لماذا قد تكون الاجتماعات غير فعالة - وكيفية إصلاحها

لقد أجرينا كمجتمع العديد من الدراسات مؤخرًا ، في محاولة لمعرفة سبب نجاح الاجتماعات - أو عدم نجاحها.

في كثير من الأحيان ، كنا نصنفهم على أنهم تقليد غير فعال. عادة ما يُنظر إليه على أنه مضيعة للوقت (ما لم يكن الناس مستعدين بالفعل) ومن الآمن أن نفترض أننا قد حضرنا جميعًا إلى اجتماع واحد على الأقل غير مستعدين. إذن ماذا يعطي؟ لماذا يصعب الاهتمام بالاجتماعات؟ لماذا يصعب إدارتها؟ لماذا نستمر في امتلاكهم?

ما المشكلة؟

بالنسبة للجزء الأكبر ، تدور مسألة الاجتماعات غير الفعالة حول مفاهيم اشتباك, , الاتصالات, الإيجازو تطوير ملموس.

من الصعب تحفيز الأشخاص الذين لا يهتمون بما تتم مناقشته.

يصعب المضي قدمًا عندما لا يكون لدى الأشخاص المعلومات اللازمة.

يصبح من الصعب استضافة مناقشات بناءة عندما لا يكون الناس على نفس الصفحة.

يكاد يكون من المستحيل المضي قدمًا عندما تتورط في التفاهات اليومية ، وهو كذلك بالتأكيد ليس من السهل تحقيق الأهداف عندما يتعذر إكمال المشاريع في الوقت المحدد.

إذن ، ما هي أفضل طريقة للمضي قدمًا؟

إشراك الناس

يرغب معظم الناس في مناقشة الأشياء التي تؤثر عليهم بشكل مباشر. الأشياء الجيدة التي يجب طرحها أثناء الاجتماعات هي مناقشة القضايا التي تشمل الإدارات المختلفة ، حيث تم تخصيص الموارد لغرض وحيد هو مناقشات المجموعة.

خذ الوقت الكافي للنظر فيما إذا كانت هذه المشكلة تؤثر على الفريق الذي ستخاطبه في الاجتماع. سيكونون مقدرون لرغبتك في تضمينهم.

القادمة مستعدة

من المهم إعطاء فريقك بعض الأفكار عند اتخاذ قرارات مهمة أو اجتماعات تتضمن التحضير ، حيث تريد زيادة الوقت مع جميع الأطراف المعنية. محاولة إعلام الناس بينما الآخرون ، الذين استعدوا وجلسوا وانتظروا ، هي طريقة رائعة لترك فريقك محبطًا وغير ملائم.

خذ الوقت الكافي للنظر فيما يلي: إذا تلقيت دعوة للمشاركة في هذا الاجتماع ، فهل ستكون لديك المعلومات اللازمة للمشاركة بطريقة نشطة ومستنيرة وبناءة؟

فهم النقطة

لا يمكن أن يكون الأشخاص مفيدون إذا كانوا لا يعرفون ما الذي تبحث عنه. حدد للمجموعة ما تتوقعه من إجاباتهم. يساعدك النهج القائم على الأسئلة في الحصول على إجابات أكثر فائدة من فريقك ، ولكن فقط إذا كانوا يعرفون ما يتم استخدام إجاباتهم.

اجعل الأمر معروفًا إذا كنت تعقد الاجتماع حتى تتمكن من جمع المدخلات لاتخاذ قرار أكبر. إذا كنت بحاجة إلى لوحة صوت حول فكرة جديدة ، فذكر ذلك في جدول الأعمال. إذا كنت تبحث عن إجماع بحلول نهاية الاجتماع ، فقم بتدوين ذلك وتوضيح أن الهدف النهائي للمناقشة هو اتخاذ قرار بشأن شيء ما.

خذ الوقت الكافي لسرد توقعاتك في بداية الاجتماع ، حتى يعرف الجميع سبب جمعك لها.

تنفيذ إدارة الوقت

يعد إبقاء مجموعة كبيرة من الأشخاص على الموضوع تحديًا بينما إبقائهم في الموعد المحدد يكاد يكون مستحيلًا. لهذا السبب ، من الضروري إدارة وقتك بشكل فعال في كل اجتماع. يمكن القيام بذلك من خلال استخدام ملف جدول أعمال جيد الصنع.

حدد الخطوط العريضة لكل قسم / سؤال / جزء موضوع في إطار زمني. يجب أن يخصص هذا الإطار الزمني aeqمقدار الوقت المخصص للمناقشة والمراجعة والاستنتاج. من المهم توضيح ذلك قبل الاجتماع: في كثير من الأحيان ، سينتهي بك الأمر إلى سماع أن بعض المشكلات إما تحتاج إلى مزيد من الوقت على السبورة ، أو يمكن اختصارها بشكل كبير.

خذ وقتك في التفكير في أفضل طريقة لقضاء وقتك في هذا الاجتماع. كم من الوقت تريد أن تقضي على كل بند من بنود المناقشة؟ هل ستستغرق هذه المناقشة وقتًا أطول مما تستحقه؟

بلوغ الأهداف

بدون المشاركة والتحضير والتواصل وإدارة الوقت ، تكون فرص ازدهار عملك ضئيلة. سوف تتجول اجتماعاتك. سوف تحبط موظفيك ؛ سوف تسقط مشاريعك وتبقى في ساحة انتظار السيارات.

من المهم تحديد الأهداف والسعي المستمر للوصول إليها. السبب الرئيسي لعقد الاجتماعات هو توحيد جهودهم حول موضوع معين بهدف تحقيق شيء ما. لا تدع تاريخًا من الاجتماعات الباهتة هو السبب في عدم وصولك إلى حيث تريد أن تكون.

خذ الوقت الكافي لتحديد الأهداف وراجعها بشكل متكرر.

كيف نصلح الاجتماعات؟

هنا في Freeconference ، عندما لا يتمكن شخص ما من عقد اجتماع ، فهذه حالة طارئة. نحن في سوق الاجتماعات المثمرة ، ونريد منك زيادة الوقت الذي تقضيه في التعاون ، سواء عن بُعد المؤتمرات الافتراضية، أو شخصيًا على طاولة مجلس الإدارة.

سواء كان اجتماعك الأخير فعالاً أم لا ، فإن ما يجب فعله بعد الانتهاء منه يحدد مدى فعالية الاجتماع التالي. نصيحتنا هي:

ضع جدول أعمال قويًا للاجتماع.

إشراك الناس.

جهز موظفيك.

نقل اهتماماتك.

ضع أهدافًا واجعلها مشتركة.

احترم وقتهم.

ولا تنس أن القليل من الامتنان يقطع شوطًا طويلاً. نشكرهم على مشاركتهم ؛ اشكرهم على وقتهم. اشكرهم على افكارهم.

لن نكون في أي مكان لولا التعاون. لا تدع محضر اجتماعك يضيع هباءً. ارجع إلى جعل الاجتماعات مهمة.

Freeconference.com. المزود الأصلي للاتصال الجماعي المجاني ، مما يمنحك حرية اختيار كيفية الاتصال باجتماعك في أي مكان وفي أي وقت دون التزام.

إنشاء حساب مجاني اليوم وتجربة مؤتمرات عبر الهاتف مجانًا ، ومقاطع فيديو خالية من التنزيل ، ومشاركة الشاشة ، وعقد مؤتمرات عبر الويب والمزيد.

[ninja_form id=7]