Ключ да правядзення эфектыўнай афіцыйнай сустрэчы - добра прадуманы парадак дня. Калі вы загадзя падрыхтуецеся, загадзя напісаўшы парадак дня з падрабязнай інфармацыяй аб сустрэчы, вы не толькі зэканоміце час для ўсіх удзельнікаў, але і вынік, хутчэй за ўсё, будзе паспяховым.
Вось 5 пунктаў, якія вы павінны абавязкова ўключаць пры стварэнні эфектыўнага парадку дня сустрэчы:
5. Вызначце мэту сустрэчы. (Або мэты)
Гэта можа быць самай важнай часткай парадку дня. У ім вызначаецца мэта сустрэчы і вынік або рашэнне, якое вы спадзяецеся прыняць у канцы. Гэта дазваляе ўсім удзельнікам мець дакладнае ўяўленне аб тым, чаго вы спрабуеце дасягнуць, і чаму іх удзел ацэньваецца.
Калі парадак дня ўключае пачатак з мэты, вы больш сканцэнтраваны на канчатковым выніку. падчас стварэння астатняй часткі парадку дня сустрэчы, павышэння эфектыўнасці вашай сустрэчы да яе пачатку.
Праверце спіс сустрэч!
4. Акрэсліце спіс тэм парадку дня пасяджэння для абмеркавання
Пасля таго, як мэта сустрэчы будзе вызначана, падрыхтуйцеся да сустрэчы з пералікам важных тэм для абмеркавання.
Кожная тэма абмеркавання павінна садзейнічаць дасягненню мэты сустрэчы. Спіс можа быць кароткім, але павінен быць дастаткова падрабязным, каб члены каманды маглі падрыхтавацца да сустрэчы каманды, каб зрабіць эфектыўны ўклад.
Распаўсюджаны метад - пазіцыянаваць кожную тэму як пытанне. Гэта запускае працэс мыслення вашых удзельнікаў і забяспечвае праверку яго адноснасці да мэты сустрэчы.
Кожная тэма павінна мець уладальніка і пэўны прамежак часу для асвятлення тэмы. Права ўласнасці забяспечвае адказнасць. Час захоўвае сустрэчу ў адпаведнасці з графікам. Загрузіце нашу бясплатную праграму пасяджэнняў тут: Парадак дня пасяджэння FreeConference спампаваць
3. Вызначце спіс неабходных удзельнікаў
Выклік паўстае не пры прыняцці рашэння, каго запрасіць, а каго не запрасіць. У гэтым спісе павінны быць толькі людзі, якім сапраўды трэба быць на сустрэчы.
Калі вы вызначылі мэты сустрэчы і прызначылі тэмы сустрэчы, вы павінны мець добрую аснову, каб працаваць над завяршэннем спісу ўдзельнікаў. Маючы гэта на ўвазе, задайце сабе тры пытанні, разглядаючы кожнага ўдзельніка сустрэчы. Калі вы адкажаце станоўча на любое з пытанняў, дадайце яго ў спіс пытанняў парадку дня:
- Ці трэба яму прысутнічаць, каб дасягнуць мэты сустрэчы?
- Ці ёсць у яго каштоўныя веды або вопыт, якія могуць паўплываць на вынік?
- Ці непасрэдна на яго ўплывае канчатковы вынік мэты?
Калі вы не ўпэўненыя, падумайце аб тым, каб зрабіць яго наведванне неабавязковым. Замест гэтага вы заўсёды можаце даслаць рэзюмэ, запіс або транскрыпцыю пасля сустрэчы. Пратакол сустрэчы з пратаколам, не заўсёды неабходны.
Адна з самых вялікіх скаргаў на дзелавыя сустрэчы - гэта марнаванне часу. Кіраваць сустрэчамі становіцца лягчэй, калі сінхранізацыя доўжыцца каля 30 хвілін. Паважайце час калег, не губляючы часу і не губляючы вынікаў.
2. Пакіньце раздзел для пытанняў дзеянняў і абмеркаванняў па-за тэмай у канцы парадку дня сустрэчы
Далейшыя дзеянні гэтак жа важныя, як і сама сустрэча. У ніжняй частцы ст Шаблон парадку дня сустрэчы, карысна ўключыць раздзел, дзе ўдзельнікі могуць рабіць нататкі, дакументаваць дзеянні, рашэнні і вынікі. Наяўнасць гэтага раздзела арганізуе высновы, зробленыя на сустрэчы, і дазваляе ўдзельнікам візуалізаваць працэс, які павінен адбыцца пасля.
Падчас сустрэчы могуць узнікнуць нечаканыя тэмы, якія адцягваюць увагу ад канчатковай мэты. Каб заставацца ў курсе і своечасова, «прыпаркуйце» дыскусію па-за тэмай у «Паркоўцы», звычайна ў канцы парадку дня, каб зноў наведаць па-за межамі папярэдняй сустрэчы. Іншы распаўсюджаны тэрмін для гэтага - "Давайце пераключымся ў аўтаномны рэжым".
1. І апошняе, але не менш важнае: пераправерыць дэталі сустрэчы, напрыклад час, месца і лагістыку канферэнцыі
Гэта асабліва важна, калі ўдзельнікі будуць удзельнічаць у вашай сустрэчы дыстанцыйна. Пераканайцеся, што ўсе падрабязнасці канферэнцыі выразна акрэслены і правільныя, у тым ліку нумары для званка, код доступу і любыя спасылкі на вашу залу пасяджэнняў у Інтэрнэце.
Або стварыце сустрэчу з FreeConference.com, і падрабязнасці канферэнцыі ўносяцца ва ўсе запрашэнні і напаміны разам з парадкам дня сустрэчы.
Паспрабуйце разаслаць парадак дня як мінімум за 48 гадзін да гэтага.
Папярэдняе паведамленне дае ўдзельнікам час для падрыхтоўкі да пасяджэння савета і для таго, каб у іх раскладзе не было канфліктаў.
Паспрабуйце разаслаць парадак дня як мінімум за 48 гадзін да гэтага.
Папярэдняе паведамленне дае ўдзельнікам час, каб падрыхтавацца да сустрэчы і пераканацца, што ў іх раскладзе няма канфліктаў.
