لطالما كان الاجتماع وجهًا لوجه هو الطريقة الأكثر فعالية وموثوقية للانعقاد ، ولكن مع نمو القوى العاملة وانتشارها في جميع أنحاء العالم ، أصبحت المكالمات الجماعية أكثر أهمية من أي وقت مضى. إذا كنت مجموعة كبيرة أو شركة صغيرة إلى متوسطة الحجم ، فإن احتياجاتك الفريدة تتطلب اتصالًا واضحًا وموجزًا.
فكر في المكالمة الجماعية على أنها طاولة مؤتمرات افتراضية حيث يكون الجميع متاحًا للمشاركة في المحادثة بغض النظر عن مكان وجودهم. تسهل المكالمات الجماعية التعاون الجماعي وهي بديل مثالي للاجتماع شخصيًا ، مما يوفر لك وقت التنقل وتكاليف السفر والإقامة.
ولكن كيف يمكنك إجراء مكالمة جماعية جيدة ، تكون أنيقة ومثمرة وخلاقة دون أن تكون هناك فعليًا؟ في هذا المنشور ، سنغطي أهم النصائح لإجراء اجتماعات هاتفية سلسة ، سواء كانت هذه هي مكالمتك الجماعية الأولى أو كنت تبحث عن طرق لتحسين كل مكالمة مهمة من الآن فصاعدًا!
الالتزام بالمواعيد هو توقع تمامًا مثل أي اجتماع يُعقد شخصيًا. يعد الظهور في الوقت المحدد أو حتى قبل وقت قصير من البداية المجدولة أمرًا مراعيًا بعدة طرق.
أولاً ، يمنحك لحظة للدخول إلى غرفة الاجتماعات والتعرف على الإعدادات. ألق نظرة حولك لمعرفة مكان زر كتم الصوت وجرب أي ميزات إضافية قد تكون مفيدة أثناء مكالمتك. تعرف على الأماكن التي توجد بها الميزات التي ستستخدمها كثيرًا ؛ "البدء" ، "الجدول الزمني" ، إلخ.
نصيحة احترافية: هل لاحظت الموسيقى المعلقة عند الدخول إلى اجتماع؟ هذا يدل على أنك في المكان الصحيح وهي ميزة مدروسة تشير إلى الضيوف المتصلين عبر الإنترنت أن المكالمة ستبدأ قريبًا.
ثانيًا ، استخدم هذه اللحظات القليلة للتحقق من الميكروفون ومكبرات الصوت للتأكد من عدم وجود صعوبات فنية بمجرد أن تكون المكالمة الجماعية على قدم وساق. سيؤدي ذلك إلى تقليل الاضطراب واللحظات المحرجة التي تقضيها في استكشاف الأخطاء وإصلاحها.
ثالثًا ، مارس القليل من آداب "المكالمة الجماعية". لا يوجد شيء مؤلم أكثر من الصوت المتجعد لحقيبة الرقائق أو ردود الفعل من ضوضاء الخلفية. اجعل سماعة الرأس جاهزة ، وجهاز الكمبيوتر المحمول الخاص بك مشحونًا بالكامل وأي عناصر أخرى قد تحتاجها في متناول اليد - باستثناء الوجبة الخفيفة الصاخبة! بعد قضاء بضع لحظات في تنظيم نفسك ومحيطك لتكون "جاهزًا لإجراء مكالمة جماعية" ، سيؤهلك ذلك لترك انطباع أول جيد أو الاستمرار في اجتماع مثمر.
هل تقوم بالتقديم أثناء هذه المكالمة الجماعية؟ الاستضافة؟ استضافة مشتركة؟ ما هو الغرض من هذه المزامنة؟
بمجرد تحديد دورك ، يمكنك التخطيط مسبقًا وتفكيك المكالمة الجماعية لتكون سهلة الفهم للمشاركين الآخرين. بمعرفة سبب اجتماع الجميع معًا ، يمكنك توفير اجتماع ديناميكي للأشخاص المناسبين دون تأخير أو تعقيد.
ضع في اعتبارك الملفات التي ستحتاج إلى مشاركتها أثناء المكالمة الجماعية. اجعلها على سطح المكتب لديك جاهزة للسحب والإسقاط في المكالمة أو الضغط على ملف ميزة مشاركة الشاشة لتظهر للمشاركين ما تراه بالضبط على شاشتك.
عند توصيل رسالتك ، انقل أفكارك بوضوح وقدم نتائجك أو عرضك التقديمي ببداية ووسط ونهاية. أحيانًا تقصر فترات الانتباه ، لذا من خلال التدرب على الجزء الخاص بك من الاجتماع مسبقًا ، يمكنك شرح فكرتك والتخلص من المطاردة بسهولة.
مهما كان دورك ، حتى لو كنت مراقبًا فقط ، فإن التخطيط المسبق لفهم الغرض من المكالمة وإنشاء الوجبات الجاهزة سيضمن لك عقد اجتماع سلس في كل مرة.
