ውጤታማ መደበኛ ስብሰባን ለማካሄድ ቁልፉ በደንብ የታሰበበት አጀንዳ ነው። ስለ ስብሰባው ዝርዝር መረጃ አስቀድመው አጀንዳ በመጻፍ አስቀድመው ሲዘጋጁ ፣ ለሚሳተፉ ሁሉ ጊዜን ብቻ አያድኑም ፣ ግን ውጤቱ የበለጠ ስኬታማ ይሆናል።
ውጤታማ የስብሰባ አጀንዳ በሚፈጥሩበት ጊዜ ሁል ጊዜ ሊያካትቷቸው የሚገቡ 5 ነገሮች እዚህ አሉ
ይህ የአጀንዳው በጣም አስፈላጊ አካል ሊሆን ይችላል። የስብሰባውን ዓላማ እና መጨረሻ ላይ ለመድረስ ተስፋ የሚያደርጉትን ውጤት ወይም ውሳኔ ይገልጻል። እርስዎ የሚሳተፉትን ሁሉ ለማሳካት እየሞከሩ እና ለምን የእነሱ ተሳትፎ ዋጋ እንደሚሰጥ ግልፅ ግንዛቤ እንዲኖራቸው ይፈቅዳል።
አጀንዳው ከግብ መጀመርን ሲያካትት ፣ በመጨረሻው ውጤት ላይ የበለጠ ያተኩራሉ። ቀሪውን የስብሰባ አጀንዳ በመፍጠር ፣ የስብሰባዎን ውጤታማነት ከመጀመሩ በፊት እንኳን ማሻሻል።
የስብሰባው ግብ ከተቋቋመ በኋላ ለውይይት አስፈላጊ የሆኑ ርዕሰ ጉዳዮችን ዝርዝር ይዘው ለስብሰባው ይዘጋጁ።
እያንዳንዱ የውይይት ርዕስ የስብሰባውን ግብ ለማሳካት መርዳት አለበት። የቡድኑ አባላት ውጤታማ አስተዋፅኦ ለማድረግ ለቡድኑ ስብሰባ መዘጋጀት እንዲችሉ ዝርዝሩ አጭር ሊሆን ቢችልም በቂ ዝርዝር መሆን አለበት።
አንድ የተለመደ ዘዴ እያንዳንዱን ርዕስ እንደ ጥያቄ ማስቀመጥ ነው። ይህ ለተሳታፊዎችዎ የአስተሳሰብ ሂደቱን ይጀምራል እና ከስብሰባው ግብ ጋር ባለው አንፃራዊነት ላይ ተመዝግቦ መግባትን ይሰጣል።
እያንዳንዱ ርዕስ ርዕሱን የሚሸፍን ባለቤት እና የተወሰነ ጊዜ ሊኖረው ይገባል። የርዕስ ባለቤትነት ተጠያቂነትን ይሰጣል። የጊዜ ገደብ ስብሰባውን በተያዘለት የጊዜ ሰሌዳ ያቆያል። ነፃ የስብሰባ አጀንዳችንን እዚህ ያውርዱ - የፍሪ ኮንፈረንስ ስብሰባ አጀንዳ ማውረድ
ተግዳሮቱ እራሱን የሚያቀርበው ማንን እንደሚጋብዝ ሲወስን ሳይሆን ማን እንደማይጋብዝ ነው። በእውነቱ በስብሰባው ላይ መገኘት ያለባቸው ሰዎች ብቻ በዚህ ዝርዝር ውስጥ መሆን አለባቸው።
የስብሰባ ግቦችዎን ከተመሠረቱ እና የስብሰባ ርዕሶችን ከተመደቡ ፣ የተሰብሳቢዎች ዝርዝርዎን ለማጠናቀቅ አብሮ ለመስራት ጥሩ መሠረት ሊኖርዎት ይገባል። ይህን በአእምሯችን ይዘን እያንዳንዱን የስብሰባ ተሳታፊ ሲያስቡ እራስዎን ሶስት ጥያቄዎችን ይጠይቁ። ለማንኛውም ጥያቄዎች አዎ ብለው ከመለሱ ፣ እሱን ወይም እሷን በአጀንዳ ዕቃዎች ዝርዝር ውስጥ ያክሉት -
