Die sleutel tot 'n effektiewe formele vergadering is 'n deurdagte agenda. As u vooraf voorberei deur vooraf 'n agenda te skryf met gedetailleerde inligting oor die vergadering, bespaar u nie net tyd vir almal wat betrokke is nie, maar die uitkoms sal waarskynlik 'n sukses wees.
Hier is 5 items wat u altyd moet insluit by die opstel van 'n effektiewe vergaderingsagenda:
Dit is moontlik die belangrikste deel van die agenda. Dit spesifiseer die doel van die vergadering en die uitslag of besluit wat u aan die einde wil bereik. Dit stel alle betrokkenes in staat om 'n duidelike begrip te hê van wat u probeer bereik en waarom hul deelname waardeer word.
As die agenda insluit dat u met die doel begin, is u meer gefokus op die eindresultaat. terwyl u die res van die vergaderingsagenda skep, verbeter u die doeltreffendheid van u vergadering nog voordat dit begin.
Sodra die doel van die vergadering bepaal is, berei u voor vir die vergadering met 'n lys van belangrike onderwerpe vir bespreking.
Elke besprekingsonderwerp moet help om die ontmoetingsdoelwit te bereik. Die lys kan kort wees, maar moet gedetailleerd genoeg wees sodat spanlede kan voorberei vir die spanvergadering om 'n effektiewe bydrae te lewer.
'N Algemene metode is om elke onderwerp as 'n vraag te posisioneer. Dit begin die denkproses vir u deelnemers en gee 'n aanmelding van die relatiwiteit daarvan vir die ontmoetingsdoel.
Elke onderwerp moet 'n eienaar en 'n bepaalde tyd hê om die onderwerp te behandel. Onderwerpseienaarskap bied aanspreeklikheid. 'N Tydsraamwerk hou die vergadering op skedule. Laai ons gratis vergaderingsagenda hier af: Aflaai Agenda vir konferensievergadering Aflaai
Die uitdaging kom voor, nie by die besluit oor wie om uit te nooi nie, maar wie nie. Slegs mense wat regtig by die vergadering moet wees, behoort op hierdie lys te wees.
As u u vergaderingsdoelwitte vasgestel en vergaderonderwerpe opgedra het, moet u 'n goeie basis hê om mee te werk om u lys van deelnemers te finaliseer. Met dit in gedagte, stel uself drie vrae by die oorweging van elke vergaderingdeelnemer. As u ja op een van die vrae antwoord, voeg hom of haar by die lys van agendapunte:
As u onseker is, oorweeg dit om sy of haar bywoning opsioneel te maak. U kan altyd eerder 'n opsomming, opname of transkripsie na die vergadering stuur. Vergaderingsnotules van 'n notaboeker, nie altyd nodig nie.
Een van die grootste klagtes oor besigheidsvergaderings is dat dit tydmors is. Dit word makliker om vergaderings te bestuur as sinchronisasies ongeveer 30 minute bly. Wees respekvol vir u kollegas se tyd sonder om tyd te mors of resultate te verloor.
Opvolg is net so belangrik soos die vergadering self. Aan die onderkant van die vergadering agenda sjabloon, is dit voordelig om 'n afdeling in te sluit waar deelnemers aantekeninge kan neem, aksie-items, besluite en wegneemetes kan dokumenteer. Deur hierdie afdeling te hê, organiseer die gevolgtrekkings wat in die vergadering gemaak is en stel deelnemers in staat om die proses wat daarna moet plaasvind, te visualiseer.
Onverwagte onderwerpe kan tydens die vergadering opduik wat die fokus van die einddoelwit afwyk. Om betyds op koers te bly, "parkeer" die bespreking buite die onderwerp op die "Parkeerterrein", gewoonlik aan die einde van die agenda, om weer te besoek buite die vorige vergadering. 'N Ander algemene term hiervoor is' Kom ons neem dit vanlyn '.
Dit is veral belangrik as deelnemers op afstand aan u vergadering sal deelneem. Maak seker dat alle konferensiebesonderhede duidelik uiteengesit en korrek is, insluitend inbelnommers, toegangskode en enige skakels na u aanlyn vergaderkamer.
Of maak 'n vergadering met FreeConference.com en die besonderhede van die konferensie word in alle uitnodigings en aanmanings gevul, saam met u vergaderingsagenda.
Vooraf kennisgewing bied aan die deelnemers die tyd om voor te berei vir die raadsvergadering en om te verseker dat daar geen konflik in hul skedule is nie.
Vooraf kennisgewing bied aan deelnemers die tyd om voor te berei vir die vergadering en om te verseker dat daar geen konflik in hul skedule is nie.
Skep u FreeConference.com -rekening en kry toegang tot alles wat u nodig het vir u onderneming of organisasie, soos video en Skermdeling, Skakelbeplanning, Outomatiese e -posuitnodigings, herinneringe, En meer.
