في حين أن الاجتماعات مهمة لتسهيل التعاون أثناء اجتماع المشروع ، إلا أنها يمكن أن تكون مضيعة للوقت. حقيقة، يعتبر معظم الأشخاص أن حوالي نصف الاجتماعات التي يحضرونها "مضيعة للوقت" وهذا لا يحبطهم فحسب ، بل يجعل من الصعب عليهم أيضًا الاستمرار في التركيز على المهمة التي يقومون بها.
نتيجة لذلك ، من المهم أن تجد طرقًا لجعل اجتماعات مشروعك أكثر إنتاجية. سيساعد القيام بذلك على تغيير طريقة عرض فريقك للاجتماعات ، والتي ستحول هذه الاجتماعات بعد ذلك إلى مساحة مفيدة للأشخاص لطلب المساعدة في حل المشكلات وتقديم اقتراحات للآخرين والحصول على تحديثات حول الحالة العامة للمشروع.
قول هذا أسهل من فعله ، لذا لمساعدتك على تحقيق أقصى استفادة من اجتماع مشروعك التالي ، تأكد من استخدام تكتيكات الاجتماع التالية.
أول شيء عليك القيام به للحصول على اجتماع مشروع أكثر إنتاجية هو تحديد ما ستتم مناقشته بالضبط عندما يكون الجميع في نفس الغرفة. سيساعدك وضع جدول أعمال معًا في الإجابة عن السؤال "ما الغرض من هذا الاجتماع؟" مما يساعد في توضيح ما إذا كان الاجتماع ضروريًا بالفعل أم لا.
علاوة على ذلك ، من المهم أن ترسل جدول الأعمال هذا إلى جميع المشاركين في الاجتماع قبل يوم كامل على الأقل. سيساعدهم ذلك في الحصول على فكرة عما يدور حوله الاجتماع ، وفي حال كنت ستناقش شيئًا جديدًا ، فسيساعد الأشخاص على البدء في التفكير في الأشياء قبل الذهاب إلى الاجتماع.
في هذه النقطة ، إذا كان هناك أي شيء آخر تود أن يفعله الناس قبل الحضور إلى الاجتماع ، فتأكد من قول ذلك على جدول أعمالك. على سبيل المثال ، إذا كنت تريدهم أن يقرؤوا شيئًا ما ، أو إذا كنت تريدهم أن يجمعوا بعض البيانات ، فمن الذكاء أن تخبرهم أن يفعلوا ذلك مسبقًا حتى تتمكن من القفز مباشرة عند بدء اجتماع المشروع.
جزء مما يجعل الاجتماع يشعر بأنه غير منتج هو تجاوز الوقت المخصص له. الاجتماعات موجودة لأغراض محددة ، وإذا بدأت في الابتعاد عن المهمة المطروحة ، فمن السهل أن ينفد الوقت وتحتاج إما إلى تمديد الاجتماع أو إنهائه دون تحقيق هدفك.
هناك طريقة جيدة لمنع حدوث ذلك وهي تعيين حد زمني لكل عنصر في جدول الأعمال والالتزام به. إذا ظهر شيء من شأنه أن يتسبب في تجاوز الوقت المخصص ، ففكر في طرح هذه النقطة ؛ يمكنك دائمًا جدولة اجتماع آخر مع مجموعة أخرى من الأشخاص لمراجعته لاحقًا. سيساعد تقسيم العمل مثل هذا أيضًا في جعل فريق مشروعك أكثر نجاحًا.
أخيرًا ، يمكنك أيضًا استخدام أجهزة ضبط الوقت لمساعدتك على احترام الحدود الزمنية والحفاظ على اجتماعك في الموعد المحدد. لن يساعدك القيام بذلك على أن تكون أكثر إنتاجية فحسب ، بل سيثبت أيضًا لفريقك أنك تحترم وقتهم وستبذل قصارى جهدك لتجنب إهدارها.
جزء من مفتاح اجتماع مشروع مثمر هو التأكد من وجود الأشخاص المناسبين والأشخاص المناسبين فقط. لا يوجد ما هو أسوأ من قضاء ساعة داخل اجتماع لم تكن بحاجة إلى حضوره ، وإذا حدث ذلك ، فذلك يرجع إلى حد كبير إلى أن منظم الاجتماع لم يقض وقتًا كافيًا في سؤال من الذي يحتاج حقًا أن يكون هناك.
لمساعدتك في القيام بذلك ، ضع في اعتبارك الأنواع المختلفة من الاجتماعات التي قد تعقدها ، مثل:
ستلعب الأدوات التي تستخدمها أيضًا دورًا كبيرًا في تحديد مدى إنتاجية اجتماعاتك. على سبيل المثال ، تعمل مشاركة الشاشة ومؤتمرات الفيديو واللوحة البيضاء على تسهيل التعاون مع الأشخاص الموجودين في الغرفة ، مما يجعل اجتماعك أكثر كفاءة. ويتم تقديم كل هذه الأدوات والمزيد بواسطة Freeconference.com..
تزداد أهمية امتلاك الأدوات المناسبة في أماكن العمل اليوم. تمتلك العديد من الشركات مواقع متعددة ، أو تسمح للأشخاص بذلك العمل عن بعد، مما يعني أن الناس منتشرون في مدن أو دول مختلفة. يمكن أن يجعل استخدام التكنولوجيا المناسبة الأمر وكأن الجميع في نفس الغرفة ، مما يسهل عليك عقد اجتماع مشروع مثمر.
تأكد من تضمين فريقك في عملية التخطيط للاجتماع ، وجمع التعليقات منهم حتى تتمكن من تحسين عملية الاجتماع. سيساعدك استخدام التكتيكات التي تمت مناقشتها هنا على تحويل اجتماعاتك من مضيعة للوقت مزعجة إلى فرص للتعاون والابتكار.
نبذة عن الكاتب: كيفن كونر هو رجل أعمال يمتلك العديد من الشركات بما في ذلك بحث واسع النطاق، وهي خدمة مكرسة لمساعدة الأفراد والشركات في العثور على الإنترنت ذي النطاق العريض الأفضل قيمة. يتضمن تشغيل أعماله وتنميتها تخطيطًا شاملاً للمشاريع وإدارتها ، ويحب كيفن مشاركة خبراته مع الآخرين لمساعدتهم على النجاح.
[ninja_form id=7]
قم بإنشاء حساب FreeConference.com الخاص بك وتمتع بالوصول إلى كل ما تحتاجه لعملك أو مؤسستك لبدء العمل ، مثل الفيديو و مشاركة الشاشة, جدولة المكالمات, دعوات البريد الإلكتروني الآلي ، والتذكير، وأكثر من ذلك.