እርግጠኛ ካልሆኑ ፣ የእሱ ወይም የእሷ መገኘት አማራጭ እንዲሆን ለማድረግ ያስቡበት። በምትኩ ሁል ጊዜ ከስብሰባ በኋላ ማጠቃለያ ፣ መቅዳት ወይም የጽሑፍ ግልባጭ መላክ ይችላሉ። የስብሰባ ደቂቃዎች ከማስታወሻ ሰጪው ፣ ሁል ጊዜም አያስፈልግም።
ከንግድ ስብሰባዎች አንዱ ትልቁ ቅሬታ ጊዜ ማባከን ነው። ማመሳሰል 30 ደቂቃዎች አካባቢ ሲቆዩ ስብሰባዎችን ማስተዳደር ቀላል ይሆናል። ጊዜ ሳያጠፉ ወይም ውጤት ሳያጡ የባልደረባዎችዎን ጊዜ ያክብሩ።
ክትትል ልክ እንደ ስብሰባው አስፈላጊ ነው. ከታች በኩል የስብሰባ አጀንዳ አብነት, ተሰብሳቢዎች ማስታወሻዎችን የሚወስዱበት, የእርምጃ ዕቃዎችን, ውሳኔዎችን እና የውሳኔ ሃሳቦችን የሚያቀርቡበትን ክፍል ማካተት ጠቃሚ ነው. ይህ ክፍል በስብሰባው ላይ የተደረጉትን መደምደሚያዎች ያደራጃል እና ተሳታፊዎች ከዚያ በኋላ የሚከናወነውን ሂደት እንዲመለከቱ ያስችላቸዋል.
በስብሰባው ወቅት ከመጨረሻው ግብ ርቀው የሚሄዱ ያልተጠበቁ ርዕሶች ሊነሱ ይችላሉ። በትራኩ ላይ እና በሰዓቱ ለመቆየት ፣ በ “ፓርኪንግ ሎጥ” ውስጥ ከርዕሰ-ጉዳዩ ውጭ ውይይቱን “ያቁሙ” ፣ ብዙውን ጊዜ በአጀንዳው መጨረሻ ላይ ፣ ካለፈው ስብሰባ ውጭ እንደገና ለመጎብኘት። ለዚህ ሌላ የተለመደ ቃል “ይህንን ከመስመር ውጭ እንውሰድ” የሚለው ነው።
ተሳታፊዎች በርቀት ስብሰባዎ ውስጥ የሚሳተፉ ከሆነ ይህ በተለይ አስፈላጊ ነው። የመደወያ ቁጥሮችን ፣ የመዳረሻ ኮድን እና ወደ የመስመር ላይ የመሰብሰቢያ ክፍልዎ ማናቸውንም አገናኞች ጨምሮ ሁሉም የጉባኤ ዝርዝሮች በግልጽ የተዘረዘሩ እና ትክክለኛ መሆናቸውን ያረጋግጡ።
ወይም ፣ ከ FreeConference.com ጋር ስብሰባ ይፍጠሩ እና የስብሰባው ዝርዝሮች ከስብሰባ አጀንዳዎ ጋር በሁሉም ግብዣዎች እና አስታዋሾች ውስጥ ተይዘዋል።
የቅድሚያ ማስታወቂያ ለተሳታፊዎች ለቦርዱ ስብሰባ ለመዘጋጀት እና በፕሮግራማቸው ውስጥ ምንም ግጭቶች እንደሌሉ ለማረጋገጥ ጊዜ ይሰጣቸዋል።
የቅድሚያ ማስታወቂያ ለተሳታፊዎች ለስብሰባው ለመዘጋጀት እና በፕሮግራማቸው ውስጥ ምንም ግጭቶች እንደሌሉ ለማረጋገጥ ጊዜ ይሰጣቸዋል።
እንደ ቪድዮ እና ማያ ገጽ ማጋራት, የጊዜ መርሐግብር ይደውሉ, ራስ -ሰር የኢሜል ግብዣዎች ፣ አስታዋሾች, ሌሎችም.
