'N Persoonlike vergadering was tradisioneel die doeltreffendste en betroubaarste manier om byeen te kom, maar omdat die arbeidsmag oor die hele wêreld groei en strek, is telefoniese oproepe belangriker as ooit. As u 'n groot groep of klein tot middelgrootte onderneming is, benodig u unieke behoeftes duidelike en bondige kommunikasie.
Dink aan 'n konferensieoproep as 'n virtuele konferensietafel waar almal beskikbaar is om aan die gesprek deel te neem, ongeag waar hulle is. Konferensieoproepe vergemaklik groepsamewerking en is 'n perfekte alternatief om persoonlik te ontmoet, wat u pendeltyd, reiskoste en verblyf bespaar.
Maar hoe het u 'n goeie telefoniese oproep, net so persoonlik, produktief en kreatief sonder om fisies daar te wees? In hierdie pos behandel ons die belangrikste wenke vir die soepel telefoniese vergaderings, of dit nou u eerste telefoniese oproep is, of u op soek is na maniere om elke belangrike oproep voortaan te verbeter!
Net soos elke persoonlike vergadering, is stiptelikheid 'n verwagting. Om betyds op te daag of selfs net 'n bietjie voor die geskeduleerde begin, is in baie opsigte bedagsaam.
Eerstens gee dit u 'n oomblik om die vergaderlokaal binne te gaan en vertroud te raak met die instellings. Kyk rond om te sien waar die dempknoppie is en probeer enige ekstra funksies wat tydens u oproep nuttig kan wees. Kyk waar die funksies wat u die meeste gaan gebruik; 'Begin', 'skedule', ens.
Pro-wenk: Let op die houmusiek as u 'n vergadering betree? Dit dui aan dat u op die regte plek is en is 'n deurdagte funksie wat aandui dat gaste wat aanlyn kom, die oproep binnekort sal begin.
Tweedens, gebruik hierdie paar oomblikke om u mikrofoon en luidsprekers na te gaan om te verseker dat daar geen tegniese probleme is sodra die telefoniese oproep aan die gang is nie. Dit verminder ontwrigting en ongemaklike oomblikke wat u met die oplos van probleme ondervind.
Derdens, oefen 'n klein etiket vir 'konferensie -oproepe'. Daar is niks meer as die gekreukelde geluid van 'n sak skyfies of die terugvoer van agtergrondgeraas nie. Hou u headset gereed, u skootrekenaar vol gelaai en enige ander items wat u benodig - minus die raserige snack! Nadat u 'n paar oomblikke deurgebring het om uself en u omgewing te organiseer om gereed te wees vir 'n telefoniese oproep, kan u 'n goeie eerste indruk laat of 'n produktiewe vergadering deurbring.
Bied u tydens hierdie konferensieoproep aan? Gasheer? Mede-gasheer? Wat is die doel van hierdie sinkronisering?
Nadat u u rol vasgestel het, kan u vooruit beplan en die konferensieoproep afbreek sodat dit maklik verteerbaar is vir ander deelnemers. Omdat u die rede ken waarom almal bymekaarkom, kan u sonder probleme of komplikasies 'n dinamiese vergadering vir die regte mense bied.
Oorweeg watter lêers tydens die konferensieoproep gedeel moet word. Hou hulle op u lessenaar gereed om in die oproep te sleep en neer te sit of op die Skermdeling funksie om deelnemers presies te wys wat u op u skerm sien.
As u u boodskap oordra, moet u u gedagtes duidelik oordra en u bevindings of aanbieding met 'n begin, 'n middel en 'n einde voorlê. Soms raak die aandagvlakke te kort, dus deur u deel van die vergadering vooraf te beoefen het, kan u u idee verduidelik en maklik inspan.
Wat ook al u rol, al is dit net as 'n waarnemer, as u vooraf beplan om die doel van die oproep te verstaan en die wegneemrestaurant te verseker, sal u elke keer 'n naatlose ontmoeting kry.
