Hoe om 'n meer produktiewe projekvergadering te hê

Alhoewel vergaderings belangrik is om samewerking tydens 'n projekbyeenkoms te vergemaklik, kan dit 'n groot tydverspilling wees. In werklikheid, die meeste mense beskou ongeveer die helfte van die vergaderings wat hulle bywoon as 'tydverspilling' en dit frustreer hulle nie net nie, maar dit maak dit ook moeiliker om gefokus te bly op die taak wat voorlê.
As gevolg hiervan is dit van kritieke belang dat u maniere vind om u projekvergaderings meer produktief te maak. Deur dit te doen, kan u help om die manier waarop u span vergaderings sien, te verander, wat dan van hierdie vergaderings 'n nuttige ruimte maak vir mense om hulp te soek by probleme, voorstelle aan ander te gee en opdaterings te kry oor die algehele status van die projek.
Dit is makliker gesê as gedaan, dus gebruik die volgende vergaderingstaktieke om u te help om u volgende projekvergadering optimaal te benut.

Skep 'n agenda en versprei dit

Die eerste ding wat u moet doen om 'n meer produktiewe projekvergadering te hê, is om te bepaal wat presies bespreek sal word as almal in dieselfde kamer is. Deur 'n agenda saam te stel, kan u die vraag beantwoord "waarvoor is hierdie vergadering?" wat help om te verduidelik of die vergadering inderdaad nodig is.
Verder is dit belangrik dat u hierdie agenda minstens een volle dag voor die tyd aan al die deelnemers aan die vergadering stuur. Dit sal hulle help om 'n idee te kry van waaroor die vergadering gaan, en as u iets nuuts gaan bespreek, sal dit mense help om oor dinge te dink voordat hulle die vergadering binnegaan.
Op hierdie punt, as daar nog iets is wat u wil hê mense moet doen voordat hulle na die vergadering kom, maak seker dat u dit volgens u agenda het. As u byvoorbeeld wil hê dat hulle iets moet lees, of as u wil hê dat hulle data moet versamel, is dit slim om hulle te vertel om dit vooraf te doen, sodat u dadelik kan inspring wanneer die projekvergadering begin.

Stel en eerbiedig tydsbeperkings

'N Deel van wat 'n vergadering onproduktief laat voel, is die tyd wat daaraan bestee is. Vergaderings bestaan ​​vir spesifieke doeleindes, en as u van die taak begin wegdryf, is dit maklik om tyd op te neem en moet u die vergadering verleng of dit beëindig sonder om u doel te bereik.
'N Goeie manier om te verhoed dat dit gebeur, is om 'n tydsbeperking vir elke item op die agenda vas te stel en daarby te hou. As daar iets opduik wat u sal toelaat om oor die toegewysde tyd te gaan, oorweeg dit dan om dit te stel; u kan altyd nog 'n vergadering met 'n ander groep mense skeduleer om dit later te bespreek. Deur die werk so op te breek, kan u projekspan ook meer suksesvol wees.
Uiteindelik kan u ook tydtellers gebruik om u te help om tydsbeperkings na te kom en u vergadering op skedule te hou. Deur dit te doen, sal u nie net meer produktief wees nie, maar dit sal ook aan u span demonstreer dat u hul tyd respekteer en alles moontlik doen om dit te vermy.

Kry die regte mense in die kamer

Deel van die sleutel tot 'n produktiewe projekvergadering is om seker te maak dat die regte mense, en slegs die regte mense, teenwoordig is. Daar is niks erger as om 'n uur in 'n vergadering deur te bring wat u nie hoef bygewoon het nie, en as dit gebeur, is dit hoofsaaklik omdat die organiseerder van die vergadering nie genoeg tyd bestee het om te vra wie regtig daar moet wees nie.
Om u te help om dit te doen, moet u die verskillende soorte vergaderings oorweeg, soos:

• Besluitvergaderings: Die doel van hierdie vergadering is om saam te werk en die beste pad vorentoe te vind, en dit beteken dat slegs diegene wat die projek in sy geheel verstaan, daar moet wees. Almal sal net ekstra wees, en dit sal die vergadering nutteloos laat lyk.
• Werkvergaderings: Dit vind plaas wanneer mense aan 'n spesifieke taak moet saamwerk, en slegs diegene wat verantwoordelik is vir die voltooiing van hierdie taak, moet by die vergadering wees.
• Terugvoervergaderings: Dit gee bestuurders die geleentheid om van hul span te hoor wat werk en wat nie. Dit is goed om dit gedurende die lewensiklus van die projek te hê, sodat mense gerus kan praat as iets nie goed gaan nie. En afhangende van die grootte van u span, is dit die enigste soort vergadering waar almal moontlik teenwoordig moet wees.

Gebruik die regte gereedskap

Die gereedskap wat u gebruik, speel ook 'n groot rol by die bepaling van hoe produktief u vergaderings is. Skermdeling, videokonferensies en whiteboarding maak dit byvoorbeeld makliker vir u om met mense in die kamer saam te werk, wat u vergadering doeltreffender maak. En al hierdie instrumente en meer word aangebied deur FreeConference.com.
Die belangrikheid om die regte gereedskap te hê, is selfs groter op vandag se werkplekke. So baie ondernemings het verskeie plekke, of laat mense toe werk op afstand, wat beteken dat mense versprei is oor verskillende stede of lande. Deur die regte tegnologie te gebruik, kan dit lyk asof almal in dieselfde kamer is, sodat u 'n produktiewe projekvergadering kan hou.

Transformeer u volgende projekbyeenkoms

Maak seker dat u u span by die beplanningsproses van die vergadering insluit, en versamel terugvoer van hulle sodat u u vergaderingsproses kan verbeter. Die gebruik van die taktiek wat hier bespreek word, sal u help om u vergaderings van irriterende tydmors te omskep in geleenthede om saam te werk en te innoveer.

Oor die outeur: Kevin Conner is 'n entrepreneur wat verskeie ondernemings besit, waaronder Breëband soek, 'n diens wat daarop gemik is om mense en besighede te help om breëbandinternet met die beste waarde te vind. Om sy ondernemings te bestuur en te laat groei, behels uitgebreide projekbeplanning en bestuur, en Kevin deel graag sy ervarings met ander om hulle te help slaag.

[Ninja_form id = 7]