацоўніцтва. Не дазваляйце марнаваць хвіліны сустрэчы. Вярніцеся да стварэння сустрэч значным.

FreeConference.com арыгінальны бясплатны правайдэр канферэнц -сувязі, які дае вам магчымасць выбіраць спосаб падлучэння да сустрэчы ў любым месцы і ў любы час без абавязацельстваў.

Стварыце бясплатны рахунак сёння і выпрабуйце бясплатныя тэлеканферэнцыі, відэа без загрузкі, абмен экранам, вэб-канферэнцыі і многае іншае.

[Ninja_form ID = 7]