يمكن أن تؤدي المكالمات الجماعية في بعض الأحيان إلى محادثات مطولة ، خاصة إذا كنت تناقش محتوى عالي المستوى أو تعبر عن الآراء أو تقوم بالعصف الذهني لأهداف إبداعية أو تقدم أفكارًا رائدة.
لضمان التزام الجميع بالجدول الزمني ، ضع في اعتبارك إنشاء مسار فضفاض قبل الاجتماع. أرسلها إلى المشاركين قبل يوم أو يومين حتى يتمكنوا من تفحص ما سيحدث. بهذه الطريقة ، سيكون لديهم فكرة أفضل عما يمكن توقعه ويمكنهم إعداد الأسئلة أو الاستعداد للتعليقات قبل الاجتماع.
نصيحة احترافية: اطلب من المشاركين كتابة أي أسئلة تطرأ وتخصيص جزء من الوقت في النهاية للإجابة عليها. إذا نفد الوقت ، اطلب من الجميع تضمين أسئلتهم في رسالة بريد إلكتروني سيتم الرد عليها وإرسالها في وقت لاحق من اليوم. أو استخدم ميزة الدردشة على منصة المؤتمرات الخاصة بك لمشاركة الأسئلة والتعليقات في الوقت الفعلي.
أيضًا ، للمساعدة في تقليل الوقت الإضافي ، ربما يجدر التفكير فيما إذا كان يجب أن يتضمن مؤتمرك مكونًا لمؤتمرات الفيديو. يمكن أن يعمل هذا بشكل جيد في المواقف التي تكون فيها الإشارات المرئية مفيدة في اتخاذ قرار مثل أثناء مقابلة افتراضية.
في الاجتماع التالي ، حاول الضغط على تسجيل للحفظ الآن ومشاهدته لاحقًا ، وسترى مدى قيمة هذه الميزة.
التقط كل ما حدث في الاجتماع لمن لا يمكنهم حضور مكالمة جماعية مجدولة. إنها طريقة مثالية لتجاوز النقاط البارزة ، واكتساب الوضوح ، واختيار شذرات صغيرة من الحكمة أو معرفة كيف وصلت من النقطة أ إلى النقطة ب.
عندما تسجل مكالمة جماعية ، يمكنك أن تولي اهتمامك الكامل لما يحدث أمامك. اجعل تدوين الملاحظات شيئًا من الماضي عندما تتمكن من الحضور والاستماع بشكل كامل. بمجرد الانتهاء من المزامنة ، يمكنك مشاهدتها واختيار واختيار الأجزاء المهمة التي تؤثر عليك وعلى عملك.
فائدة أخرى للتسجيل ؛ تحصل على الصورة الكاملة لكيفية اتخاذ القرار. من خلال التقاط الاجتماع من البداية إلى النهاية ، يكون لديك تاريخ من عملية التطوير الكاملة. لا توجد فكرة أو تعليق يترك جانبا. كل خطوة من القرار الذي تم اتخاذه أوصلتك إلى حيث تكون متاحًا في متناول يدك للاطلاع والمناقشة.
أخيرًا ، تؤدي تسجيلات الاجتماعات إلى اتخاذ إجراءات لخلق المساءلة بين المشاركين. عندما يتم تخصيص المشاريع والتعديلات لمورد معين ، يوفر التسجيل التفاصيل والوضوح ويمكن اعتباره "خريطة وخطة عمل" شفهية لإنجاز العمل.
عند المزامنة التالية ، سواء كان ذلك اجتماعًا عبر الهاتف أو محسّنًا بالفيديو ، اشعر بالثقة بمعرفتك أنك تحصل على نفس القدر من الاجتماع عبر الإنترنت كما تفعل شخصيًا.
لا يوجد سبب يمنع قوتك العاملة المتنامية من إبقاء خطوط الاتصال مفتوحة على مصراعيها - في أي مكان وفي أي وقت. ابق على اتصال مع الجميع من فريقك المباشر إلى الموظفين الجدد إلى العملاء المحتملين في جميع أنحاء العالم أدوات مجانية للمكالمات الجماعية التي تمكنك من البقاء على اتصال.
دع FreeConference.com يزود أعمالك المتنامية بما تحتاجه لإنتاج عمل جيد ، والحفاظ على المنافسة ، والحفاظ على التواصل سهل الاستخدام. مع خدمات المكالمات الجماعية المجانية و مكالمات جماعية مجانية عبر الفيديو، يمكنك متابعة القوى العاملة لديك ، هنا أو بالخارج باستخدام التكنولوجيا التي توفر صوتًا من الدرجة الأولى وجودة فيديو ممتازة. لقد أصبحت طاولة المكالمة الجماعية الافتراضية الخاصة بك أكبر بكثير!
قم بإنشاء حساب FreeConference.com الخاص بك وتمتع بالوصول إلى كل ما تحتاجه لعملك أو مؤسستك لبدء العمل ، مثل الفيديو و مشاركة الشاشة, جدولة المكالمات, دعوات البريد الإلكتروني الآلي ، والتذكير، وأكثر من ذلك.