Soms kan konferensieoproepe tot lang gesprekke lei, veral as u inhoud op hoë vlak bespreek, menings uitspreek, dinkskrums skep of baanbrekende idees aanbied.
Om te verseker dat almal volgens skedule bly, moet u 'n los roete voor die vergadering opstel. Stuur dit 'n dag of twee voor die tyd aan die deelnemers sodat hulle kan nadink oor wat kom. Op hierdie manier sal hulle 'n beter idee hê van wat hulle kan verwag en kan hulle vrae voorberei of gereed wees vir terugvoer voor die vergadering.
Wenk: Vra deelnemers om vrae wat opduik, neer te skryf en 'n tydsbestek opsy te sit om dit te beantwoord. As die tyd opraak, vra eenvoudig almal om hul vraag in 'n e -pos op te neem wat later op die dag beantwoord en uitgestuur sal word. Of gebruik die kletsfunksie op u konferensieplatform om vrae en kommentaar intyds te deel.
Om te help om oortyd te verminder, is dit miskien die moeite werd om te oorweeg of u konferensie 'n videokonferensie -komponent moet bevat. Dit kan goed werk in situasies waar visuele aanwysings nuttig is om 'n besluit te neem, soos tydens 'n virtuele onderhoud.
Probeer die volgende vergadering om rekord te slaan om dit nou te stoor en later te kyk, en u sal sien hoe waardevol hierdie funksie is.
Vang alles wat tydens die vergadering gebeur het vas vir diegene wat nie 'n geskeduleerde konferensieoproep kan bywoon nie. Dit is 'n perfekte manier om deur die hoogtepunte te gaan, duidelikheid te verkry, klein greintjies wysheid uit te soek of te sien hoe u van punt A tot B gekom het.
As u 'n konferensieoproep opneem, kan u u volle aandag gee aan wat voor u gebeur. Maak notas iets van die verlede as u teenwoordig kan wees en volledig kan luister. Sodra die sinkronisasie voltooi is, kan u daarna kyk en die belangrike dele kies wat u en u werk beïnvloed.
Nog 'n voordeel van opname; U kry 'n volledige beeld van hoe 'n besluit geneem is. Deur die vergadering van begin tot einde vas te lê, het u 'n geskiedenis van die volledige ontwikkelingsproses. Geen idee of kommentaar word langs die pad gelaat nie. Elke stap van die besluit wat u geneem het waar u is, is binne u vingers beskikbaar om na te gaan en te bespreek.
Laastens, die opname van vergaderings lei tot aksie om aanspreeklikheid onder die deelnemers te skep. As projekte en wysigings aan 'n spesifieke bron toegewys word, bied die opname besonderhede en duidelikheid en kan dit as 'n verbale 'kaart en aksieplan' beskou word om werk te verrig.
Die volgende sinchronisasie wat u het, of dit nou net 'n telefoonvergadering is of 'n video -opname het, voel vol vertroue dat u net soveel uit 'n aanlynvergadering kry as in persoon.
Daar is geen rede dat u groeiende arbeidsmag die kommunikasielyne nie oral kan oopmaak nie - oral en altyd. Bly in kontak met almal, van u onmiddellike span tot nuwe aanstellings vir potensiële kliënte in alle uithoeke van die wêreld gratis gereedskap vir oproepe wat u in staat stel om verbind te bly.
Laat FreeConference.com u groeiende ondernemings voorsien om goeie werk te lewer, mededingend te bly en kommunikasie maklik te hou. Met gratis telefoniese dienste en gratis videokonferensie -oproepeU kan u personeellede, hier of in die buiteland, op die hoogte hou deur tegnologie te gebruik wat uitstekende klank en uitstekende videokwaliteit bied. U tafel vir virtuele konferensieoproepe het net baie groter geword!
Skep u FreeConference.com -rekening en kry toegang tot alles wat u nodig het vir u onderneming of organisasie, soos video en Skermdeling, Skakelbeplanning, Outomatiese e -posuitnodigings, herinneringe, En meer.
